Главный специалист отдела документационного обеспечения

1. Организация работы отдела документационного обеспечения.
2 Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, ее регистрация и доставка по резолюции.
3 Осуществление контроля сроков исполнения документов, в том числе приказов и распоряжений руководства. Подготовка сводок, справок об исполнительской дисциплине.
4.Формирование дел и их сдача на хранение.
5. Прием и передача телефонных звонков, факсов и электронных сообщений.
6. Планирование, организация и совершенствование деятельности Управления делами и контроля.
7. Разработка инструкций и других методических документов по ведению делопроизводства в организации. Их внедрение.
8. Контроль над состоянием делопроизводства в структурных подразделениях.
9. Отборе документов, передаваемых на хранение. Обеспечение печатания и размножения служебных документов. Организация работы по формированию архива в соответствии с правилами и инструкциями.
10.Организация отправки экспресс- почты.
11. Обеспечение сотрудников необходимыми документами для осуществления командировок (оформление авиа - и железнодорожные билетов, виз и т.д. сотрудникам, убывающим в командировку).
12. Бронирование гостиниц для сотрудников, выезжающих в командировку.
13. Заказ такси для сотрудников.
14. Осуществление хозяйственного обслуживания и контроля надлежащего состояния зданий и помещений, в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии зданий и помещений, в которых расположены подразделения.
15. Разработка планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений), составлении смет хозяйственных расходов. Осуществление контроля качества выполнения ремонтных работ.
16. Обеспечение подразделений предприятия мебелью, оборудованием, хозяйственным инвентарем, средствами труда, представительскими материалами.
17. Осуществление контроля сохранности мебели, инвентаря, оргтехники, проведение их своевременного ремонта.
18.Обеспечение сотрудников телефонной стационарной и мобильной связью, включая оформление документов, отслеживание и сверку счетов, подбор оптимальных тарифов.
19. Организация оформления необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, поставку необходимых хозяйственных товаров, техники, оборудования и инвентаря, включая техническое обслуживание и ремонт оргтехники, иные услуги.
20. Контроль и рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
21. Организация, прием, регистрация и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки.
22. Подготовка созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.
23. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
24. Разработка и организация мероприятий по улучшению деятельности отдела.