Помощник руководителя, администратор, менеджер по тендерам

- Осуществление мониторинга специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов;
- Запрашивание необходимую конкурсную документацию, изучать её требования. При необходимости запрашивать разъяснения и учитывать изменения в конкурсной документации;
- Оперативная подготовка полного пакета документов;
- Взаимодействие с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявки;
- Анализ технической части заявок;
- Ведение переговоров и переписки с организаторами конкурсов.
- Ведение нескольких проектов одновременно;
- Своевременное предоставление информации об условиях поставки, гарантии, сертификатах;
- При необходимости присутствовала на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок;
- Отслеживала возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок;
- Вела установленную отчетность.

• Мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
• Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования.
• Взаимодействие с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявок.
• Оперативно подготавливать полный пакет документов
• Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов.
• При необходимости присутствовать на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок
• При необходимости отслеживать возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок
• проведение поиска персонала;
• проведение предварительных консультаций клиентов по телефону;
• проведение телефонных переговоров;
• проверка правильности оформления подготовленных документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования;
• работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
• работа с АТС;
• работа с оргтехникой;
• работа с электронной почтой и Интернетом;
• оперативный поиск необходимой информации в сети Интернет;
• организационная подготовка собраний и совещаний;
• составление коммерческих предложений;
• чай/кофе;
• подготовка презентаций;
• редактирование, составление таблиц.

1) Курирование документооборота сметно-договорного отдела, связанного с оформлением, согласованием, направлением и получением писем, актов, счетов, договоров;
2) Взаимодействие с другими отделами по надлежащей передачи соответствующей документации;
3) Ведение реестров по документообороту отдела;
4) Взаимодействие с бухгалтерией по счетам и платежам;
5) Ведение платежного календаря;
6) Выполнение поручений и указаний руководителей по подготовке ответов, справок и других служебных документов, связанных непосредственно с профессиональной деятельности компании.

• Прием и перераспределение всей входящей информации‚ поступающей в секретариат (телефонные звонки‚ факсы‚ эл.сообщения).
• Отправка и регистрация исходящей почтовой корреспонденции‚ включая отправления через курьерские службы. Контроль возврата извещений об уведомлении.
• Ведение журнала регистрации входящей и исходящей почты.
• Прием телефонограмм‚ передача их исполнителю.
• Ведение журнала регистрации входящих телефонограмм.
• Организация рабочего дня руководителя‚ организация совещаний‚ встреч‚ переговоров.
• Сервисное сопровождение переговорных процессов‚ подача напитков и т.д.
• Выполнение копировальных‚ редакционных и машинописных работ‚ сканирование документов.
• Документационная поддержка.
• Подготовка и представление материалов к совещаниям‚ встречам (определение тем‚ вопросов‚ доведение до участников совещания‚ согласование).
• Формирование и обновление списка телефонных номеров абонентов офиса.
• Организация командировок ген. директора и сотрудников компании‚ заказ авиа и ж/д билетов‚ организация размещения.
• Выполнение личных поручений руководителя (набор текстов‚ взаимодействие с внешними контактами‚ сбор информации).
• Организация работы приемной ежемесячный заказ канцелярских товаров для сотрудников офиса.
• Заказ и получение денежных средств‚ предоставление отчетов.
• Заказ визитных карточек для сотрудников.
• Информационная поддержка руководителей и сотрудников компании.
• Документооборот.