Секретарь на ресепшен / Помощник руководителя / Офис-менеджер

- Выполнение функции секретаря Компании.
- приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
- работа с приказами, распоряжениями: оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение;
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
- выполнение копировально-множительных работ;
- подготовка писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
- Приём телефонных звонков, перевод звонков
- Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации
- Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
- Организация встречи посетителей и гостей Компании.
- Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
- Обеспечение жизнедеятельности офиса:
- Заказ воды по мере необходимости.
- Заказ канцелярии
- Осуществление подписки на периодические издания.
Координация и контроль работы:
- водителя, курьеров, уборщицы.

-Планирование рабочего дня руководителя ,
-Работа с мини-АТС (приём/распределение звонков),
-Перевод писем,( Русский-Английский , Английский-Русский)
-Организация встреч и командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц ),
-Контроль за выполнением задач поставленных руководителем,
-Организация совещаний,
-Встреча посетителей,
-Обеспечение жизнедеятельности офиса,
-Выполнение личных поручений,
-Деловая переписка и документооборот (входящая и исходящая документация, регистрация входящей и исходящей корреспонденции).