Делопроизводитель

- Учет и обработка новых поступлений, штрих-кодирование;
- Оформление подписки на издания периодической печати (газеты, журналы);
- Подготовка технических заданий к участию в торгах (конкурсах и котировках);
- Работа с каталогом и картотеками;
- Ведение электронного каталога;
- Работа в программе автоматизированной обработки документов - MARC-SQL.

Основные обязанности:
- Приём и распределение звонков;
- Делопроизводство и контроль документооборота;
- Прием, распределение, регистрация и учет входящей/исходящей корреспонденции и передача в структурные подразделения;
- Полная административная поддержка руководителя (планирование и координирование рабочего графика руководства);
- Подготовка приказов, распоряжений, постановлений и контроль их исполнения;
- Ведение деловой переписки, в том числе подготовка сопроводительных писем;
- Переговоры с государственными учреждениями;
- Организация и сопровождение встреч, совещаний, переговоров (подготовка к совещаниям, протоколирование, подготовка согласований и визирования, контроль исполнения);
- Координация работы штатной курьерской службы;
- Хозяйственное обеспечение жизнедеятельности офиса (питьевая вода, чай/кофе, канцелярия, бытовая химия, расходные материалы, офисная мебель и бытовая техника);
- Решение организационных и административных вопросов, в том числе с арендодателем, службой эксплуатации, третьими лицами по вопросам, связанным с жизнедеятельностью офиса;
- Организация встреч посетителей и гостей компании;
- Контроль за чистотой и порядком в офисе, исправностью офисного и хозяйственного оборудования;
- Организация корпоративных мероприятий;
- Подготовка документов к архивному хранению;
- Формирование бюджета расходов на офисные нужды.
Дополнительные обязанности:
- Ведение электронного документооборота;
- Сопровождение базы договоров (регистрация, учет, хранение) и контроль их согласования;
- Создание базы данных корпоративной мобильной связи;
- Подготовка документации для участия в конкурсах и аукционах;
- Поиск и подбор персонала: размещение вакансий, поиск и оценка резюме, проведение телефонных интервью, проведение собеседований, написание комментариев, оценка соискателей;
- Взаимодействие с нотариусом.

- Медиапланирование;
- Мониторинг размещения рекламы в СМИ;
- Разработка рекламно-информационных материалов, сувенирной продукции;
- Разработка макетов для рекламных продуктов и раздаточных материалов;
- Привлечение сторонних организаций к выполнению полиграфических работ, работ по производству различных видов рекламной и сувенирной продукции (издательства, рекламные агентства, типографии);
- Размещение и отслеживание выполнения заказов на изготовление рекламной продукции;
- Подготовка текстовых материалов для проведения и сопровождения PR-компаний и рекламных акций (тексты, плакаты, каталоги, буклеты, листовки);
- Ведение первичной финансовой документации (заключение договоров, получение счетов, отслеживание оплат, получение закрывающих документов);
- Анализ эффективности рекламы и продвижения;
- Организация участия компании на различных мероприятиях (выставки, презентации, конференции, семинары);
- Составление презентаций к выставкам.