Административный менеджер/Руководитель административной службы

Руководство Административной службой:
 постановка и контроль исполнения задач сотрудниками АС, в подчинении 14 человек (секретариат, офис-менеджер, собственная курьерская служба, горничные, транспортная служба, домашний персонал);
 формирование и регулярная актуализация реестров и ВНД Административной службы;
 контроль трудовой дисциплины, соблюдение правил гостеприимства.
Организация делопроизводства и документооборота компании:
 оформление приказов, распоряжений по основной деятельности;
 контроль и проверка исполнения решений руководства;
 протоколирование совещаний;
 разработка и внесение изменений во внутренние нормативные документы по организации работы;
 организация регистрации входящих/исходящих документов;
 организация хранения (Архив), учета и уничтожения документов;
 организация документооборота между офисами компании;
Организационная поддержка деятельности компании:
 организация приема гостей и клиентов компании;
 организация и контроль бронирования, состояния переговорных;
 организация работы курьерской службы и водителей;
 организация почтового сопровождения юридических лиц компании;
 организация пропускного режима;
 контроль за корпоративной электронной почтой;
 мониторинг актуальности наполнения корпоративного портала компании;
 участие в формировании рабочих блоков АС в информационных системах компании.
Текущее обеспечение функционирования офисов:
 бюджетирование и оптимизация расходов АС;
 проведение инвентаризаций материальных ценностей;
 материальное обеспечение офисов (с проведением тендеров, заключением договоров, сдачей отчетности, контролем расходов и т.п.);
 осуществление страхования (имущество, конструктив, отделка, ГО, КАСКО, ОСАГО и др.);
 обеспечение корпоративной мобильной связью;
 обеспечение топливными картами;
 обеспечение транспондерами;
 организация медосмотров водителей;
 обеспечение корпоративным такси;
 обеспечение корпоративной полиграфической и сувенирной продукцией;
 контроль и оплата налогов, связанных с имуществом;
 организация новых рабочих мест;
 организация переездов сотрудников;
 мониторинг и контроль оплаты штрафов ГИБДД по автомобилям компании.
Организация эксплуатации офисных помещений:
 организация эксплуатации офисов компании общей площадью 3000 м2 (2 собственных помещения и 3 арендованных, 5 собственных м/м, складские арендованные помещения);
 проведение тендеров, заключение и сопровождение договоров аренды;
 мониторинг работоспособности инженерных систем офисов, офисного оборудования, мебели и т.п.;
 оформление и контроль за прилегающей к офисам территории;
 организация плановых профилактических и аварийных работ оборудования и систем жизнеобеспечения офисов;
 планирование и организация косметических и капитальных ремонтов в офисах;
 организация и контроль работы клининга (собственного персонала и подрядчика);
 организация и контроль услуг по озеленению офиса.
Взаимодействие со сторонними организациями:
 с охранными структурами;
 в управляющими структурами;
 с городскими службами (БТИ, ФСГР, ИФНС, Администрации районов/городов, МВД, МЧС, МФЦ и т.п.);
 с коммерческими структурами по задачам Административной службы;
 с арендодателями;
 с коммунальными городскими структурами;
 организация работ по пожарной безопасности в офисах;
Проектные задачи:
 осуществление благотворительных проектов;
 другие точечные задачи, поставленные СЕО

Осуществление кадровой работы и ведение кадрового делопроизводства в полном объеме.
Планирование работы Банка:
 обеспечение подготовки Плана работы Банка, Плана работы Правления,
 контроль соблюдения Регламента работы Банка.
Подготовка отчетности по аффилированным лицам и группам лиц, составу органов управления.
Организация делопроизводства и архивного дела:
 оформление протоколов заседаний органов управления Банка, приказов, распоряжений по основной деятельности Банка;
 контроль и проверка исполнения решений органов управления Банка;
 разработка и внесение изменений во внутренние нормативные документы по организации работы Банка (Номенклатура дел, Распределение обязанностей по утверждению документов и т.п.);
 организация исполнения входящих/исходящих документов (прием, регистрация, распределение, отправка, оформление, согласование, утверждение, контроль исполнения);
 организация хранения (Архив), учета и уничтожения документов Банка.
Организация приема и технического обеспечения обслуживания клиентов Банка.
Подготовка и заключение договоров аренды здания, страхования имущества, оказания услуг мобильной связи, других хозяйственных договоров. Бюджетирование отдела.
Руководство деятельностью Административного отдела (в подчинении 6 человек):
 планирование текущей и перспективной работы Административного отдела;
 координация работы сотрудников отдела, контроль исполнения ими своих обязанностей.

 решение вопросов с муниципальными и хозяйственными службами, арендодателем;
 обеспечение эффективной работы офиса (закупка канцелярских товаров, организация рабочих мест, контроль работы оргтехники, закупка мебели, продуктов питания и воды, хозтоваров и т.д.);
 решение хозяйственных вопросов (организация ремонтных работ в офисе, ремонт и размещение мебели, офисного оборудования, контроль уборки помещений, дизайн и озеленение офиса, контроль и оплата расходов за средства связи, подписка на периодику и т.д.);
 составление бюджета расходов (анализ и оптимизация расходов, планирование платежей, статистика, отчетность);
 контроль над расходованием и использованием ТМЦ, их оформление, инвентаризация;
 координация и контроль работы курьеров и водителей, составление маршрутов для водителей, оперативное решение спорных вопросов;
 покупка, оформление и постановка на учет автомобилей;
 работа с рекламно-сувенирной продукцией, полиграфией (планирование, подготовка, дизайн, распределение), подготовка поздравительных акций;
 оформление командировок, заказ билетов;
 подготовка и ведение договоров, отслеживание платежей, поступления товаров, предоставления услуг;
 подготовка заседаний, встреч, совещаний, организация коллективных мероприятий;
 ведение кадрового делопроизводства, подбор персонала;
 делопроизводство, документооборот, работа с офис техникой в полном объеме

 формирование клиентской базы с «0»;
 прием и обработка заказов, ведение деловых переговоров с клиентами, заключение договоров на поставку продукции;
 контроль дебиторской задолженности, ведение отчетной документации, рассмотрение и урегулирование претензий от клиентов;
 проведение маркетинговых исследований и анализ конкурентов.

Присвоена 1 категория (13 разряд)
Преподавание истории в 5-8 классах.