Архивариус / Делопроизводитель

Прием документов на архивное хранение - регистрация в электронном виде в системах Лотус, КИС (1С-делопроизводство), сканирование и формирование дел по номенклатуре.Ведение реестров документов, составление отчетов и сводок документов, поступивших на хранение. Выдача документов, сканов по поступающим заявкам в системе КИС 1С -делопроизводство, регистрация по сводкам документов из архива, контроль возврата документов в архив. Регистрация входящих, исходящих документов,регистрация и оформление доверенностей, приказов по основной деятельности и личному составу в системе КИС 1С -делопроизводство. Ведение реестров в Exсel и сканирование этих документов, передача на исполнение и контроль, формирование дел, контроль за сроками исполнения.Составление описей постоянного срока хранения и по личному составу, отбор документов и составление актов на уничтожение документов временного срока хранения по истечении сроков хранения с последующим уничтожением. Обработка документов и составление дел согласно требованиям,прошивка и оформление дела, нумерация, составление внутренней описи и листа заверения.

Руководство архивариусами в департаментах агентства, формирование архива с "0", прием документов на хранение, обработка в соответствии с требованиями Росархива, составление внутренних описей и описей постоянного срока хранения и 75 лет, работа с кадровыми документами, отбор документов с истекшими сроками хранениями на уничтожение, составление актов по уничтоженным документам. Регистрация входящей документации в электронном виде, направление ее исполнителям, контроль. Отправка исходящей документации, взаимодействие с курьерскими службами, оформление реестров и накладных в электронном виде через удаленный доступ. Сканирование, копирование, работа в электронной почте. Оформление приказов и распоряжений генерального директора, согласование и контроль за их подписанием, направление в подразделения. Работа архива и секретариата осуществлялась грамотно, четко, все документы из подразделений поступали по разработанным описям. Первичные документы от корпоративных клиентов систематизировались своевременно и грамотно хранились, что позволяло быстро выполнять запросы для всех подразделений агентства и центрального офиса. Сформированный архив с "0" в 2007 году был примером правильного архива.