Референт

Ведение делопроизводства, ведение кадрового учета в программе 1С:7, дифференциация телефонных звонков, ведение базы данных клиентов, закупка канцтоваров, жизнеобеспечение руководства и офиса.

Стандартные функции секретаря.

1) Централизованное ведение делопроизводства и документооборота, составление номенклатуры дел Секретариата, формирование дел служебных документов в соответствии с утвержденной номенклатурой, ведение учетно-регистрационной базы документов (прием, регистрация, учет, информационно-справочное обслуживание и передача на архивное хранение).
2) Функционирование в Приемной руководителя компании: прием и передача документов, проверка оформления подготовленных проектов документов, передаваемых на подпись руководителю, обеспечение качественного их редактирования, ведение контроля своевременного исполнения поставленных задач Топ-менеджменту с соблюдением установленных сроков. Составление приказов, писем и других документов по поручению руководителя.
3) Планирование рабочего дня руководителя, оформление командировок (заказ и доставка авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц), прием посетителей, заказ пропусков для VIP-персон, ведение Клиентской базы (партнеров) руководителя, финансово-хозяйственная деятельность жизнеобеспечения руководителя (чай/кофе, продукты питания, презентации, фуршеты, обеспечение рабочего места канцтоварами, облагораживание и создания комфорта в кабинете).
4) Осуществление оперативной телефонной связи, запись в отсутствие руководителя полученной информации и доведение до его сведения, прием и передача факсимильных сообщений, электронной почты и т.д., ведение Клиентской базы (партнеров) руководителя.
5) Подготовка совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестки дня), ведение и оформление протоколов.
6) Управление Секретариатом: разработка и составление методических документов по делопроизводству (инструкции по управлению ОРД, индексы структурных подразделений, номенклатуры дел, положения о Секретариате, должностные инструкции работников Секретариата).
7) Управление Диспетчерской службой водителей и курьера: составление и ведение документооборота в электронном виде (учет базы заявок, учет журнала водителей и курьера, распределение заявок и маршрута, взаимодействие с водителями и курьером, а так же обработка и отправка служебной корреспонденции посредством почты России, экспресс-доставкой (Пони-экспресс) почтовых отправлений).
8) Ведения Табеля учета рабочего времени Топ-менеджмента и Секретариата (водители, курьеры, секретари).