Офис-менеджер / Office Manager (со знанием 1С)

• Административное и организационное сопровождение деятельности Директора Центра науки инноваций и образования (ЦНИО).
• Администрирование Партнерских программ c международными и российскими Университетами.
• Участие в организации научно-образовательных программ.
• Заключение договоров возмездного оказания услуг для новых сотрудников по проекту ЦНИО и приглашенных докладчиков, финансовая отчетность, мониторинг оплат.

• Организация административного управления с момента создания Российского отделения компании:
 проект планировки офиса;
 закупки оборудования, мебели, выбор поставщиков услуг на основании результатов тендеров;
 заключение договоров с поставщиками, контроль их исполнения и расходов компании;
 оптимальные решения для клининговой, инженерной, технической поддержки офиса.
• Организация для сотрудников ДМС и мобильной связи, оптимизация и продление услуг.
• Реализация проекта программного обеспечения для поддержки заказов и его адаптация к корпоративным стандартам к началу продаж.
• Управление корпоративным автопарком:
 покупка автомобилей, регистрация, страхование;
 переход на приобретение топлива по системе топливных карт и отчетности.
• Взаимодействие с арендодателем и службами эксплуатации здания:
 по вопросам аренды, безопасности, клининга, инженерного обслуживания помещений.
• Организация участия компании в ежегодных выставках:
 покупка площади, дизайн проект, проведение тендера компаний застройщиков, анализ целесообразности строительства индивидуального или многоразового стенда по расходам/рискам/цене/презентабельности.
• Маркетинг:
 оптимизация и реализация печати рекламной продукции с переходом из Европы в Москву, снижение стоимости и времени изготовления, исключение таможенных рисков;
 разработка электронных макетов для рекламных материалов;
 организация совещаний и тренингов в Москве, участия клиентов Биомин в международных мероприятиях;
 выбор места проведения, бронирование гостиниц и конференц-залов, вечерняя программа;
 организация командировок;
• Управление согласованным взаимодействием всех звеньев логистической цепи: Производство – Международный перевозчик – Таможенные брокеры – Склад – Местный перевозчик – Клиент. Развитие и автоматизация бизнес процессов.

• Управление административно-хозяйственной службой. Эффективные решения жизнеобеспечения и работы офиса в условиях экономического кризиса.
• Регистрация компании и иностранных сотрудников в миграционных службах РФ.

• Руководство административным персоналом (7 чел.) Координация работы секретариата, водителей, инженерной службы. Обеспечение планового управления офисом:
 контроль за состоянием офиса и офисного имущества, его жизнеобеспечение, осуществление закупок, лизинг (оборудование, мебель, канцелярия, и др.);
 координация работы аутсорсинговых компаний: службы безопасности, клининга, travel провайдера;
 организация новых рабочих мест, управление переездами и внутренними перемещениями, проекты перепланировки, реконструкция помещений;
 руководство подготовкой корпоративных мероприятий;
 анализ деятельности поставщиков услуг в соответствии «цена-качество», проведение тендеров, переговоры с поставщиками, заключение договоров;
 учет и контроль расходов средств административного бюджета, анализ и оптимизация офисных расходов, отчетность, подтверждение актов, счетов, документооборот оплат.
• Разработка, внедрение и контроль выполнения новых административных процедур в соответствии с корпоративными стандартами.
• Решение кадровых вопросов. Проведение интервью, найм новых административных сотрудников, обучение.
• Управление парком корпоративного автотранспорта (90 авто):
 ежемесячный учет расходов за ремонт, ТО, топливо на базе програмного обеспечения «Реканз»;
 лизинг автомобилей, выкуп;
 создание и внедрение процедуры по использованию топливных карт и ежемесячной отчетности пользователей.
• Аренда и продление аренды 4-х офисов (2 в Москве, Санкт-Петербург, Южно-Сахалинск) городах. Аренда квартир для иностранных сотрудников.
• Обеспечение travel поддержки.
• Обеспечение услуг архивирования:
 процедура по работе с архивными документами, создана уникальная операционная система автоматизированного поиска, треннинг для сотрудников.