Помощник руководителя (бухгалтерия, договоры, подбор персонала/кадровый учет, тендеры)

Направление бизнеса: 1) архитектура, проектирование, геологические и геодезические инженерные изыскания, авторский надзор, строительный контроль,градостроительные и кадастровые работы.
2)производство и продажа лакокрасочной/чистящей продукции
Штат 150 чел.

Обязанности:
Блок управление персоналом:
- Поиск и подбор персонала (размещение вакансий, работа с откликами, холодный поиск).
Работа с вакансиями:
* IT:
системный администратор, аналитики ПО, специалисты тех. поддержки, разработчик
Битрикс24, разработчик 1С:ERP.
* Административный сектор:
маркетолог, ведущий эксперт (проектирование водных объектов), переводчик китайского
языка, водитель, офис-менеджер.
* Стажеры:
стажер в направление «техническое обслуживание и ремонт оборудования» стажер в отдел
продаж.
-Кадровый учет (контроль работы аутсорсинговой компании).
-Миграционный учет (контроль работы аутсорсинговой компании).
-Воинский учет.

2. Административный (бизнес) блок:
- Контроль ведения делопроизводства, документооборота (входящая/исходящая
корреспонденция).
АХО (полное жизнеобеспечение офиса, контроль расходов).
- Организация совещаний, посещение бизнес встреч, протоколирование всех договоренностей
участников встреч, контроль выполнения задач.
- Ведение деловой переписки на английском языке, перевод документов с английского/русский, с русского/на английский, подготовка двуязычных документов.
- Контроль организации деловых поездок руководителей (генерального директора, управляющего партнера): бронирование гостиниц, заказ авиабилетов.
- Подготовка отчетов, аналитических справок.
- Контроль, принятие работ/услуг от поставщиков, фрилансеров-самозанятых.


3. Досуг и отдых:
- Организация интересного досуга для генерального директора и членов его семьи;
- Договорная работа с турфирмами, подбор, бронирование и оплата туров для руководителя;
- Организация и подготовка тимбилдингов под ключ (выездной корпоратив:
Тверская область итальянская сырная ферма семья Мацца (корпоратив, посещение минизоопарка, катание на лошадях), корпоративная регата по Клязьме (оздоровительный комплекс Клязьма).
- Организация корпоративов (23 февраля, 8 марта, Новый год).

4. Обеспечение личной жизнедеятельности:
- Составление плана работы/отдыха на неделю, месяц, и т. д.;
- Выполнение поручений супруги ген. директора:
Покупки – подарки, одежда, косметика, обувь, предметы интерьера, искусства, посуда, продукты питания, бытовая химия, расходные материалы; заказ столика в ресторане, запись в салон красоты, запись на процедуру спа, массаж, отвести вещи в химчистку (VIP гардероб), передача на хранение
меховых изделий, шуб в шкаф-холодильник, вызвать слесаря, электрика.
- Ведение личного календаря, напоминание о событиях, знаменательных датах;
- Проверка электронной почты учредителя компании, генерального директора, подготовка ответов на запросы (сообщения) от имени руководителя, составление тезисов писем для руководителя;
- Сбор различной информации по запросу от руководителя;
- Поиск контактов интересующих компаний/ людей (поиск поставщиков, поиск арендаторов, личного портного, репетитора для ребенка-школьника т. д.);

5. Информационное сопровождение:
- Сбор информации для банка, органов власти и иных запросов;
- Сопровождение и подготовка оформления личных документов и документов на недвижимость руководителя и членов его семьи;
- Контроль оплаты подписок сайтов, приложений, прочих сервисов, услуг;
- Поиск, оплата, организация доставки, оплаты различных товаров и услуг, а также оформление возврата товаров любой направленности;
- Бюджетирование, ведение учета расходов по различным статьям бюджета, оптимизация затрат, осуществление коммунальных платежей, составление финансовой отчетности и пр..


Достижения:
- Закрытие вакансий в сжатые сроки-1 месяц (инженерно-технический персонал).
- Сформирована база кадрового резерва кандидатов на точечные и массовые вакансии.
- Анализ рынка труда - Москва и регионы (мониторинг заработных плат по всем вакансиям, которые могут быть интересны компании).
- Успешно организованы и проведены тимбилдинги под ключ.
-Успешно организован переезд офиса.

- Успешно проведена организация участия компании в выставках под ключ.
- Успешно организованы и проведены тимбилдинги под ключ.

Блок управление персоналом
-Кадровый учет;
-Миграционный учет;
-Воинский учет;
- Подбор персонала: размещение вакансий, проведение первичных собеседований, координация процесса найма.
-Взаимодействие с учебными заведениями, участие на ярмарках вакансий.

