Администратор/офис-менеджер с функцией документооборота

Компания "Polymedia"

Администратор/офис-менеджер с функцией документооборота

Компания Visiology - российская продуктовая IT-компания, лидер рынка BI-решений. Разрабатываем передовую аналитическую платформу, сопоставимую с Power BI, Qlik, Tableau, и помогаем крупнейшим компаниям управлять данными, извлекать из них бизнес-выгоду и переходить к data-driven управлению. Ключевые заказчики: крупные производственные и коммерческие предприятия, органы госуправления, такие как Аэрофлот, Россети, Росатом, Роснефть, Министерство Здравоохранения и другие.

Сейчас мы ищем администратора, который с одной стороны поддержит функционирование офиса, с другой стороны обеспечит аккуратное ведение и контроль первичных документов.

Ключевые задачи:

Поддержка работы офиса:

• Подготовка и организация рабочих мест, заказ офисной мебели и техники;
• Соблюдение санитарных условий работы в помещениях офиса (контроль освещения, вентиляции, температурного режима), обеспечение чистоты и порядка, контроль клининговой компании, готовность к форс-мажорным ситуациям и их решение;
• Контроль офисного оборудования и бытовой техники, своевременное техобслуживание;
• Заказ канцтоваров, расходных материалов, лекарств и т.д.;
• Создание уюта и теплой атмосферы в офисном пространстве;
• Взаимодействие с лицами, обслуживающими помещение;
• Взаимодействие с арендодателем, вызов сантехника, электрика, организация мелкого ремонта, организация ремонта офисной техники;
• Работа с курьерскими и почтовыми службами;
• Ведение документооборота со всеми действующими контрагентами по административно-хозяйственным вопросам (договора, счета, с/ф, акты, отслеживание выполненных работ, своевременные оплаты, решение конфликтных ситуаций);
• Организация и оформление командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц);
• Ответы на входящие телефонные звонки;
• Организация встреч в офисе (встреча гостей, чай/кофе).

Документооборот:

• Подготовка всей сопроводительной документации по сделкам менеджеров по продажам (договоры, счета, акты, информационные письма и др.) по типовым формам, либо при поддержке юридической службы;
• Грамотная организация процесса подписания, согласования документов, привлечение юридической службы при необходимости;
• Отправка документов по каналам электронной связи, средствами почтовой связи, экспресс-почтой, курьером;
• Осуществление документооборота в ЭДО (СБИС);
• Контроль соблюдения сроков по подписанию документов;
• Работа с внутренней базой данных клиентов, занесение сделок, контроль правильности заполнения, поддержание порядка;
• Управление архивом документов;
• Взаимодействие с клиентами по административным вопросам.

Кого мы ищем:

• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel).
• Опыт работы от 0,5 года бухгалтером, офис-менеджером, секретарем или подобный.
• Навык делового общения и грамотного ведения переписки.
• Аккуратность, системность, внимание к деталям.

Что мы предлагаем:

• Возможность работы в аккредитованной ИТ-компании;
• Оформление, согласно ТК РФ;
• Офис в районе ст. м. Тульская;
• График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00;
• ДМС после испытательного срока;
• Оплачиваемое обучение;
• Оплата мобильной связи.