Персональный/Бизнес ассистент ТОП руководителя, Главный специалист администрации-приемной

Направление деятельности компании:проектирование, архитектурные услуги, строительный надзор
Штат 150 чел.

Обязанности:
Блок управление персоналом:
- Поиск и подбор персонала (размещение вакансий, работа с откликами, холодный поиск).
Работа с вакансиями:
* IT:
системный администратор, аналитики ПО, специалисты тех. поддержки, разработчик
Битрикс24, разработчик 1С:ERP.
* Административный сектор:
маркетолог, ведущий эксперт (проектирование водных объектов), переводчик китайского
языка, водитель, офис-менеджер.
* Стажеры:
стажер в направление «техническое обслуживание и ремонт оборудования» стажер в отдел
продаж.
-Кадровый учет (контроль работы аутсорсинговой компании).
-Миграционный учет (контроль работы аутсорсинговой компании).
-Воинский учет.

2. Административный (бизнес) блок:
- Контроль ведения делопроизводства, документооборота (входящая/исходящая
корреспонденция).
АХО (полное жизнеобеспечение офиса, контроль расходов).
- Организация совещаний, посещение бизнес встреч, протоколирование всех договоренностей
участников встреч, контроль выполнения задач.
- Ведение деловой переписки на английском языке, перевод документов с английского/русский, с русского/на английский, подготовка двуязычных документов.
- Контроль организации деловых поездок руководителей (генерального директора, управляющего партнера): бронирование гостиниц, заказ авиабилетов.
- Подготовка отчетов, аналитических справок.
- Контроль, принятие работ/услуг от поставщиков, фрилансеров-самозанятых.


3. Досуг и отдых:
- Организация интересного досуга для генерального директора и членов его семьи;
- Договорная работа с турфирмами, подбор, бронирование и оплата туров для руководителя;
- Организация и подготовка тимбилдингов под ключ (выездной корпоратив:
Тверская область итальянская сырная ферма семья Мацца (корпоратив, посещение минизоопарка, катание на лошадях), корпоративная регата по Клязьме (оздоровительный комплекс Клязьма).
- Организация корпоративов (23 февраля, 8 марта, Новый год).

4. Обеспечение личной жизнедеятельности:
- Составление плана работы/отдыха на неделю, месяц, и т. д.;
- Выполнение поручений супруги ген. директора:
Покупки – подарки, одежда, косметика, обувь, предметы интерьера, искусства, посуда, продукты питания, бытовая химия, расходные материалы; заказ столика в ресторане, запись в салон красоты, запись на процедуру спа, массаж, отвести вещи в химчистку (VIP гардероб), передача на хранение
меховых изделий, шуб в шкаф-холодильник, вызвать слесаря, электрика.
- Ведение личного календаря, напоминание о событиях, знаменательных датах;
- Проверка электронной почты учредителя компании, генерального директора, подготовка ответов на запросы (сообщения) от имени руководителя, составление тезисов писем для руководителя;
- Сбор различной информации по запросу от руководителя;
- Поиск контактов интересующих компаний/ людей (поиск поставщиков, поиск арендаторов, личного портного, репетитора для ребенка-школьника т. д.);

5. Информационное сопровождение:
- Сбор информации для банка, органов власти и иных запросов;
- Сопровождение и подготовка оформления личных документов и документов на недвижимость руководителя и членов его семьи;
- Контроль оплаты подписок сайтов, приложений, прочих сервисов, услуг;
- Поиск, оплата, организация доставки, оплаты различных товаров и услуг, а также оформление возврата товаров любой направленности;
- Бюджетирование, ведение учета расходов по различным статьям бюджета, оптимизация затрат, осуществление коммунальных платежей, составление финансовой отчетности и пр..


Достижения:
- Закрытие вакансий в сжатые сроки-1 месяц (инженерно-технический персонал).
- Сформирована база кадрового резерва кандидатов на точечные и массовые вакансии.
- Анализ рынка труда - Москва и регионы (мониторинг заработных плат по всем вакансиям, которые могут быть интересны компании).
- Успешно организованы и проведены тимбилдинги под ключ.
-Успешно организован переезд офиса.

