Административный директор

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ
07.2012 —н/в ООО "Т1-Консалтинг" (ГК Т1), лидер IT-рынка по автоматизации, штат 1000 сотрудников.
Руководитель административно-хозяйственного отдела, в подчинении 20 сотрудников
• Основная задача – административно-хозяйственная поддержка 1000 сотрудников компании в 8 современных IT-офисах, общей площадью – 5.360 кв.м.: основной офис в Москве 4.221 кв.м. с разными локациями в БЦ класса В+ и 4 в регионах: 1,139 кв.м. (Воронеже, Рязани, Казане и Нижнем Новгороде). Open-space, тематически оформленные зоны для разных IT-практик, зоны отдыха, кофе-поинты с кофе-леди, автоматы с едой, банкомат, кухонные зоны, зоны отдыха и спорта;
• Планирование, бюджетирование, отчетность, контроль расходов, учет ТМЦ;
• Разработка положений, регламентов, инструкций;
• Управление командой 20 сотрудников (секретари, офис-менеджер, курьеры, водители, техник)
АРЕНДА ПОМЕЩЕНИЙ:
• Поиск помещений, техническая оценка офиса и документации;
• Проведение переговоров с УК и собственниками помещений;
• Заключение и перезаключение договоров аренды и эксплуатации;
• Ведение претензионной работы с УК по некачественно оказанным услугам;
• Решение вопросов с УК и собственниками помещений вопросов капитального ремонта, замены оборудования за их счет.

ТЕХНИЧЕСКАЯ ЭКСПЛУАТАЦИЯ:
• Организация текущего и капитального ремонта, перепланировок;
• Разработка проекта по строительным работам, согласование смет;
• Разработка и реализация дизайн-проектов офисов и оформления интерьера;
• Поиск подрядчиков, заключение договоров;
• Контроль работы подрядчиков по ремонтно-строительным работам, дизайну, пожарным системам, системам вентиляции и кондиционирования, СКУД, электричеству, стеклянным перегородкам, освещению;
• Контроль мелкого ремонта силами собственных сотрудников;
• Закупка мебели, офисного оборудования, продуктов, канцтоваров, хозтоваров;
• Координация переездов компании;
• Ежедневный контроль состояния помещений;
• Ведение графика планово-предупредительных работ инженерного, пожарного, офисного оборудования;
• Проведение периодических контрольных замеров систем вентиляции и отопления;
• Контроль работы ЧОП и клининга (ежедневные, сезонные, генеральные уборки);
ДОКУМЕНТООБОРОТ:
• Регистрация входящей/исходящей корреспонденции;
• Организация почтовых отправлений (3600 писем/год);
• Сшивание проектной документации;
• Организация архива для бухгалтерии;
• Административная поддержка конференций и выставок компании.
ПОДДЕРЖКА СОТРУДНИКОВ:
• Подготовка рабочих мест для новых сотрудников: рабочее место, пропуск, паркинг;
• Организация внутренних перемещений сотрудников;
• Контроль дедлайнов по заявкам сотрудников через Service desk (средний срок 3-5 дней);
• Бронирование авиа-, ж\д билетов, гостиниц, такси (200 командировок/год);
• Обеспечение сотрудников услугами мобильной связи (700 номеров, 3 провайдера);
• Покупка/продажа, лизинг, страхование, ТО – 2 авто;
• Организация поездок в Яндекс.Такси (1940 поездок в год, вся Россия)
Результаты:
1. Высокая оценка руководителя по KPI.
2. Успешно реализованы крупные проекты:
- за 2 мес реализован проект по смене офиса для 540 сотрудников: поиск помещения, ремонт и перепланировка, переезд (более 5 переездов, не считая перемещений отдельных отделов);
- выполнено несколько проектов по перепланировке и обустройству в региональных офисах;
- за 1 мес смена 2 входных групп, турникетов, СКУД с ремонтом и изменением дизайна;
- за 2 мес для Oracle-практики – офис 500 кв.м.: смета на ремонт и дизайн, подрядчики.
3. Успешно реализовала план по поиску арендодателя с покупкой помещения под дальнейшую долгосрочную аренду собственной компании, в результате чего компания смогла избежать переезда, суммарная экономия 500 тыс руб. Награждена премией за инициативный подход.
4. Реализованы проекты по оптимизации затрат:
- сокращены затраты на мобильную связь на 57%, средняя экономия 266 тыс за 9 месяцев;
- сокращены затраты на ТО офиса на 124 тыс рублей за 10 месяцев (проведена замена подрядчика);
- получена дополнительная отсрочка платежа с travel-агентствами (с 14 до 30 дней);
- сокращены затраты на курьерскую экспресс-доставку, хозсредства и кофе.
5. Получены компенсации с подрядчиков за некачественные услуги: техническое обслуживание - 72 тыс руб, клининг - 45 тыс руб.;
6. Внедрена система учета рабочих мест и рабочие зоны Hot desk (мобильные рабочие места);
7. Разработаны и внедрены 10+ регламентов для сотрудников;
8. Обеспечен высокий уровень клининга с использованием видеоотчетов;
9. Автоматизирован процесс запуска командировки сотрудника в JIRA.