Секретарь руководителя

1 .Административная поддержка Руководителей;
2. Регистрация исходящих и входящих документов;
2. Прием, обработка звонков;
3. Организация встреч и заказ пропусков;
4. Организация и контроль документооборота, в т. ч. кадрового
делопроизводства (отпуска, приказы, договора, командировки, пвтр и т.д.);
5. Решение административнохозяйственных
вопросов по обеспечению
жизнедеятельности офиса;
6. Тревэлподдержка
руководства и сотрудников, организация
командировок;
7. Контроль за выполнением возложенных на Секретариат задач,разработка
типовых документов их доработка и корректировка;
8.Контроль прохождения, выполнения и оформления документов в
установленные сроки и в установленном порядке,проверка правильности
оформления документов, представляемых на подпись руководству.
9. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы
с документами.
10.Контроль правильности оформления и формирования материалов и
документов, подлежащих сдаче в архив.
11. Своевременное рассмотрение и подготовка к докладу руководству
поступающих документов.
12. Контроль выполнения работниками Секретариата своих должностных
обязанностей и правил внутреннего трудового распорядка.
13. Распределение обязанностей между работниками Секретариата.
14. Информирование руководства о днях рождения сотрудников,
руководителей смежных предприятий и военных, юбилейных датах
организаций – партнёров.

1.Административная поддержка Президента компании и Генерального
директора;
2. Регистрация исходящих/входящих документов.
2. Прием, обработка входящих звонков
3. Организация встреч и командировок;
4. Организация и контроль документооборота, в т. ч. кадрового
делопроизводства (отпуска, приказы, договора, командировки, пвтр и т.д.) ;
5. Решение административно-хозяйственных
вопросов по обеспечению
жизнедеятельности офиса;
6. Составление ежемесячных планов затрат по филиалам и центральному
офису, бюджетирование организации;
7. Контроль за выполнением утвержденных планов;
8. Проведение работ по формированию и расширению хозяйственных
связей с
поставщиками, отслеживание ассортимента изделий, поступление новых
товаров и услуг с целью выявления возможности их приобретения
9. Подготовка проектов договоров с поставщиками, оформление и
составление претензий к поставщикам при нарушении ими договорных
обязательств, согласование с поставщиками изменений условий
заключенных договоров.
10. Подготовка документов для расторжения договоров;
11. Осуществление контроля за выполнением поставщиками договорных
обязательств, количеством и качеством поступающих материалов и
оказываемых услуг и других видов материальных ресурсов, комплексным их
использованием, за правильностью предъявления к акцепту счетов и других
расчетных документов
поставщиков своевременной передачей этих документов для оплаты.
12. Отслеживание и своевременный возврат оформленных договоров,
приложений (соглашений, спецификаций) к ним, а также документов
подтверждающих произведенные расходы (актов выполненных работ,
счет-фактур
и накладных).
13. Контроль своевременного поступления хозяйственно-материальных
ценностей и/или услуг и движения денежных средств.
14. Ведение учета движения материальных ресурсов, наличия
неиспользованных
запасов.
15. Выполнение работ по ведению и хранению базы данных по
материально-техническому
обеспечению, внесение необходимые изменений в
справочную и
нормативную информацию, используемую в обработке данных.
16. Жизнеобеспечение офиса
17. Содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря,
отслеживание за
санитарным состоянием помещений организации.

Встреча посетителей, заказ пропусков (гости, стоянка д. автомобилей),
прием телефонных звонков и их распределение (мини АТС), ведение
деловой переписки, прием и регистрация входящей/ исходящей
корреспонденции, работа с оргтехникой, жизнеобеспечение офиса,
ведение таблиц отчетности по принятым решениям АС, ведение таблиц
юридических дел находящихся в производстве АС, ведение таблиц
финансовой составляющей компании за месяц/год,ведение табеля
посещаемости сотрудников, оформление приказов, распоряжений,
выполнение поручений руководителя, управление курьерской службой,
заказ такси.
Ключевые навыки