Travel coordinator

Полный процесс организации деловых поездок сотрудников компании (штат более 600 сотрудников): бронирование авиа, ж\д билетов, бронирование гостиниц, трансферов, экскурсий; оформление приказов в командировку, калькуляция расходов, документооборот;
- организация мероприятий: подбор и бронирование конференц залов, коммуникация с площадкой, проведение мероприятия;
- организация поездок групп на рекламные фестивали;
- организация выездных советов директоров группы компаний;
- помощь в организации экскурсионных туров и туров на отдых для совета директоров группы компаний;
- визовая поддержка для сотрудников компании;
- документооборот, оформление счетов, контроль за своевременной оплатой по счетам, ведение баз данных.

Координация и контроль работы секретарей (в подчинении 5 человек), разработка и внедрение корпоративных стандартов работы, а также должностных обязанностей, составление графика работы.
Стандартные функции секретаря; закупка товаров повседневной необходимости, оформление счетов, отслеживание их оплаты,взаимодействие с бухгалтерией; обеспечение сотрудников мобильной связью: оформление, перевод, активация сим-карт, помощь, оплата счетов (штат сотрудников более 250 человек), составление баз данных. Работа с подрядчиками по предоставлению подписки на периодические издания, печати визиток, канцелярии и т.д.
Замещение офис - менеджера в его отстутствие - контроль за деятельностью клининговых служб, оказание необходимой помощи сотрудникам, взаимодействие с арендодателями и охраной офиса. и т.д.
Предоставление помощи сотрудниками по настройке и подготовке компьютерного оборудования и оборудования для телефонной\видео конференции.
Составление презентаций, подготовка к встречам с клиентами, прочая попомщь сотрудникам офиса.

Стандартные обязанности секретаря: встреча, прием посетителей, работа с мини АТС, заказ товаров повседневной необходимости, оформление счетов, заказ такси.
Оказание туристической поддержки сотрудникам офиса: заказ авиа, ж.д. билетов, трансферов, бронирование гостиниц, визовая поддежка. Организация командировок иностранных партнеров в Россию.

Бронирование номеров гостиницы, регистрация\выписка гостей, работа с кассой, оформление счетов, составление ежедневных отчетов, помощь гостям во время их проживания, в том числе, организация экскурсий, помощь с бронированием ресторанов, билетов на различные мероприятия и т.д.