Начальник секретариата

Обеспечение документальной и информационной поддержкой руководителя
Полная административная поддержка
Контроль исполнения поручений руководителя
Ведение календаря
Координирование потоков входящей/исходящей информации
Координация работы секретарей, водителей, уборщиц (15 чел).
Организация встреч и совещаний.
Деловая переписка, ведение переговоров.
Контроль процесса оформления документов.
Делопроизводство.

ПК: Word,Ecxel,Outlook,Internet. Делопроизводство, ведение переговоров, заключение договоров, заказ билетов, бронирование номеров, прием посетителей, Мини-АТС, обеспечение жизнедеятельности офиса, планирование дня, скорость печати.Пунктуальность, коммуникабельность, легко обучаема, активность, грамотная речь, исполнительность, стрессоустойчивость.Презентабельная внешность.

Осуществление оперативной коммуникации руководителя (входящие телефонные звонки в приемную, работа в мини-АТС, коммутация руководителя с внутренними и внешними контактами, ведение единой базы контактов (MS Outlook)).
Планирование времени руководителя (файл в MS Word, работа с водителем).
Ведение внутреннего и внешнего документооборота:
- Работа в электронной системе документооборота (направление документов сотрудникам Департамента, контроль исполнения документов).
- Проверка документов на подпись руководителю, консультирование сотрудников по вопросам написания документов.
- Подготовка писем, нормативных и распорядительных документов, согласование их внутри компании и т.д.
- Помощь в проведении переговоров (сбор участников, ведение протоколов, бронирование ресторанов, чай-кофе для внутренних встреч).
- Сбор, анализ, обработка необходимой руководителю информации.
Ведение базы поздравлений руководителя, организация поздравлений (напоминание о звонках поздравляемым, приобретение цветов, подарков).
Организация деловых и личных поездок руководителя (заказ авиа-, ж.д. билетов, бронирование гостиниц и пр., оформление командировок)
Обеспечение приемной канцелярскими товарами, контроль наличия необходимых комплектующих оргтехники.
Выполнение личных поручений руководителя.