Помощник руководителя, делопроизводитель

Осуществление работы по организационно - техническому обеспечению административно - распорядительной деятельности руководителя:
- подготовка документов и материалов, необходимые для работы руководителя;
организация проведения телефонных переговоров руководителя;
- обеспечение приема информации по всем каналам связи и своевременная передача ее руководителю;
- составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем;
- выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, официальных встреч, бесед, переговоров, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня;
- выполнение работы по подготовке рабочих поездок (командировок) руководителя, подготовка кадровых и бухгалтерских отчетных документов;
- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя;
- организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- ведение Табеля учета рабочего времени работников Департамента.
Обеспечение документационного управления и организации делопроизводства:
- распределение поступающей в Департамент корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением ответственным исполнителем для подготовки ответов либо использования в процессе работы;
- проверка правильности оформления проектов документов, подготовленных для подписания или визирования руководителем (орфография, наличие виз и согласований);
- прием документов и личных заявлений на подпись руководителя;
- регистрация исходящих документов, оформление и отправка их через почтовое отделение связи, другие службы доставки;
- контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, организация справочно - информационной работы;
- составление номенклатуры дел Департамента, оказание методической помощи сотрудникам в формировании и составлении номенклатуры дел подразделения;
- ведение текущего делопроизводства согласно утвержденной номенклатуре дел, формирование дел;
- контроль за сроками хранения дел, проведение ежегодной передачи дел на архивное хранение или выделения на уничтожение дел законченных делопроизводством;
- контроль и проверка состояния организации делопроизводства в подразделениях;
анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
- обеспечение учета и сохранности документов.