Делопроизводитель

Достижения: участие в создании единой претензионной базы данных (проверка до 200 претензий в день), сокращение сроков по получению документов, а также ускорение полного прохождения цикла документа (от регистрации до оплаты).

Обязанности:
Проверка претензионный документов:
1. сверка с данными в базе;
2. поиск документов (до 100 документов в день);
3. ведение отчётности о наличии документов;
4. контроль качества заполнения транспортных документов:
- наличие сканов документов, подписи, печати, даты и времени отправок
- общение с исполнителями в случае некорректного заполнения пакета документов;
5. ведение счетов транспортных компаний (36 шт.) по всей России:
- заведение предварительных счетов в Axapta;
- контроль предоставления документов, контроль оплаты счетов, решение вопросов по ускорению оплаты счетов;
- ведение нескольких реестров по документам (личного с полной информацией, а также общего для коллег для их личного контроля оплат);
6. контактировал с отделом финансового контроля касательно предоставляемого бюджета, а также с бухгалтерией по срокам оплаты счетов;
7. консультирование по вопросам заполнения карточек счетов.

Достижения: реорганизация архива компании, участие в создании новой методики контроля получения документов. Также, как старший специалист, обучал новых сотрудников и распределял работу, контролируя качество ее выполнения.

Обязанности:
1. учёт хранения корреспонденции;
2. контроль сдачи документов в архив
3. ведение базы отправленных документов;
4. приём и отправка корреспонденции;
5. организация отправки ежемесячной отчетности (проставление печатей, сверка наличия всех документов, подготовка к отправке);
6. работа в 1С-бухгалтерия (ведение базы отправленных документов);
7. работа со сканером;
8. ведение отчётностей:
- о поступлении закрывающих документов (накладных, актов-сверок);
- по входящей корреспонденции (еженедельно);
9. консультация сотрудников по заказам документов из внешнего архива.

Достижения: развитие навыка быстрой и качественной регистрации большого количества документов (150-200 шт.), участвовал во внедрении новой базы данных (поиск ошибок в работе, проверка актуальности данных).

Обязанности:
1. приём и отправка документов;
2. регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
3. сканирование документов;
4. работа с курьерскими службами (DHL, KCE, Почта России);
5. помощь в разработке новой базы данных (проверка на ошибки при регистрации, выявление недоработок при добавлении информации);
6. консультирование сотрудников по внутренним изменениям оформления документов;
7. контроль возврата и передачи документов адресатам.