Руководитель проекта

1. прием телефонных звонков, фиксация и передача служебной информации Генеральному директору и сотрудникам компании.
2. обеспечение документооборота: входящая/исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
3. ведение кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников).
4. оформление первичных бухгалтерских документов (договоров, счетов, актов выполненных работ).
5. копировально-множительные работы.
6. подготовка проектов писем, запросов и другой документации.
7. печать служебных материалов и ведение базы данных.
8. подготовка совещания и заседания, проводимые Генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
9. организация заказа авиа билетов, бронирование гостиниц.
10. обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организация их приемки, учета, хранения и выдачи.
11. контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
12. управление персоналом офиса (секретарями, менеджерами на телефоне, курьерами, уборщицами.

- приём, учёт, регистрация документов, контроль их исполнения, обеспечение надлежащего хранения документов
• контроль качества подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представленных на подпись руководству организации
• контроль исполнения документов и поручений руководства, принятие мер к своевременному и качественному исполнению поручений
• обеспечение оперативной связи со сторонними компаниями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации
• выполнение поручений руководства в пределах своей компетенции (направление заказчикам электронных писем, уведомлений, документов)
• ведение переговоров с контрагентами, согласование условий и подготовка к заключению договоров, анализ исполнения договоров
• выписывание счетов, актов закрытия выполненных работ по форме КС-2, КС-3
• формирование пакета документов для вступления в СРО (строительство, проектирование)
• ведение папок с учредительными документами организации
• подготовка тендерной и конкурсной документации
• отбор документов на архивное хранение или на уничтожение
• ведение административно–хозяйственных дел, в том числе контроль за обеспечением офиса (канцелярские и хозяйственные товары), оптимизация расходов офиса, административная поддержка руководителя
• организация работы курьеров
• выполнение машинописных и копировально-множительных работ, в том числе распечатка файлов в формате AutoCAD
• работа с оргтехникой и контроль за состоянием оргтехники, мини АТС
• переадресация телефонных вызовов, общение по телефону с клиентами организации
• встреча гостей и клиентов организации