Секретарь

Административная поддержка руководителя: организация деловых встреч и поездок;
- Прием и распределение входящих телефонных звонков;
- Прием и распределение по адресатам корреспонденции;
- Ведение документооборота: прием и учет входящей/исходящей корреспонденции, сканирование документов, передача документов на подпись руководителю;
- Взаимодействие с курьерскими службами и почтой РФ;
- Организация командировок сотрудников (покупка авиа, ж/д билетов, бронирование гостиниц);
- Соблюдение порядка (чистоты) в офисе;
- Организация работы курьеров;
- Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, питьевой воды, учет обедов для сотрудников и др.);
- Прием посетителей, чай/кофе

Знание ПК (Word, Exel, Internet, e-mail), оргтехники, мини-АТС, прием-распределение звонков, работа с входящей и исходящей корреспонденцией, сканирование и копирование документов, планирование рабочего дня руководителя, обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды, чая/кофе, вызов мастеров по оргтехнике и текущему ремонту); заказ, бронирование авиа-ж/д билетов, гостиниц; бронирование столиков в ресторанах; оформление пропусков на вход, въезд-выезд посетителей; взаимодействие с администрацией БЦ; работа с курьерскими службами; ведение справочной информации, выполнение поручений руководителя.

Прием и распределение входящих звонков (мини АТС)
Организация встречи гостей
Работа с курьерскими службами
Прием и обработка входящей/исходящей корреспонденции
Ведение справочной информации
Заказ пропусков;
Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ воды, канцтоваров, чая, кофе и пр.
Составление и рассылка информационных писем по сотрудникам;
Ведение базы данных сотрудников компании;
Копирование, сканирование, брошюровка документов;
Выполнение поручений руководителя

Знание ПК (Word, Exel, Internet, e-mail), оргтехники, мини-АТС, прием-распределение звонков, обработка корреспонденции, протоколирование совещаний, планирование рабочего дня руководителя, обеспечение жизнедеятельности офиса, заказ, бронирование авиа-ж/д билетов, гостиниц,

1. Прием и распределение входящих-исходящих звонков (мини АТС)
2. Прием, регистрирование, оформление входящей-исходящей корреспонденции, ведение внутреннего документооборота компании
3. Контроль за качеством подготовки, правильности составления документов
4. Организация контроля исполнения документов
5. Отправка писем по факсимильной и электронной связи, через почтовое отделение
6. Работа с оргтехникой (принтер, факс, ксерокс, сканер)
7. Регистрирование приказов, распоряжений
8. Trevel-сопровождение руководства и сотрудников компании (заказ, бронирование авиа-ж/д билетов, бронирование гостиниц)
9. Составление и рассылка информационных писем по сотрудникам
10. Ведение базы данных сотрудников компании
11. Выполнение личных поручений руководителя

Сфера деятельности компании: торгово-производственная
Численность: 400 человек
Должность: Секретарь офиса/офис-менеджер
Обязанности секретаря офиса:
1. Прием и распределение входящих-исходящих звонков (мини АТС)
2. Регистрирование, оформление входящей-исходящей корреспонденции
3. Сопровождение и контроль договоров.
4. Работа с оргтехникой (принтер, факс, ксерокс, сканер)
5. Регистрирование приказов, распоряжений
6. Trevel-сопровождение руководства (заказ, бронирование авиа-ж/д билетов, бронирование гостиниц)
7. Копирование и опись бухгалтерских документов для предоставления в проверяющие органы
8. Подготовка документации для предоставления в ГИБДД (балансовая справка, приказ о назначении ответственного исполнителя, доверенность на управление ТС и т.п.)
9. Оформление справок (военкомат, по месту требования, и т.п.)
10. Составление и рассылка информационных писем по сотрудникам
11. Ведение базы данных сотрудников компании
Администрирование офиса:
1. Обеспечение и контроль электронной информационной рассылки между подразделениям офиса
2. закупка канцелярских и хозяйственных товаров:
3. Заказ питьевой воды:
4. Заказ пропусков для посетителей
5. Заказ печатей для организаций
6. Контроль за порядком в офисе (уборщицы, электрики, курьер)

Работа на ПК (Word, Exel, Internet, e-mail), оргтехнике, мини-АТС, прием-распределение звонков, обработка корреспонденции, обеспечение жизнедеятельности офиса, заказ, бронирование авиа-ж/д билетов, гостиниц.