Архивариус / Делопроизводитель

Создание бумажного архива с нуля.
Прием, сверка и учет принимаемых документов.
Проведении процедуры шифрования и размещения коробов.
Выдача во временное пользование документов хранящихся в архиве.
Проведение экспертизы ценности документов. Разработка справочного аппарата архива.
Проведение процедуры уничтожения документов.
Процедура передачи дел в Госархив и на внеофисное хранение.
Подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения.
Составление паспорта архива.
Работа в МОСЭДО.
Создание электронного архива.
Разработка и утверждение Положения об архиве.
Разработка и утверждение Номенклатуры дел.

Создание бумажного архива с нуля.
Прием, сверка и учет принимаемых документов.
Проведении процедуры шифрования и размещения коробов.
Выдача во временное пользование документов хранящихся в архиве.
Проведение экспертизы ценности документов. Разработка справочного аппарата архива.
Проведение процедуры уничтожения документов.
Процедура передачи дел в Госархив и на внеофисное хранение.
Подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения.
Составление паспорта архива.
Работа в МОСЭДО.
Создание электронного архива.
Разработка и утверждение Положения об архиве.
Разработка и утверждение Номенклатуры дел.

Создание бумажного архива с нуля.
Прием, сверка и учет принимаемых документов.
Проведении процедуры шифрования и размещения коробов.
Выдача во временное пользование документов хранящихся в архиве.
Проведение экспертизы ценности документов. Разработка справочного аппарата архива.
Проведение процедуры уничтожения документов.
Процедура передачи дел в Госархив и на внеофисное хранение.
Подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения.
Составление паспорта архива.
Работа в МОСЭДО.
Создание электронного архива.
Разработка и утверждение Положения об архиве.
Разработка и утверждение Номенклатуры дел.

Создание бумажного архива с нуля.
Прием, учет, размещение поступающих на хранение архивных документов.
Выдача во временное пользование документов хранящихся в архиве.
Проведение экспертизы ценности документов.
Разработка справочного аппарата архива.
Проведение процедуры уничтожения документов.
Подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения.
Составление паспорта архива.
Работа в МОСЭДО.
Регистрация приказов по основной деятельности организации.

Организация работы архива.
Управление архивным отделом (2 человека).
Разработка документов, регламентирующих работу архива завода.
Создание номенклатуры дел завода.
Прием и выдача дел.
Выдача справок для Пенсионного Фонда.
Создание описей дел.
Участие в работе экспертной комиссии.
Выделение дел к уничтожению.

Работа с клиентами компании по вопросам организации внеофисного хранения (переговоры, заключение договоров).
Оформление описей дел.
Формирование бумажного и электронного архива.
Шифрование коробов.
Размещение на складах организации.

Работа с электронным архивом.
Объем документации свыше 200 тыс. ед. месяц.

Организация сбора, копирования, сканирования, внутренне хранение документов компании.

Осуществление ведение делопроизводства отдела:
- прием документов, поступающие в адрес отдела;
- осуществление их систематизации в соответствии с инструкцией по делопроизводству Компании;
- формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел отдела, обеспечивание их сохранность;
- организация рассылки необходимых документов в структурные подразделения региональной сети Компании;
- при необходимости обеспечивалось тиражирование/копирование необходимого количества копий документов;
Составление описи дел для архива;
- обеспечение сохранность служебной документации.
Сканирование и редактирование документов в формате PDF.
Выполняет отдельные поручения руководства в рамках своей компетенции.

Выполнение технических функции по обеспечению и обслуживанию работы отдела:
- получение необходимые для работы, а также собор по указанию руководителя сведений от подразделений Компании или исполнителей;
- участие в переадресации телефонных звонков сотрудников отдела, записывает в их отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения адресатов их содержание;
- обеспечение отдела канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, необходимыми расходными материалами;
- печатать по указанию руководителя различные материалы;
- отслеживанние сроков выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
Осуществление ведение делопроизводства отдела:
- прием документов, поступающие в адрес отдела;
- осуществление их систематизации в соответствии с инструкцией по делопроизводству Компании;
- формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел отдела, обеспечивание их сохранность и в установленные сроки сдача в архив;
- организация рассылки необходимых документов в структурные подразделения региональной сети Компании;
- при необходимости обеспечивалось тиражирование/копирование необходимого количества копий документов;
- подготавка и сдача в архив Компании документов, составление описи дел, передаваемых в архив;
- обеспечение сохранность служебной документации.
Осуществление работы по подготовке и проведению встреч директоров и оперативных менеджеров филиалов:
- подготовка проекта повестки встречи;
- сбор и своевременная рассылка участникам встречи пакета необходимых материалов;
- бронирование комнаты переговоров;
- оповещение участников о времени, месте, повестке дня встречи;
- регистрация участников встречи;
- ведение и оформление протоколов встреч.
Участие в дистанционных аудитах структурных подразделений региональной сети Компании.
Подготовка проектов служебных записок о взыскании штрафов.
Участие в процессе оформления и переоформления агентских договоров и дополнительных соглашений:
- участие в составлении дополнительных соглашений к договорам.
- осуществление передачи проектов договоров/соглашений в Канцелярию на подпись Генеральному директору;
- проведение учета договоров и соглашений в реестре отдела;
- отслеживание окончаний сроков действия договоров/соглашений;
- организация и контроль в переоформлении агентских договоров и дополнительных соглашений к ним;
- обеспечение своевременной подготовки и отправки пакета документов для новых филиалов;
- брошюровка документов.
Выполняет отдельные поручения руководства в рамках своей компетенции.

Доставка документов по организациям г. Москвы.

- прием/распределение звонков;
- частичное ведение делопроизводства;
- прием посетителей;
- приготовление чая/кофе.

Прием и распределение входящих звонков;
Администрирование входящей-исходящей документации;
Выполнение поручений руководителя;
Ведение делопроизводства.