Офис-менеджер

• построение организационной структуры офиса;
• планирование работы офиса;
• руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры);
• разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой по компании в целом;
• разработку политики общения с клиентами.
• организация делопроизводства в офисе. (формирование документооборота компании).
• руководство по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание.
• обеспечение взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.
• взаимодействие с транспортными компаниями;
• проведение инвентаризации и ревизии материальных ценностей;
• организация внутренней отчетности и осуществление;
• аттестация персонала;
• организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.
• взаимодействие с арендаторами/арендодателями.
• планирование, расчет и составление графика закупок канцтоваров, хозяйственных товаров, офисной мебели, оргтехники, комплектующих и расходных материалов.

• работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
• курирование персонала по исполнению их непосредственных обязанностей;
• принятие управленческие решений, а так же во взаимодействии с вышестоящим руководством, принятие решений, по антикризисному управлению компании;
• ведение документооборота компании (договора, счета, счета-фактуры, акты, внутренние приказы компании и т.д.);
• ведение клиентской базы. (планирование дебиторской и кредиторской задолженности);
• отслеживание срока действия договора с контрагентами;
• работа с входящей (исходящей) корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
• по поручению Генерального директора, печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
• формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой обеспечение их сохранности и сдача в архив;
• Организация встречи посетителей и гостей Компании;
• Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц;
• Обеспечивает жизнедеятельность офиса;
• Руководить работниками офиса (и обслуживающим персоналом), распределять обязанности между ними, доводить до сведения работников принятые решения, определять степень ответственности работников, разрабатывать стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализировать эффективность работы, осуществлять контроль за исполнением принятых решений.
• Разрабатывать и вести бюджет расходов по ведению проекта.