Бизнес-ассистент

Персональный ассистент CEO
Июнь 2021 — Июнь 2025 (4 года и 1 месяц)

Поддержка Генерального директора:
— Полное организационное сопровождение руководителя
— Планирование и управление рабочим графиком
— Организация встреч с деловыми партнёрами (госорганы, подрядчики, арендаторы)
— Подготовка материалов: повестки, справки, презентации
— Обеспечение встреч (ВКС, логистика, контроль присутствия)
— Выполнение бизнес- и личных поручений с соблюдением конфиденциальности
Контроль исполнения и координация процессов:
— Контроль исполнения поручений Генерального директора и топ-менеджмента
— Мониторинг сроков, статусов и качества выполнения задач
— Ведение протоколов совещаний и контроль реализации решений
— Постановка задач и доведение поручений до исполнителей
— Координация процессов между подразделениями для соблюдения сроков и приоритетов
Управление административной функцией:
— Организация и развитие административной деятельности компании на уровне Генерального директора
— Координация и контроль эффективности работы административного блока
— Обеспечение бесперебойной работы офиса и административных процессов
— Управление административным персоналом (секретари, водители, курьеры)
— Выстраивание взаимодействия между подразделениями и внешними контрагентами
Документооборот и договорная работа:
— Полный цикл документооборота (включая ЭДО)
— Подготовка и сопровождение договоров (подряд, аренда, услуги, поставки)
— Контроль согласования, подписания и исполнения договорных обязательств
— Подготовка внутренних документов: приказы, служебные записки, официальные письма
— Ведение реестров документации и контроль конфиденциальной информации
— Работа в 1С (документооборот, заявки, приказы)
— Подготовка и сопровождение обращений в государственные органы
— Ведение деловой переписки и контроль прохождения документов
— Взаимодействие с государственными и ресурсоснабжающими организациями
— Работа с КС-2, КС-3, АВР, УПД и счетами-фактурами
— Контроль корректности оформления и сроков документооборота
Финансы и бюджет:
— Ведение административного и проектного бюджета
— Контроль расходов и оптимизация затрат
— Подготовка отчетности (Excel)
— Контроль оплат и взаимодействие с бухгалтерией
— Подготовка аналитической отчетности
Закупки и подрядчики:
— Организация закупочной деятельности и работа с поставщиками
— Сопровождение договоров с подрядчиками
— Контроль качества предоставляемых услуг
— Опыт работы в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ
Дополнительно:
— Организация деловых мероприятий и встреч
— Участие в адаптации и обучении сотрудников
— Ведение табеля учета рабочего времени
— Обеспечение операционной поддержки офиса

— Управление проектами (корпоративные мероприятия, события под ключ)
— Планирование и контроль сроков, бюджета и качества реализации проектов
— Координация проектных команд и подрядчиков
— Взаимодействие с клиентами, ведение переговоров и деловой переписки
— Организация логистики и всех этапов реализации проектов
— Контроль выполнения обязательств и соблюдения договоренностей

— Развитие и сопровождение ключевых клиентов, участие в расширении клиентской сети
— Ведение переговоров, заключение и сопровождение договоров
— Контроль финансовой дисциплины и документооборота
— Управление небольшой командой (3 сотрудника): постановка задач, контроль исполнения
— Участие в подготовке и проведении выставок и презентаций
— Подготовка отчетности и аналитических материалов для руководства
— Обеспечение операционной и административной поддержки руководителя и подразделения
— Ведение полного цикла документооборота: договоры, счета, накладные, служебные записки, приказы, техническая документация
— Контроль корректности оформления документов и их соответствия внутренним регламентам
— Взаимодействие с клиентами и контрагентами: деловая переписка, участие в переговорах, сопровождение заказов
— Координация внутренних процессов и взаимодействия между подразделениями
— Организация командировок (билеты, проживание, трансферы) и административной поддержки сотрудников
— Обеспечение работы офиса: взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами, контроль пропускного режима, организация переговорных.