Специалист по ВЭД

Обязанности:
• обработка юридической документации на русском и английском языках (редактирование, форматирование, печать, сравнение);
• ведение клиентской базы, занесение в базу новых клиентов и файлов, отслеживание подлежащих возмещению клиентом часов и расходов, подготовка различных отчетов из базы;
• организация командировок: организация транспорта, бронирование гостиниц, авиа и ж/д билетов, составление заявок на командировки и авансовых отчетов, визовая поддержка;
• ведение электронного и бумажного документооборота и прочая секретарская поддержка

Обязанности:
Административная поддержка Менеджера по МТО:
• ведение финансовой отчетности руководителя;
• организация рабочего дня руководителя, организация поездок и встреч, отслеживание сроков выполнения поручений руководителя;
• проверка поступающей руководителю документации на соответствие ее требованиям внутреннего документооборота компании, делегированию полномочий, правильности ее оформления и наличию необходимых сопроводительных документов;
• подготовка писем, меморандумов, распоряжений, процедур
Осуществление всей необходимой секретарской поддержки отдела МТО:
• регистрация входящей и исходящей документации;
• подготовка и отслеживание заявок на канцелярскую и другую необходимую продукцию,
• организация документооборота отдела МТО: подписание и отслеживание тендерной документации, договоров и счетов;
• организация командировок: бронирование гостиниц, авиа и ж/д билетов, организация транспорта, визовая поддержка, составление заявок на командировки и авансовых отчетов для руководителя и сотрудников отдела
Временные дополнительные обязанности:
• организация совещаний, мероприятий, включая Собрания Акционеров КТК, осуществление секретарской поддержки на совещаниях;
• организация корпоративных мероприятий для сотрудников московского офиса (летнее мероприятие, новогодний вечер)
Замещение Администратора/ Аналитика по контрактам:
• администрирование базы данных по контрактам МТО PO Tracking (Access), занесение в нее поступающих на исполнение в отдел МТО заявок на закупку, контрактов, счетов, отправку счетов на кодировку и последующую оплату, отслеживание сроков оплаты и поставки, составление еженедельных отчетов по показателям отдела,
• исполнение функций секретаря тендерной комиссии МТО,
• подготовка к переходу администрирования контактов с базы PO Tracking на полное использования системы складского учета Максимо, участие в рабочих совещаниях по переходу, доработка совместно со ИТ специалистами системы Максимо на соответствие ее требованиям отдела МТО, подготовка переноса данных

Обязанности:
• обеспечение компаний арендаторов информацией, поступающей от администрации Бизнес Центра;
• бронирование комнат для переговоров;
• контроль за надлежащим техническим состоянием офисов.
• прием и переадресация телефонных звонков и сообщений;
• прием и регистрация посетителей