ООО "Делетрон" - это 20 обособленных подразделений, с присутствием в 17 основных регионах РФ. Инжиниринговая компания занимается оказанием услуг полного цикла по всей территории России: поставка оборудования, проектирование, монтаж и техническое обслуживание систем безопасности, система комплексной защиты от БПЛА коммерческого типа

Обязанности:
1. Подбор персонала
- Составление бюджета на будущий год по HR статьям
- Подбор персонала различного уровня (включая руководителей подразделений).
- Сбор и проверка рекомендаций соискателей при приеме на работу.
- Мониторинг рынка труда.
- Работа с учебными заведениями по вопросу стажировок студентов, отбор кандидатов.
- Создание кадрового резерва.
- Адаптация персонала.
- Еженедельная отчетность о закрытии вакансий и финансовых потоках.
- Организация труда по вахтовому методу работы;
- Решение организационных и административных вопросов (например: организация и проведение тимбилдинга вне офиса, организация закупки корпоративных подарков для сотрудников и их детей и др.);
- Работа с отзывами (мониторинг, ответы на отзывы). Негативные отзывы прорабатывались внутри компании (с руководителями отделов совместно).
- Организация первичных и периодических медицинских осмотров;
- Подбор персонала (примеры ключевых позиций):
руководитель проектов (локация Нерюнгри, Костомукша. Череповец),
руководитель технического управления,
начальник логистического отдела,
ведущий специалист-проектировщик (дистанционный формат),
менеджер по клиентам,
менеджер по продажам (систем видеонаблюдения, Болид, Скуд, пожарных систем),
категорийный менеджер,
аналитик ПО,
бизнес-аналитик систем видеонаблюдения,
главный специалист по слаботочным системам (локация Череповец, Волгоград, Колпино),
монтажник волоконно-оптической техники, монтажник слаботочных систем (видеонаблюдение, СКС, ОПС, СКУД),
специалист по охране труда,
главный механик,
it специалисты:
cпециалисты тех.поддержки,
программисты,
специалист по информационной безопасности,
специалист по кибербезопасности,
офисный персонал.
2. Кадровое делопроизводство
-Ведение кадрового учета.
- Проведение кадрового аудита. Восстановление кадровой документации.
- Консультация сотрудников и руководителей компании по трудовым вопросам.
- Подготовка аналитической и статистической отчетности для руководства.
- Работа в программах potok, synapse, SAP, 1с ЗУП 8.3, Huntflow.
- Взаимодействие с отделами: Службы безопасности, кадрового мониторинга-полиграфологами, специалистами по охране труда и информационной безопасности.
3.Правовой блок
- Разрешение трудовых споров. Подготовка документов в суд для решения конфликтных вопросов.
- Разработка договоров и ЛНА (объем обрабатываемой документации за 1 год - 750 документов). Проверка контрагентов.
Достижения:
- Успешно выиграла судебные процессы по трудовым спорам .
- Удержание крупного партнера от одностороннего расторжения договора, что могло принести большие убытки моей компании.
- Разработка договоров и ЛНА (объем обрабатываемой документации за 1 год - 750 документов), разработка должностных инструкций для сотрудников технического управления ТОиР.
- Оптимизация и сокращение издержек на подбор персонала (экономия для компании 250 тысяч рублей за квартал на услугах порталов по поиску работы и отказе от услуг кадрового агентства).
- Executive search - подбор управляющего персонала и редких специалистов:
1) аналитики ПО-4 чел.,
2) руководитель управления ТОиР-1 чел, .
3) аналитики систем видеонаблюдения-5 чел.
- Подбор персонала на вахту- 10 чел. закрыта заявка за месяц.

Направление деятельности компании:проектирование, архитектурные услуги, строительный надзор, авторский надзор

Блок управление персоналом
-Кадровый учет;
-Миграционный учет;
-Воинский учет;
- Подбор персонала: размещение вакансий, проведение первичных собеседований, координация процесса найма.
-Взаимодействие с учебными заведениями, участие на ярмарках вакансий.

Блок АХО
- Полный контроль за жизнедеятельностью офиса.
-Ведение документооборота; сканирование; прием, регистрация, сдача в бухгалтерию документов;
-Взаимодействие с курьерскими службами, поставщиками и подрядчиками;
- Административная поддержка руководителя и сотрудников (заказ билетов, гостиниц, визовая поддержка, заказ канцелярии);
- Организация внутренних мероприятий и корпоративных событий.
- Взаимодействие с поставщиками услуг (заключение договоров, контроль за выполнением условий, запрос цен, контроль сроков отгрузок, уточнение технических вопросов).

Непосредственный руководитель - директор юридического департамента.

