Помощник руководителя

Клиника по оказанию медицинских услуг VIP-уровня. В подчинении 3 администратора, служба клининга. Основной функционал:
1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, совещаний.
2. Организация командировок руководителя (заказ билетов, трансфера, бронирование гостиниц).
3. Подготовка встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени совещания, месте проведения и повестке дня, протоколирование.
4. Ведение деловой переписки, подготовка писем, запросов, служебных записок и других документов по поручению руководства.
5. Своевременное обеспечение приемной руководителя необходимыми средствами (заказ воды, канцтоваров, организация уборки).
6. Работа с поручениями: доведение до сотрудников, контроль исполнения ответственными сотрудниками распоряжений и указаний руководителя.
7. Актуализация базы контактов руководителя (должность, телефон, день рождения, адрес и тп).
8. Информационно-аналитическая поддержка руководителя.
9. Встреча посетителей руководителя.
10. Взаимодействие и решение оперативных вопросов с соответствующими подразделениями компании.
11. Организация поздравлений партнеров от имени руководителя. 12. Встреча и прием пациентов Клиники, создание благоприятной атмосферы, консультирование об имеющихся услугах клиники, запись на прием к врачу, работа с медицинской информационной системой и кассой, обеспечение высокого качества обслуживания клиентов. 13. Оперативное управление службой клиентского сервиса: подбор, адаптация и обучение персонала, выстраивание и регламентация бизнес-процессов (положения, инструкции и пр.), планирование, организация и контроль деятельности, формирование отчетности. Достижения: создание службы клиентского сервиса с нуля.

Деятельность компании: строительство магистральных газопроводов «Сила Сибири», «Бованенково-Ухта». Заказчик ПАО «Газпром». Численность персонала 5000 человек. Основной функционал: 1. Обеспечение всесторонней поддержки деятельности руководителя Компании; ведение рабочего графика Руководителя.
2. Организация деловых переговоров и совещаний; оформление протоколов совещаний, контроль исполнения протокольных поручений и заданий.
3. Ведение делопроизводства и документооборота Компании, работа с организационно-распорядительной документацией, входящей и исходящей корреспонденцией (учет, регистрация, хранение документов, полученных и отправленных писем в бумажном и электронном виде и т.п.).
4. Подготовка и согласование, контроль исполнения организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, писем, запросов и других документов Компании).
5. Оперативное взаимодействие со сторонними организациями (Заказчиками, подрядчиками, согласующими, надзорными и иными государственными и коммерческими структурами) по поручению руководителя и по вопросам текущей деятельности Компании.
6. Организация встречи посетителей в соответствии с корпоративными нормами и стандартами.
7. Работа с офисной оргтехникой: сканирование, копировально-множительные работы; прием/отправка писем и документов по электронной почте, почтой России, а также курьерской службой, брошюровка и т.п.
8. Обеспечение офиса и работников Компании расходными материалами и хозяйственными товарами (канцелярские товары, бумага, вода, и др.), оформление пропусков.
9. Организация командировок Руководителя и других работников (заказ проездных документов, бронирование гостиниц, такси), составление установленной отчётности.
10. Контроль соблюдения чистоты и порядка в офисе. 11. Помощь в организации праздников и корпоративных мероприятий. 12. Координация работы офис-менеджеров, делопроизводителей на удаленных участках строительства, личных и корпоративных водителей. 13. Взаимодействие со всеми структурными подразделениями компании, головного офиса и дочерних обществ. 14. Подготовка документов на рассмотрение и подпись Руководителю. 15. Выполнение личных поручений Руководителя. Достижения: внедрение электронного документооборота на базе 1С: Документооборот

Активные продажи. (Поиск, привлечение клиентов, развитие деловых связей; осуществление продаж; заключение договора на поставку металлопродукции; анализ рынка конкурентов, потенциальных клиентов; контроль дебиторской задолженности по осуществленным сделкам; осуществление работы по урегулированию конфликтов; поддержание и развитие клиентской базы; планирование продаж по закрепленной клиентской базе; участие в выставках и тендерах и прочее).