Помощник руководителя

Прием вх. исх. звонков
Делопроизводство, регистрация входящей/исходящей почты.
Планирование и ведение календаря руководителя;
Travel поддержка - заказ билетов, гостиниц, визовая поддержка;
Прием и обработка звонков, организация телефонных переговоров руководителя;
Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
Подготовка к заседаниям и совещаниям, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);
Организация приема российских делегаций для участия в деловых совещаниях с членами Совета директоров, включая составление расписания, визовую поддержку, заказ билетов, материальное обеспечение и др.;
Организация выездных совещаний, конференций;
Организация работы водителя;
Помощь в решении бытовых вопросов семье;
Круглосуточная готовность быть на связи и возможность оперативно оказать помощь.
Протоколирование совещаний, контроль исполнения поручений;
Составление писем, запросов и т.д.
Ведение внутренней отчетности компании;
Взаимодействие со службами ИФНС, ПФР
Организация работы курьеров, водителя руководителя, уборщицы.
Организация работы секретарей

Формирование личных дел сотрудников компании
Заполнение трудовых книжек
Ведение табеля рабочего времени

Планирование рабочего дня руководителя (организация внешних и внутренних встреч руководителя, мероприятий, встречи)
Взаимодействие с другими подразделения.
Организация места переговоров, подготовка к переговорам;
Обеспечение рабочего места руководителя всем необходимым, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя (обустройство кабинета руководителя, порядок, свежая пресса, фрукты, кофе-паузы и т.п.).
Ведение телефонной и информационной базы руководителя Координация встреч, переговоров, организация совещаний
Обеспечение оперативной связи руководителя с клиентами, подразделениями компании, сотрудниками и партнерами;
По поручению руководителя согласовывать отдельные вопросы с работниками структурных подразделений.
Организация личных и семейных поездок (визовая поддержка, авиа/железнодорожные билеты, бронирование номеров гостиниц, трансфер)
Ведение документации
Планирование и администрирование бюджета (рабочего и личного: поездки, командировки, личные и семейные траты - финансовая отчетность)
работа с счетами (оплата счетов, оплата налогов и др.)
Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий, контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции.
Контроль работы курьерской службы (4 чел), персонального водителя, личной охраны