Личный помощник генерального директора

Личный помощник Генерального директора - непосредственное подчинение Генеральному директору.
- обеспечение административной деятельности руководителя
- прием корреспонденции, поступающую на рассмотрение руководителя, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения
- прием документов и личных заявлений на подпись руководителя
- подготовка материалов, необходимых для работы руководителя
- контроль внутреннего документооборота
- организация проведения телефонных переговоров в отсутствие руководителя, своевременное доведение информации до руководителя
- поручение руководства - составление писем, запросов, других документов
- подготовка заседаний, совещаний, оповещение участников о месте и времени проведения
- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами - организационная техника, канцелярские товары
- выполнение отдельных служебных поручений руководителя
- введение телефонной картотеки, рассмотрение входящих писем электронной почты руководителя
- оформление командировок по России, загранкомандировок, их сопровождение, визовая поддержка (оформление документов до получения паспорта самостоятельно)
- распределение обязанностей и контроль выполнения личного водителя Генерального директора
- контроль дисциплины всех структурных подразделений
- помощь в работе других структурных подразделений (отдел розничной торговли, юридический отдел)
- выполнение личных поручений руководителя
Функции:
- офис-менеджера (жизнеобспечение офиса, закупка расходных хоз- и канцтоваров, работа с документами первичной бухгалтерии, контроль оплаты и движения счетов, работа с контрагентами, минимизация статей расходов
- секретаря (обработка входящих звонков, обеспечение внешнего документооборота, организация работы курьеров, оформление доверенностей)
- кадровое делопроизводство (работа в программе 1С "кадровый учет организаций ", трудоустройство, ведение личных дел сотрудников, оформление документов по кадровому делопроизводству, введение и хранение трудовых книжек, табелирование сотрудников всех подразделений, работа с страховыми компаниями В подчинении: личный водитель Генерального директора, курьеры, секретарь, технический работник

Принята на должность Офис-менеджера в январе 2014 г переведена на должность Личный помощник Ген. директора

Причина ухода - Ликвидация компании с последствием банкротства

1. Руководство работой секретариата:
- контроль документооборота;
- обучение секретарей;
- техническое обеспечение деятельности ресепшен (телефоны, компьютеры, сканер)
2. Обеспечение работы конференц- и выставочных залов:
- контроль и обеспечение порядка при проведении мероприятий;
- хозяйственное обеспечение мероприятий (вода, канцелярия, уборка);
- техническое обеспечение (включение и выключение техустройств, кондиционеры, микрофоны, оформление выставочного зала, рекламные материалы)
3. Хозяйственное обеспечение офиса:
- контроль наличия воды и стаканов в кулерах, работоспособность освещения, расходные материалы, контроль уборки помещений клининговой компанией, уброка прилигающей территории, обработка противогололедными материалами, высадка растений в весеннее время, подготовка территории к зиме, вывоз мусора, контроль и организация мелкого ремонта
4. Обеспечение работы системы контроля доступа, взаимодействие с обслуживающей компанией
5. Обеспечение работы видеонаблюдения и кондиционирования:
- контроль работоспособности видеокамер и терминала оператора, работоспособность кондиционеров, контроль сроков очистки технического обслуживания
6. Организация проведений мероприятий:
- подготовка помещений, расчет, согласование сметы, закупка продуктов, сервировка стола для фуршета, подбор посуды
7. Организация питания руководителя Центра:
- подготовка и согласование меню, закупка продуктов и приготовление блюд, обеспечение функционирования кухни, заказ обедов.

Полное обеспечение жизнедеятельности офиса:
- заказ канцелярских товаров, воды;
- обслуживание оргтехники, ремонт, заказ полиграфических материалов для минитипографии;
- решение технических вопросов (обеспечение центра системой видеонаблюдения, контроля доступа);
- работа с контрагентами (заключение договоров),ведение первичной бухгалтерии, контроль оплаты счетов по расходам компании административно-хозяйственного отдела;
- помощь в решении вопросов по пожарной безопасности;

Обслуживание приемной руководителя:
- обеспечение необходимыми информационными материалами (газеты, журналы по подписке);
- контроль по уборке кабинета, обеспечение питания руководителя (заказ обедов, приготовление блюд);
- помощь секретарю приемной в оформлении авиа- и железнодорожных билетов, гостиниц, заказ такси;
- приготовление чай, кофе руководителю

Причина ухода - Фриланс.

- регистрация входящей/исходящей информации
- прием и распределение входящих звонков, работа с оргтехникой
- организация пропусков для сотрудников и гостей
- выполнение поручений руководства
- распределение работы курьерской службы, оформление доверенностей
- организация презентаций
- работа с контрагентами, ведение первичной бухгалтерии
- организация поставки канцтоваров, воды для офиса
- форматирование текстовых документов, работа с гиперссылками
- выполнение стандартных обязанностей секретаря

Принята на должность Секретаря в марте 2009 г переведена на должность Зам. начальника АХО

Причина ухода - Ликвидация компании

- прием и распределение входящих звонков, работа с оргтехникой (ремонт и ее обслуживание)
- помощь в организации Call-центра (прием входящих звонков, контроль и качество обслуживания)
- регистрация входящей/исходящей информации
- распределение работы курьерской службы, контроль работы технической службы
- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, чай, кофе)
- ведение первичной бухгалтерии, контроль оплаты счетов по расходам компании административно-хозяйственного отдела, составление ежемесячного отчета по бюджету
- ежемесячный отчет по мобильной связи
- работа с контрагентами (заключение договоров)
- ведение табеля учетного времени в полном объеме (150 человек) по нескольким юридическим лицам.
- организация командировок
- выполнение поручений руководства (бронирование авиабилетов, оформление виз, страховок, подготовка и сдача документов на оформление загранпаспортов).
- организация ежегодных сессий

Принята на должность оператор Call-центра в октябре 2007 г переведена на должность Офис-Менеджера

Причина ухода - по собственному желанию

- ведение переговоров
- прием входящих звонков, заказов по телефону, ведение базы данных, составление статистического отчета
- участие в тренинге (работа с конфликтными клиентами)
Причина ухода - закрытие компании

ежедневное составление отчетности
- контроль поставки товара, работа с накладными, ведение кассы
- - прием телефонных звонков
- подача меню
- организация банкетов, фуршетов, так же выездных мероприятий
- контроль за выполнением работы официантов

Причина ухода - по уходу за ребенком до 14 лет

- проверка ежемесячных и квартальных отчетов
- ежемесячное составление отчетности по товарообороту
- финансовая консультация клиентов

Причина ухода - сокращение должности