Помощник руководителя

1) Организация рабочего времени Руководителя, составление краткосрочного бизнес-расписания в программе Outlook;
2) Организация встреч, совещаний (подготовка информации, согласование времени и места и т.д.);
3) Прием/фильтрация/переадресация входящих звонков;
4) Подготовка необходимых для работы Руководителя документов (составление по поручению Руководителя проектов писем, приказов, распоряжений, отчетов и др.);
5) Ведение документооборота компании:
- Прием, регистрация поступающей руководителю документации
- Передача документации на исполнение в соответствии с принятым решением
- Контроль за своевременным рассмотрением и представлением исполнителями ответов
- Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых на подпись руководителю
- Контроль сроков исполнения распоряжений
- Обеспечение хранения документов, образующихся в деятельности Руководителя;
6) Организация деловых поездок (визовая поддержка, перелеты, отели и т.д.)
7) Взаимодействия с иностранными партнерами (визовая поддержка, перелеты, заказ такси, проживание, организация досуга и т.д.);
8) Обеспечение рабочего места Руководителя необходимыми средствами техники, канцелярскими принадлежностями и т.д.;
9) Приобретение подарков для ключевых партнеров;
10) Координация работы курьера и водителя

- Административная поддержка деятельности руководителя;
- Планирование рабочего времени, составление краткосрочного бизнес-расписания в Outlook, составление графиков руководителей, планов мероприятий;
- Организация встреч, совещаний;
- Информационное и документационное обеспечение руководителя. По поручению руководителя составление писем, запросов, приказов и распоряжений, других документов, подготовка ответов авторам писем. Еженедельная подготовка проектных отчетов;
- Подготовка презентаций в Power Point;
- Ведение деловой переписки на русском и английском языках. Работа с личной почтой руководителя, в том числе отправка корреспонденции партнерам, сотрудникам от лица руководителя;
- Контроль исполнения поручений руководителя в срок;
- Организация деловых поездок руководителя (визовая поддержка, перелет, проживание, организация трансферов и т.д.);
- Взаимодействие с иностранными коллегами (деловая переписка, организация деловых встреч, зарубежных конференций, семинаров, организация конф. колов);
- Организация корпоративных мероприятий: составление/рассылка приглашений, составление программы мероприятия, визовая поддержка для приглашенных, заказ авиа билетов, организация трансферов, бронирование номеров в гостинице, бронирование комнаты переговоров, заказ ресторана, организация экскурсий и т.д.;
- Организация документооборота;
- Координация работы секретаря, курьера, водителя;
- Текущая работа в офисе: заказ воды, канцтоваров, визиток и т.д.;
- Личные поручения руководителя

- Административная поддержка деятельности руководителя;
- Планирование рабочего времени и места руководителя, составление краткосрочного бизнес-расписания в Lotus notes, графиков руководителей, планов мероприятий, графиков совещаний;
- Организация деловых переговоров, встреч, совещаний;
- Информационное и документационное обеспечение руководителя;
- Организация деловых поездок (визовая поддержка, бронирование гостиниц, заказ билетов, трансферов (аренда автомобиля, заказ такси);
- Контроль исполнения поручений руководителя в срок;
- Подготовка презентаций в Power Point на русском и английском языках;
- Активное взаимодействие с иностранными партнерами;
- Приобретение товаров для офиса (мебель, канцтовары и т.д.);
- Личные поручения руководителя (поездки по России и заграницу, организация групповых поездок на отдых, осуществление контроля за ремонтом квартиры, оформление документов, работа с договорами, оплата услуг, поиск и приобретение товаров, координация работы строителей, дизайнеров, страхование автомобиля, ремонт автомобиля, заказ цветов, заказ столика в ресторане и т.д.)