Бизнес - ассистент руководителя( Калашников )

Компания "Калашников"

Обязанности:

• Организовывать деятельность Аппарата;
• Формировать в установленном в Обществе порядке проекты, повестки совещаний, организовывать работы по подготовке совещаний, проводимых Генеральным директором, его докладов и выступлений, а также иных необходимых аналитических и справочных материалов;
• Формировать доклад материалов, по которым требуется решение Генерального директора и иных документов с соответствующими предложениями по результатам их подготовки Аппаратом к рассмотрению Генеральным директором;
• Организовывать работу Аппарата по подаче и получению Обществом документов, отправлений, корреспонденции в любых почтовых отделениях, службах курьерской доставки, федеральных органах исполнительной власти, органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, иностранных и международных организациях, других организациях;
• Проводить анализ корреспонденции, поступающей на имя Генерального директора, предоставлять Генеральному директору соответствующие материалы, направлять корреспонденцию в установленном порядке в соответствии с распределением обязанностей в канцелярию Общества;
• Издавать распоряжения и выдавать поручения по вопросам работы Аппарата;
• Рассматривать проекты приказов, других поступивших документов и направлять указанные документы в структурные подразделения Общества для подготовки к рассмотрению Генеральным директором;
• Обеспечивать ГД подготовленные проекты приказов, распоряжений, поручений и иных материалов, по которым требуется решение Генерального директора;
• Представлять Генеральному директору предложения о структуре Аппарата, утверждение штатной численности Аппарата;
• Осуществлять общий контроль за исполнительской дисциплиной во всех структурных подразделениях Общества;
• Организовывать и контролировать исполнение указаний, распоряжений и поручений Генерального директора;
• Запрашивать и получать информацию о профильной деятельности от руководителей прямого подчинения Генеральному директору, директоров направлений, начальников департаментов, начальников управлений, начальников отделов, проводить анализ и представлять на решение Генеральному директору;
• Организовывать встречи (очные, ВКС, звонки) - определять время и место встречи, оповещать участников, отслеживать принятие приглашений всеми участниками встречи, собирать необходимые материалы для встречи;
• Присутствовать на совещаниях по поручению Генерального директора с целью ведения, оформления, согласования протоколов встреч/совещаний;
• Вести деловую переписку, в т.ч. на английском языке;
• Планировать командировки Генерального директора.

Требования:

• Образование высшее;
• Опыт работы помощником/бизнес ассистентом первых лиц компании не менее 5 лет;
• Опыт работы на руководящих должностях не менее 3 лет;
• Знание программ: MS Office (Outlook (календарь, контакты), Word, Excel/, PowerPoint), 1С ДО;
• Самостоятельность в выполнении рабочих задач, ответственность, коммуникабельность.

Условия:

• Трудоустройство по ТК РФ, социальный пакет;
• График работы: 5/2 с 09:00 до 18:00, пятница короткий рабочий день до 16:45;
• Место работы: г. Москва, м. Румянцево;
• ДМС.