Личный помощник, персональный ассистент, бизнес-ассистент

• Административное и организационное сопровождение деятельности руководителя:
• Планирование, координация и ведение рабочего графика руководителя: организация внешних и внутренних встреч, визитов, приемов, телефонных переговоров, собеседований;
• Контроль за исполнением решений/поручений руководителя;
• Руководство и координация работы секретариата руководителя:
обеспечения входящих и исходящих звонков, организации конференц- (многосторонних) звонков;
учета и распределения поступающей информации, своевременной передачи документов, сообщений и информации (письменно или устно);
осуществления технической помощи(копирование, печать, сканирование и пр.);
ведения телефонной и информационной базы (контакты, дни рождения клиентов);
приема посетителей дирекции: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность);
своевременной передачи документов, корреспонденции и печатных изданий для дирекции организация протоколирования совещаний, ведения базы протоколов, оформления официальных писем, составления приказов и распоряжений;
контроль сохранности документов в приемной.

• Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, координация замещения водителей);
• Организация поездок и командировок руководителя (подготовка документации, осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.);
• Контроль за выполнением всех поручений руководителя;
• Ведение личных финансов руководителя: контроль и отчет за расходованием денежных средств руководителя‚ контроль счетов‚ карт‚ платежей и т. п.;
• Работа с конфиденциальной информацией;
• Представительские функции;
• Сопровождение, ассистирование на деловых встречах;
• Взаимодействие со всеми отделами внутри организации;
• Выполнение поручений личного характера:
школа, отдых, билеты, путевки, оформление виз всем членам семьи, помощь в организации строительства и обустройства личной недвижимости (заказ мебели, отслеживание работы ремонтных бригад и пр.);
Работа с персоналом руководителя ( водители, домашний персонал и др.) : контроль за потраченными средствами, выдача средств, выдача зарплаты домашнему персоналу, контроль за работой;

• Управление работой отдела;
• Обеспечение полной административной поддержки руководителя:
планирование, координация и ведение рабочего графика руководителя, организация внешних и внутренних встреч, визитов, приемов, телефонных переговоров, собеседований;
контроль за исполнением решений/поручений руководителя.
• Руководство и координация работы секретариата руководителя:
обеспечения входящих и исходящих звонков, организации конференц- (многосторонних) звонков;
учета и распределения поступающей информации, своевременной передачи документов, сообщений и информации (письменно или устно);
осуществления технической помощи(копирование, печать, сканирование и пр.);
ведения телефонной и информационной базы (контакты, дни рождения клиентов);
приема посетителей дирекции: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность);
своевременной передачи документов, корреспонденции и печатных изданий для дирекции организация протоколирования совещаний, ведения базы протоколов, оформления официальных писем, составления приказов и распоряжений;
контроль сохранности документов в приемной.
• Участие в переговорах;
• Организация и планирование рабочего дня руководителя;
• Ведение деловой переписки, подготовка писем;
• Прием звонков и входящей корреспонденции, работа с VIP гостями и делегациями;
• Организация деловых поездок и командировок;
• Взаимодействие с другими подразделениями и партнерами в пределах своей компетенции;
• Участие и администрирование процесса приема-передачи имущества на баланс предприятия, некоторых проектов;
• Взаимодействие со СМИ, рекламными агентствами;
• Взаимодействие с инспекционными структурами, государственными органами;
• Решение административно-хозяйственных вопросов;
• Контроль за проведением хозяйственных, строительных, реставрационных и других работ;
• Выполнение личных поручений руководителя;
• Организация переездов;
• Взаимодействие непосредственно с семьей Работодателя и администрацией коттеджного поселка по всем вопросам.
• Обеспечение комфортного проживания семьи Работодателя в режиме 24х7.
• Заключение договоров, отслеживание их исполнения.
• Организация и проведение мероприятий (банкетов, фуршетов, детских праздников), встреча и размещение гостей семьи.

• Обеспечение полной административной поддержки руководителя:
планирование, координация и ведение рабочего графика руководителя, организация внешних и внутренних встреч, визитов, приемов, телефонных переговоров, собеседований;
контроль за исполнением решений/поручений руководителя.
• Руководство и координация работы секретариата руководителя:
обеспечения входящих и исходящих звонков, организации конференц- (многосторонних) звонков;
учета и распределения поступающей информации, своевременной передачи документов, сообщений и информации (письменно или устно);
осуществления технической помощи(копирование, печать, сканирование и пр.);
ведения телефонной и информационной базы (контакты, дни рождения клиентов);
приема посетителей дирекции: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность);
своевременной передачи документов, корреспонденции и печатных изданий для дирекции организация протоколирования совещаний, ведения базы протоколов, оформления официальных писем, составления приказов и распоряжений;
контроль сохранности документов в приемной.
• Участие в переговорах;
• Организация и планирование рабочего дня руководителя;
• Ведение деловой переписки, подготовка писем;
• Прием звонков и входящей корреспонденции, работа с VIP гостями и делегациями;
• Организация деловых поездок и командировок;
• Взаимодействие с другими подразделениями и партнерами в пределах своей компетенции;
• Участие и администрирование процесса приема-передачи имущества на баланс предприятия, некоторых проектов;
• Взаимодействие с инспекционными структурами, государственными органами;
• Решение административно-хозяйственных вопросов;
• Контроль за проведением хозяйственных, строительных, реставрационных и других работ;
• Выполнение личных поручений руководителя;
• Организация переездов;
• Взаимодействие непосредственно с семьей Работодателя и администрацией коттеджного поселка по всем вопросам.
• Обеспечение комфортного проживания семьи Работодателя в режиме 24х7.
• Организация и проведение мероприятий (банкетов, фуршетов, детских праздников), встреча и размещение гостей семьи.