Секретарь, офис-менеджер

-решение организационных вопросов;

-прием посетителей;

-подготовка и редактирование документов;

-обеспечение жизнедеятельности офиса и склада (заказ воды, канцелярии, хоз. товары и т. д. )

-сортировка, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции;

-прием и распределение телефонных звонков;

-работа с документами, печать материалов;

-выполнение поручений руководства;

-организация маршрутов курьера;

-взаимодействие с техническими службами делового центра;

1. Заведение и проводка платежей.
2. Сверка базы.
3. Прошивка операционного дня за старые числа.
4. Отправление почты по адр.есу (От всего отдела ОПЕРУ. Это выписки для налоговых, возвращенные инк. пор. и плат. треб. , письма в банки, извещения о постановке на картотеку, письма-запрос-уточнение в банки, уведомления о состоянии счетов и др. клиентам, письма в другие города. И всё, что нужно отправить банковской почтой.
5. Письма в банки – уточнение реквизитов.
6. Заполнение договоров о подключении клиента к «Клиент-банку» .
7. Формирование внутренних документов за конкретную дату, предоставление их в бухгалтерию: Внутренние платежи, мемориальные, внебалансовые и банковские ордера формируются по числам и передаются в архив бухгалтерии.
8. Прошивка выписок и других документов: Выписки для налоговых и другие документы по просьбе руководства.
9. Ксерокс документов: ксерокопия своих документов, а также по просьбе других сотрудников.
10. Сканирование документов:
Скан. документов сотрудникам и в доп. офисы. Так же сканируются документы на dbo, касающееся технического обеспечения Клиент-Банка. Это заявки, списки, акты; а так же письма клиентов принятые по системе Клиент-Банк. Проверка правильности заполнения и подписей и печатей клиента и операциониста.
11. Разбор выписок в отсутствии операциониста.
12. Помощь отделу открытия счетов: раскладка документов в юр. дела клиентов.
13. Формирование папок для закрытия опердня на месяц.
14. Входящие письма и Свифт-сообщения об уточнении реквизитов.
15. Составление ежемесячных отчетов: о проведенных платежах, о выполненной работе, о запросах об уточнении реквизитов и общий отчет.
16. Функции по движению документов между опер. залом, бухгалтерией, секретариатом, УАПО, ОПЕРУ: Передача документов из лотков в опер. зале в соответствующий отдел: бухгалтерию, под_ФТ, на подпись руководству, другим-отделам или сотрудникам.
17. Разбор документов из лотка «ОПЕРУ» в секретариате и передача их соответствующим сотрудникам.