Личный помощник руководителя

1. Организация и контроль работы административного отдела, обеспечение эффективного документооборота и внутреннего взаимодействия подразделений

2. Организация командировок, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов».

3. Авансовая отчетность для бухгалтерии

4. Ведение договоров административного управления в АСФЗД

5. Организация участия руководителя в форумах

6. Организация и ведение календаря встреч руководителя с учетом приоритетов и срочности.

7. Координация подготовки и выбора локаций для встреч и деловых мероприятий руководителя.

8. Координация административной поддержки руководства и ключевых подразделений компании.

9. Управление бюджетом административного отдела, оптимизация расходов и контроль закупок.

10. Регистрация участия в форумах и выставках федерального значения

Работа в Mosedo (администратор учетки учреждения+ ведение учетки руководителя и заместителей)

Отслеживание сроков исполнения ответственных лиц

Делопроизводство

Ведение календаря встреч и совещаний в Outlook

Работа в Битрикс24–постановка задач, отслеживание сроков и проверка отчётов.

Организация телефонных и видео
конференций

Регистрация руководителя на онлайн - и очные мероприятия.

Анализ документов предоставляемых на подпись руководителя

Подписание документов

Организация питания руководителя

Прием посетителей

Курирование работы водителей

Маршрутизация корреспонденции

Сдача зачетов, тестирований, подготовка проектов связанных с учебой руководителя

Контроль порядка на рабочем месте руководителя

ОФИС:
График работы 5/2

Планирование и координация рабочего графика руководителя, организация встреч, совещаний, переговоров;
Обеспечение деятельности переговорных комнат, ведение графика использования переговорных (резервирование переговорных комнат), контроль подготовки переговорных;
Подготовка проводимых руководителем совещаний (оповещение участников о времени и месте проведения, рассылка повестки дня, сбор и тиражирование необходимых материалов, ПРОТОКОЛИРОВАНИЕ);
Отслеживание статуса выполнения поставленных задач по протоколу;
Ведение делопроизводства (2-х компаний);
Осуществление контроля за качеством подготовки, правильностью составления, оформления, согласования и утверждения документов предоставляемых на подпись руководителя;
Оформление пропусков на выездные совещания для руководителя и приглашенных лиц;
Сбор информации и подготовка аналитических, информационных, справочных материалов по поручению руководителя;
Создание и поддержание в актуальном состоянии баз данных деловых и личных контактов руководителя;
Отслеживание дней рождений партнеров и коллег, организация поздравлений
Анализ и дальнейшая координация поступающего потока информации на имя руководителя;
Обеспечение непрерывности работы офисы (контроль качества работы клининга, охрана, оплата телефонной и мобильной связи сотрудников, учет расходования, составление установленной отчетности);
Работа с посетителями компании (заказ пропусков на имя и транспортного средства гостя, бронирование переговорных комнат и парковочных мест);
Первичный подбор персонала (размещение вакансий, работа с сайтами, первичные собеседования);
Оформление доверенностей на получение документов, корреспонденции и др. материальных ценностей;
Прием и распределение входящих звонков;
Работа с государственными и частными почтовыми службами (заключение/продление договора, абонирование ячейки, контроль исполнения всех условий договора);
Работа с арендодателями, нотариальными конторами, кейтеринговыми компаниями;
Организация переезда офиса с контролем бесперебойной работы компании, отслеживание ремонтных работ в новом офисе, закупка мебели и декоративных материалов для уюта и комфорта офисного пространства.

ПРОЕКТЫ:
График работы 6/1

1.Организация премии Доминфо
Участие и дальнейшее администрирование проекта
Согласование договоров и соглашений по проекту руководителя
Составление плана работы по проекту
Организация церемонии награждения в Московской Торгово-Промышленной Палате
Работа с входящими и исходящими звонками по проекту
Рассылка информационных писем (более 3 000 именных писем за 2 недели)

2.Налаживание коммуникацией между жителями и управляющей компанией
Дежурство в информационном центре
Бесперебойная работа Информационных центров (Телефоны, сигнализация, компьютеры, наличие стендов)
Ведение и отправка заказчику отчетных документов по работе информационных центров
Регистрация/ архивирование/Бланков