Блок АХО
- Полный контроль за жизнедеятельностью музея.
-Ведение документооборота; сканирование; прием, регистрация, сдача в бухгалтерию документов;
-Взаимодействие с курьерскими службами, поставщиками и подрядчиками;
- Административная поддержка руководителя и сотрудников (заказ билетов, гостиниц, визовая поддержка, заказ канцелярии);
- Организация внутренних мероприятий и корпоративных событий.
- Взаимодействие с поставщиками услуг (заключение договоров, контроль за выполнением условий, запрос цен, контроль сроков отгрузок, уточнение технических вопросов).

Штатная численность-300 чел (4 чел в подчинении)

АХО
- выполнение личных поручений руководителя;
-оформление командировок, покупка ж/д, авиа билетов, бронирование билетов, гостиниц;
- организация совещаний и планерок;
- прием и распределение входящих звонков (мини - АТС);
- подготовка ежемесячных, ежеквартальных отчетов для руководства;
-подготовка совещаний проводимых генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, материалы к встрече);

Договорной блок:
- подготовка типовых форм договоров, соглашений, доверенностей;
- ведение реестра договоров, соглашений, доверенностей;
- сопровождение и согласование договоров;
-взаимодействие с нотариусом, МФЦ, Почтой России

Штатная численность:100 человек, 5 чел в подчинении

Обязанности:

Правовой блок
- Правовая экспертиза документов (договор подряда, аренды, субаренды, возмездного оказания услуг, хранения грузов и т. д.),
- Подготовка договоров (договоров об оказании возмездных услуг, трудовых договоров, поставки товаров и т. д.) с нуля;
- Консультирование руководителей (генерального директора, руководителей отделов:маркетинга, продаж, сервисной службы, бухгалтерии), коллег по правовым и кадровым вопросам;
- Взаимодействие с государственными органами (трудовая инспекция, МФЦ, ФССП, ФНС, Арбитражный суд г. Москвы, суды общей юрисдикции);
-Участие в судебных процессах (ответчики-российские и иностранные контрагенты, подготовка документов к суду - апелляционная жалоба, исковые заявления, ходатайство, обжалование действий ФССП);

Блок кадровый учет

-Координация и контроль ведения кадрового учета (в том числе ведение воинского учета, работа с иностранными работниками);
-Ведение отчетности;
-Аудит кадровых документов;
-Проведение вводных инструктажей по охране труда и пожарной безопасности;
-Разработка локально-нормативных актов связанных с трудовой деятельностью с нуля;
-Подбор персонала;
-Подготовка приказов по основной деятельности организации;
- Разработка внутренних нормативных документов (регламенты, положения, должностные инструкции, трудовые договора, заявления, приказы и т.д.).

Блок АХО
- Обеспечение бесперебойной работы приемной, распределение и контроль обязанностей (в подчинении 5 чел);
- Ведение и контроль делопроизводства, документооборота (входящая/исходящая корреспонденция);
-Travel поддержка, визовая поддержка;
-Контроль трудовой дисциплины;
- Управление транспортными вопросами (составление графиков и маршрутов работы, контроль за расходом ГСМ, приобретение новых автомобилей, продажа старых);
- Заказ спецодежды, своевременная замена;

Достижения:
- Успешно проведена процедура массового сокращения персонала при ликвидации организации.
-Успешно выиграла судебные процессы по трудовым спорам.
- В сжатые сроки закрыла узкопрофильные позиции (вакансии):
инженер-технолог, инженер наладчик технологического оборудования, кочегар, оператор линии, оператор автоматизированной системы тестоприготовления, пекарь, оператор производственных печей, заместитель начальника смены

Блок управление персоналом
-Кадровый учет;
-Миграционный учет;
-Воинский учет;
- Подбор персонала: размещение вакансий, проведение первичных собеседований, координация процесса найма.

Блок АХО
- Полный контроль за жизнедеятельностью офиса.
-Ведение документооборота; сканирование; прием, регистрация, сдача в бухгалтерию документов;
-Взаимодействие с курьерскими службами, поставщиками и подрядчиками;
- Административная поддержка руководителя и сотрудников (заказ билетов, гостиниц, визовая поддержка, заказ канцелярии);
- Организация внутренних мероприятий и корпоративных событий.
- Взаимодействие с поставщиками услуг (заключение договоров, контроль за выполнением условий, запрос цен, контроль сроков отгрузок, уточнение технических вопросов).

-Управление персоналом. Координация и контроль работы 12 чел.
-правовая экспертиза договоров,
- досудебно-претензионная работа,
- работа с рекламациями, ведение переговоров с контрагентами,
- проверка контрагентов,
-СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ, ПРАВЛЕНИЕ, ОБЩЕЕ СОБРАНИЕ: подготовка материалов, опросных листов, протоколов проведение заседаний, бронирование переговорных.
-Учредительные документы: согласование, внесение изменений в устав, подготовка форм в налоговую инспекцию, открытие юрид. лиц, регистрация в ЕГРЮЛ.
- Нотариальное заверение документов.
- Подготовка доверенностей.
-Выполнение личных, конфиденциальных поручений руководителя.
-Travel поддержка, визовая поддержка.
-Организация участия компании на выставке.