Менеджер по работе с клиентами, Помощник руководителя

• Ведение первичной документации
• Ведение и расширение базы клиентов;
• Выставление счетов, подготовка документов для отгрузки или получения продукции, платежные поручения, договора, приложения;
• Составление коммерческих предложений, заключение договоров;
• Работа с различными видами документации (договоры, счета, соглашения, коммерческие предложения);
• Заполнение заявок на платеж в программе 1С.
• Прием входящих звонков, корреспонденции. Координация курьеров, водителей.
• Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками.
• Взаимодействие с бухгалтерией.

Ключевые знания и навыки:
• Поддержание и развитие базы клиентов;
• Навык ведения переговоров с клиентами;
• Работа с различными видами документации (договоры, счета, соглашения, коммерческие предложения);
• Умение работать с большими объемами информации;
• Умение найти общий язык с клиентами;
• Внимательность, стрессоустойчивость.

Прием и распределение телефонных звонков, приходящих в центральный офис Компании

- Обеспечение Директората и встреч Руководства необходимыми канцелярскими и иными принадлежностями (выявление потребностей, мониторинг остатков, заказ необходимых принадлежностей, поиск информации в интернете и тп)
- Отслеживание наличия необходимых принадлежностей в зоне питания Директората (заказ и закупка чай/кофе/сахар иных продуктов питания, обеспечение наличия необходимой посуды и столовых приборов)
- Отслеживание чистоты и качества уборки в зонах присутствия Директората (кабинеты, переговорные комнаты, зона приема пищи)
- Организация встреч Директората (при необходимости), заказ пропусков, тиражирование материалов, подготовка переговорных комнат, осуществление буфетного обслуживания (при необходимости)
- Регистрация входящей / исходящей / внутренней корреспонденции в соответствующих базах данных, распределение документов внутри Компании
- Дублирование обязанностей Помощника Первого лица (в период отсутствия помощника на рабочем месте)
- Техническая поддержка Директората (ассистирование при подготовке к встречам, возможно протоколирование хода встреч)
- Поиск поставщиков по задачам подразделения, обеспечение заключения договоров, отслеживание оплат и предоставления необходимой отчетности и документации в рамках заключенного договора
- Работа с внутренней служебной документацией подразделения

Обработка входящей и исходящей корреспонденции, ведение деловой переписки, перераспределение внутри организации входящих документов по назначению; Делопроизводство, контроль документооборота, отслеживание сроков договоров и соглашений; Ведение телефонных переговоров, прием входящих звонков; Прием посетителей – клиентов, контрагентов, партнеров, контролирующих органов; Обеспечение офиса необходимыми принадлежностями: канцелярские принадлежности, мебель, оргтехника, отслеживание возникающих неполадок и поломок, своевременный вызов соответствующих мастеров; Составление графика работы офиса, учет рабочего времени, составление и ведение рабочего графика руководителя; Организация командировок сотрудников, логистика перевозимых грузов; Организация мероприятий – совещаний, конференций, корпоративов; Ведение клиентской базы; Ведение протоколов собраний и совещаний.
Распространение информационных материалов о компании и т.д.

Планирование рабочего времени руководителя
Подготовка и организация встреч, заседаний и совещаний
Ведение делопроизводства,частично кадровое; контроль документооборота, отслеживание сроков договоров и соглашений,
Организация командировок, бронирование билетов и отелей
Снабжение офиса канцелярскими товарами, мебель, оргтехника, отслеживание возникающих неполадок и поломок, своевременный вызов соответствующих мастеров;
Составление графика работы офиса, учет рабочего времени;
Прием телефонных звонков, встреча клиентов, приготовление кофе/чая;
Руководство курьерами, контроль за уборкой помещений;
Выполнение ответственных поручений.

Обработка входящей и исходящей корреспонденции, ведение деловой переписки, перераспределение внутри организации входящих документов по назначению; Делопроизводство, контроль документооборота, отслеживание сроков договоров и соглашений; Ведение телефонных переговоров, прием входящих звонков; Прием посетителей – клиентов, контрагентов, партнеров, контролирующих органов; Обеспечение офиса необходимыми принадлежностями: канцелярские принадлежности, мебель, оргтехника, отслеживание возникающих неполадок и поломок, своевременный вызов соответствующих мастеров; Составление графика работы офиса, учет рабочего времени, составление и ведение рабочего графика руководителя; Организация командировок сотрудников, логистика перевозимых грузов; Организация мероприятий – совещаний, конференций, корпоративов; Ведение клиентской базы; Ведение протоколов собраний и совещаний.
ведению сайта, организации рекламы, заказу сувенирной и полиграфической продукции, распространение информационных материалов о компании и т.д.