Руководитель административного отдела

В данный момент работаю в Компании ROGII Европа - ведущий разработчик ПО для геонавигации (Сфера нефтедобычи). Технологии используются по всему миру ежедневной основе для решения сложных задач, возникающих в процессе строительства скважин.

По мере увеличения моего желания развиваться, а также повышения доверия ко мне прибавлялся функционал, на данный момент моя работа состоит из 3 блоков:
- управление офисом;
- работа по тендерам
- помощь команде hr.

По коммерческой части бОльшую долю обязанностей занимает работа по тендерам:
- Мониторинг проводимых процедур на различных площадках;
- Формирование заявки для участия;
- Организация процесса участия Компании в тендерах;
- Подготовка всей необходимой документации;
- Взаимодействие с поставщиками и заказчками, взаимодействие с внутренними отделами на предмет необходимой документации;
- Подача заявок;
- Координация работы по заключению договора в рамках выигранной закупочной процедуры;

По административной части:
- Составление бюджета на месяц вперед;
- Контроль административно-хозяйственной деятельности в офисе;
- Обеспечение офиса канцтоварами, продуктами питания, расходными материалами, хозяйственными товарами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы и жизнеобеспечения офиса;
- Анализ и определение потребностей в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, планирование графика закупок товаров и материалов (составление ПР);
- Оформление и согласование заказов, договоров поставки, иной сопутствующей документации с поставщиками приобретаемых Компанией товаров и услуг;
- Взаимодействие с центральным офисом в части согласования юридических и финансовых документов;
- Организация и контроль проведение ремонтных работ в офисе (при необходимости);
- Организация и контроль работы уборщиц. Проверка санитарного состояния офиса (контроль работы вентиляторов, сантехники, освещения);
- Взаимодействие с сотрудниками Арендодателя для решения производственных вопросов;
- Организация доставки товаров в офис, оформление пропусков на въезд на территорию бизнес центра;
- Travel поддержка (организации поездок/командировок) сотрудников и гостей компании: покупка билетов, бронирование гостиниц и т.д;
- Контроль документооборота (первичная бухгалтерия, закрывающие документы);
- Разработка и реализация мероприятий по повышению эффективности работы офиса;

По HR части:
- Поиск потенциальных кандидатов в соответствии с критериями подбора;
- Составление графика и плана собеседований;
- Проведение собеседований;
- Прямой поиск кандидатов, проведение телефонных и очных интервью
- Оценка soft skills собеседуемого;
- Рассылка offer-ов после согласования с HR директором
- Помощь в адаптации, заказ техники, подготовка рабочего места;
- Проведение различных внутренних корпоративных мероприятий;
- Работа с внутренней документацией компании (акты, приказы, авансовые отчеты);
- Поиск, подбор, заказ сувенирной продукции, разработка дизайна макетов совместно с дизайнерами;

Открытие и ведение объектов (хостелы, гостиницы) совместно с другими участниками. Было открыто 2 хостела, один в готовом помещении, в другом после ремонта. Один из хостелов функционирует до сих пор.

Анализ коммерческой эффективности и качества существующих услуг, повышение экономической эффективности деятельности предприятия.
Поиск и старт работы с новыми контрагентами и партнерами, в том числе зарубежными. Заключение договоров.
Организация технологических процессов в отеле.
Ведение хозяйственной деятельности.
Управление материально-технической базой.
Контроль за операционной деятельностью.
Отработка системы взаимодействия гостиничных служб.
Формирование клиентской базы.
Работа с поставщиками.
Закупка необходимых товаров, услуг, расходных материалов.
Проведение инвентаризации.
Формирование конкурентоспособности услуг отеля,
Кадровая работа – подбор персонала,
Взаимодействие с контролирующими и проверяющими органами.
Организация обеспечения паспортно-визовой поддержки, работа с УФМС.
Оптимизация эксплуатационных затрат.
Мониторинг рынка конкурентных услуг.
Программы лояльности.

Обеспечение жизнедеятельности ресторана, расположенного в гостинице (завтраки, бизнес-ланчи, составление, разработка и внедрение меню)
Получение лицензии на алкоголь.
Внедрение с нуля бара на территории ресторана, установка и запуск всех необходимых систем (СБИС ЕГАИС).

Работая в Гранд Отель Белорусская, была выстроена система плавающих цен. Регулярный мониторинг рынка и конкурентов позволял сохранять оптимальную структуру стоимости номеров в зависимости от ситуации на рынке.
Гостиничная сфера крайне требовательная, поэтому важен индивидуальный подход к практически каждому клиенту и к пожеланиям гостя.

За время моей работы загрузка гостиницы поднялась с 60% до 90-100%. Пиковая нагрузка пришлась на чемпионат мира.

Планирование и построение бизнес-процессов.
Анализ финансовой и хозяйственной деятельности компании.
Проведение коммерческих переговоров и встреч.
Разработка стратегии развития компаний, согласование с учредителями.
Кадровые вопросы (необходимое штатное расписание, подбор, соответствие, обучение, трудовая дисциплина, атмосфера взаимоотношений и т.д.)
Решение конфликтных ситуаций.