Обязанности:
- Государственная регистрация долгосрочных договоров аренды и дополнительных соглашений;
- Открытие банковских счетов, внесение изменений в учредительные документы;
- Работа с претензиями потребителей, проверяющих органов;
- Cоставление жалоб, ходатайств, исковых заявлений, официальных писем в государственные органы. Взаимодействие с государственными органами (ГИПН, Росреестр, ИФНС№25,48, МФЦ, ФССП);
- Правовая экспертиза и составление договоров (строительный подряд, уборка, страхование, электроснабжение, реклама, перевозка грузов, установка программного обеспечения, промо-акций, прочее), соглашений, доверенностей, информационных писем, заявлений и других документов, касающихся деятельности компании;
- Соблюдение процедуры досудебного порядка урегулирования споров с контрагентами;
- Составление регламентов, положений, внутренних нормативных актов, инструкций и правил для сотрудников розничной сети по претензионной работе.

Достижения:
-Выиграла судебный процесс по взысканию дебиторской задолженности 800 тысяч руб.
-Успешное обжалование отказа Росреестра в регистрации договора аренды.
-Выиграла судебный процесс о взыскании материального ущерба с работника магазина (ущерб составил 100 тысяч рублей для компании).
- Получение опыта в корпоративном праве (внесение изменений в учредительные документы в связи со сменой генерального директора);
- Взаимодействие с Государственной инспекцией пробирного надзора по г. Москве и МО (работа по оформлению и регистрации карт спец. учета);
- Получение опыта в правовом сопровождении рекламных акций.

Штатная численность:100 человек

Обязанности:
- правовая экспертиза документов (договор подряда, аренды, субаренды, возмездного оказания услуг, хранения грузов и т. д.),
- подготовка договоров (договоров об оказании возмездных услуг, трудовых договоров, поставки товаров и т. д.) с нуля;
- консультирование руководителей (генерального директора, руководителей отделов:маркетинга, продаж, сервисной службы, бухгалтерии), коллег по правовым и кадровым вопросам;
- взаимодействие с государственными органами (трудовая инспекция, МФЦ, ФССП, ФНС, Арбитражный суд г. Москвы, суды общей юрисдикции);
-участие в судебных процессах (ответчики-российские и иностранные контрагенты, подготовка документов к суду - апелляционная жалоба, исковые заявления, ходатайство, обжалование действий ФССП);
- ведение кадрового учета (в том числе ведение воинского учета, работа с иностранными работниками);
-ведение отчетности;
-аудит кадровых документов;
-проведение вводных инструктажей по охране труда и пожарной безопасности;
-разработка локально-нормативных актов связанных с трудовой деятельностью с нуля;
-подготовка приказов по основной деятельности организации;
- подготовка проектов должностных инструкций с нуля;
Достижения:
- Успешно проведена процедура массового сокращения персонала при ликвидации организации.
-Успешно выиграла судебные процессы по трудовым спорам.
- В сжатые сроки закрыла узкопрофильные позиции (вакансии):
инженер-технолог, инженер наладчик технологического оборудования, кочегар, оператор линии, оператор автоматизированной системы тестоприготовления, пекарь, оператор производственных печей, заместитель начальника смены

Штат 100 человек
Обязанности:
- Проведение правовой экспертизы проектов локальных нормативных актов, писем, запросов.
- Подготовка процессуальных документов (исковых заявлений, ходатайств о выдаче результатов экспертизы и проч.);
-Представление интересов учреждения в гос.органах (ФССП, Арбитражный суд г. Москвы, УФНС, МЧС);
- Организация работы с объектами недвижимого имущества (безвозмездное пользование, постоянное (бессрочное) пользование, регистрация, снятие с учета, снос);
- Претензионная работа;
- Консультирование руководителей и сотрудников организации по правовым и кадровым вопросам;
- Отчетность (в военкомат, отдел миграции МВД, СЗВ-ТД, СЗВ-Стаж, П-4, ЗП-культура, 8-НК, Отчеты в центр занятости);
- Подбор персонала, формирование профиля вакансии, размещение вакансии на поисковом ресурсе, первичный отбор, приглашение на собеседование, проведение интервью.

Достижения:
-Восстановление документов КДП.
-Разработка и внедрение дол. инструкций, внесение изменений в ПВТР, трудовые договоры.
- Успешное обжалование предписания МЧС в суде.
-Объем обрабатываемой документации за 9 месяцев 900 договоров.
-Успешно выиграла 5 судебных процессов по трудовым спорам.