Бизнес-ассистент директора

Компания "ФАУ Единый институт пространственного планирования РФ"

ФАУ «Единый институт пространственного планирования РФ» в связи с увеличением количества проектов и расширением штата приглашает принять участие в отборе на вакансию Бизнес-ассистент директора.

Мы продолжаем развиваться и ищем активного кандидата на должность Ассистента директора.

Вы внимательны, аккуратны, коммуникабельны, любите и умеете работать в режиме многозадачности и знаете как организовывать пространство приемной первого лица? Откликайтесь на нашу вакансию, будем рады рассмотреть Вашу кандидатуру!

Проектируй будущее страны вместе с нами!

Чем предстоит заниматься:

• Организация совещаний и встреч, переговоров различного уровня
• Работа по организационно-техническому сопровождению административно-распорядительной деятельности директора
• Взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти
• Контроль выполнения текущих ежедневных поручений директора
• Организация работы с документами в приемной руководителя
• Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя
• Обеспечение действенной системы контроля за своевременным исполнением подразделениями Учреждения изданных приказов и распоряжений, документов в соответствии с резолюцией руководителя, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора
• Своевременное информирование директора об исполнительской дисциплине
• Формирование ежедневных/еженедельных сводных отчетов, отслеживание динамики и качества закрытия поручений
• Подготовка документов, служебных и информационно-аналитических материалов, необходимых для работы директора
• Контроль правильности оформления и полноты согласования входящих документов, передаваемых на подпись директору Учреждения
• Ответственность за качество передаваемых на подпись директору Учреждения документов
• Формирование и контроль закупки подарочной продукции для внешних контрагентов
• Анализ и резюмирование входящей документации
• Подготовка руководителя к совещаниям: подготовка повесток совещаний, запрос материалов от исполнителей, распечатка материалов в необходимых количествах экземпляров, брошюрование презентаций, подготовка комплектов документов
• Сбор материалов и информации, необходимых директору, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов
• Ведение и формирование протокола
• Согласование протокола с участниками совещаний
• Расстановка задач согласно протоколу исполнителям, с указанием сроков исполнения
• Осуществление контроля за своевременным исполнением структурными подразделениями / отдельными руководителями/специалистами решений, приказов, указаний, поручений руководства
• Снятие с контроля исполненных поручений.
• Ведение сводного реестра поручений руководителя, уточнение о выполнении или причинах невыполнения поручения, еженедельное обновление данных и информирование руководителя о статусе невыполненных задач.
• Подготовка презентаций, иных презентационных материалов учреждения
• Составление программ встреч и мероприятий (внутренних и внешних)
• Оперативная информационная поддержка руководителя во всех сферах его деятельности
• Поддержка бизнес-процессов руководителя: организация рабочего дня, ведение календаря
• Планирование рабочего дня директора, организация встреч, совещаний, приема посетителей
• Организация командировок руководителя
• Организация справочно-информационного фонда по вопросам своей деятельности с применением современных технических средств
• Ведение телефонных переговоров
• Администрирование базы данных внешних контактов
• Встреча, прием, регистрация и необходимое обслуживание визитеров, гостей
• Выполнение иных поручений директора в рамках своей компетенции

Для успешной работы необходимо:

• Опыт аналогичной работы от 5-ти лет в государственных организациях
• Опыт работы с первыми лицами
• Опыт ведения протокола
• Умение работать на продвинутом уровне с Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio)
• Высокая скорость печати на ПК (не менее 200 знаков/мин)

Личностные компетенции:

• Ответственность за результат. Профессиональная активность
• Самоорганизация
• Стрессоустойчивость
• Коммуникабельность и умение работать в команде
• Саморазвитие
• Гибкость, готовность к изменениям, инновационность

Использование в работе современного оборудования:

• Рабочие места, оснащенные производительными компьютерами и двумя широкоформатными мониторами

Мы благодарим Вас за проявленный интерес к нашей вакансии. Ваше резюме будет рассмотрено в течение 7 дней. Если Ваш опыт работы и квалификация соответствуют требованиям к вакансии, мы с Вами свяжемся.