Секретарь на ресепшн / Секретарь-референт

Прием и распределение входящих звонков;
Обработка входящей/исходящей документации/ корреспонденции;
Организация проведения телефонных переговоров руководителя,
Выполнение личных поручений руководителя,
Организация приема и размещения посетителей ( чай, кофе)
Работа с мини-АТС, работа с оргтехникой;
Рассылка писем и приглашений;
Составление, оформление, редактирование документов;
Делопроизводство в полном объеме, деловая переписка (составление приказов, распоряжений, инструкций);
Распределение документов в структурные подразделения, передача документов на исполнение, систематизация и хранение документов текущего архива;
Контроль визирования документов;
Административная и хозяйственная поддержка офиса (заказ канцелярии, приёма и учёта канцтоваров.
Отправление почты посредством экспресс- почты, DHL, "Почта России" и тп.
Организация командировок: заказ билетов‚ такси‚ бронирование гостиниц;
Фиксирование полученной информации и ее доведение до сотрудников;
Взаимодействие со всеми подразделениями компании;
Обеспечение рабочего места руководителя всем необходимым, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя (обустройство кабинета руководителя, кофе-паузы и т.п.).

-Планирование, координация и введение рабочего графика руководителя
-Организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований, ведение и корректирование рабочего календаря руководителей.
-Обеспечение входящих и исходящих звонков,
-Отслеживания поступления документов, корреспонденции и печатных изданий, своевременная их передача.
-Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководителя (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).
-По поручению руководителя согласовывать отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводить до них указания и распоряжения руководителя, контролировать исполнения указаний и распоряжений.
-Ведение протокола на совещаниях
-Организация командировок и личных поездок (регистрация на конференции, билеты, гостиницы, визы, трансфер).
-Составление отчетов по командировочным и представительским расходам
. -Осуществление технической помощи руководителя (копирование, печать, сканирование и пр.)
-Выполнения других поручений непосредственного руководителя.
-Организация работы подразделения.

- Организация рабочего дня руководителя, ведение рабочего графика
Административная и информационная поддержка руководителя
Прием посетителей
Координация встреч, переговоров, организация совещаний
Контроль исполнения поручений
Travel-поддержка, оформление виз, билетов командировок, бронирование гостиниц
Организация хозяйственного обеспечения деятельности руководителя
Выполнение личных поручений руководителя
- Подготовка, оформление, прием и отправка электронной и бумажной корреспонденции;
- Обеспечение оперативной связи руководителя с клиентами, подразделениями компании, сотрудниками и партнерами;
- Организация места переговоров, подготовка к переговорам;
- Ведение протоколов встреч и переговоров с участием Президента;
- Планирование и администрирование бюджета (рабочего и личного: поездки, командировки, личные и семейные траты - финансовая отчетность)
организация поездок, в т.ч. для членов семьи (визовая поддержка, бронирование билетов, гостиниц, автомобилей, ресторанов, организация трансфера);
- Прием и оформление заявок от сотрудников на заказ пропуска в офис

По совместительству - руководитель секретариата
Управление командой секретарей (2 чел) курьеров (2 чел) водители (2 чел)
Контроль дисциплины
Работа на ресепшн в случае отсутствия одного из секретарей
поддержание порядка в офисе
формирование графиков работы сотрудников
Адаптация новичков
Участие в отборе новых специалистов

Прием и распределение входящих звонков;
Обработка входящей/исходящей документации/ корреспонденции;
Организация проведения телефонных переговоров руководителя,
Выполнение личных поручений руководителя,
Организация приема и размещения посетителей ( чай, кофе)
Работа с мини-АТС, работа с оргтехникой;
Рассылка писем и приглашений;
Составление, оформление, редактирование документов;
Планирование, координация и ведение рабочего графика Руководителя;
Ведение телефонной и информационной базы Руководителя;
Прием и оформление заявок от сотрудников на заказ пропусков в офис; Взаимодействие с другими подразделения.
Подготовка и организация совещаний, протоколирование совещаний и встреч;
делопроизводство в полном объеме, контроль и учет документации, контроль исполнения поручений руководства;
Туристическая и визовая поддержка (бронирование гостиниц, заказ билетов, оформление виз и приглашений)

Руководитель секретариата
Подбор резюме
Приглашение на собеседование
Организация и контроль работы секретариата, в подчинении (3 чел)
Подбор персонала, обучение, адаптация
Распределение обязанностей сотрудников секретариата
Ведение табеля
Контроль работы курьерской службы (4 чел), персонального водителя, личной охраны