Хостес

1. Административная поддержка менеджеров по продажам.
2. Оформление прекалькуляций и их согласование.
3. Документооборот (вх./исх. письма).
4. Составление договоров, доп. соглашений, их подписание, отправка, учет, сканирование, ведение учета сдаваемых договоров в бухгалтерии.
5. Оформление заявок на оформление бух. документации, отправка бух. документов по каждому контракту в электронном виде, и почтой (ТОРГ-12, с-ф, акты сверки), отслеживание возвратов бух. документации, архивирование.
6. Выставление счетов по дистрибьюторскому соглашению (12%), отслеживание задолженностей. (Сканирование, отправка документов, учет отправленной документации, отслеживание платежей, учет возврата документов).
7. Оформление различных отчет для руководителя, финансового отдела, TSS.
8. Решение повседневных офисных задач.
9. Создание папок для оформления заказа нового оборудования, и на монтаж.
10. Работа с дистрибьюторами: обработка заявок, проверка расчетов, чертежей, договоров, проведение консультаций и организация встреч дистрибьюторов. (Полный документооборот)
11. Участие в решении вопросов связанных с деятельностью дистрибьюторов, контроль исполнения поручений руководства.
12. Подготовка презентаций для выездных встреч с дистрибьюторами.
13. Организация выездных встреч (согласование времени, перелета, условий проживание, сбор необходимой документации и данных для виз).
14. Работа с филиалами: обработка заявок, проверка расчетов, чертежей, договоров, проведение консультаций. (Полный документооборот)
15. Работа с агентами: оказание поддержки в организации встреч, полный документооборот, составление агентских договоров: их подписание, отправка, учет, сканирование.
16. Подготовка тендерной документации.
17. Выставление счетов.
18. Заведение договоров в SAP.
19. Обновление и рассылка базы WIP по менеджерам департамента нового оборудования.
20. Работа с курьерскими службами.
21. Выполнение личных поручений директора по продажам.

1. Прием и распределение входящих звонков по сотрудникам. 2. Прием и распределение входящей корреспонденции.
3. Работа с курьерскими службами.
4. Запись и передача сообщений.
5. Отправка факсов, печать, сканирование и отправка документов по e-mail.
6. Помощь офис-менеджеру.

Встреча гостей и курьеров. Прием и распределение входящих звонков по компаниям. Прием и распределение входящей корреспонденции. Запись и передача сообщений. Взаимодействие с курьерскими службами. Выполнение различных поручений. Отправка факсов, копирование, сканирование и отправка документов по e-mail.
Бронирование переговорных комнат. Выдача пропусков.