Помощник руководителя

Прием/распределение телефонных звонков, прием посетителей, регистрация входящей/исходящей корреспонденции, оформление/регистрация финансовых заявок в электронной базе CRM, оформление коммандировок сотрудникам (поиск оптимальных по цене авиа/ж/д/билетов, гостиниц, организация трансфера, выписка суточных и денег на расходы согласно Положению о коммандированию сотрудников , регистрация приказов, распоряжений (в том числе и на портале компании), приглашений иностранных гостей и т.д. и т.п., ведение бонусных программ авиакомпаний с которыми заключен корпоративный договор.

Прием/распределение телефонных звонков, регистрация входящей/исходящей корреспонденции, прием посетителей, бронь/подготовка переговорных, регистрация/внесение в базы (на английском/русском языках) заявок, ежемесячные отчеты об эффективности работы отдела управления по отделениям, работа с он-лайн базой Virtual Tech.

1. Проведение оперативных совещаний с сотрудниками секретариата. Разрешение
конфликтных ситуаций, определение планов и задач подразделения, представление новых сотрудников. Определение порядка работы секретарей и курьеров.
2. Координация и оптимизация процесса командирования сотрудников. Разработка
необходимой документации, поиск новых партнеров и заключение договоров от лица
Компании на оказание услуг, связанных с оформлением командировок для сотрудников,
услуг экспресс почты.
3. Выполнение обязанностей секретаря-референта Директора Компании:
- Ведение делопроизводства, прием поступающей для сотрудников корреспонденции на русском и иностранном языках, регистрация и присвоение входящих/исходящих номеров в Журнале и передача ее в подразделение или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
- Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования.
- Организация поисково-справочной работы по зарегистрированным документам
- Возвращение сотрудникам документов на соответствующую доработку в случае некачественного их исполнения
- Перевод документов с русского языка на английский и наоборот.
- Формирование дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечение их сохранности и сдача их в архив в установленные сроки. Копирование и брошюрирование документов.
- Организация отправки сотрудников в командировку: приобретение билетов для руководителя и сотрудников производственных подразделений, оформление визы для заграничных командировок, бронирование гостиниц, организация трансфера в соответствии с финансовой политикой Компании
- Соблюдение требований документации, в рамках системы менеджмента качества Компании