Помощник руководителя/ Офис- менеджер

Систематизация входящей и исходящей документации;
Ежедневная отправка корреспонденции (курьеры, DHL, Почта России);
Прием и распределение телефонных звонков (Мини-АТС);
Составление приказов и их доведение до сотрудников;
Встреча гостей;
Подготовка к проведению переговоров;
Выставление счетов и составление ежемесячных детализированных отчетов клиентам, организация деловых поездок (заказ билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка);
Планирование рабочего дня руководителя;
Организация рабочего места руководителя;
Объявление тендера на поставку офисной мебели, канцелярских принадлежностей и их последующий заказ.

1. Работа с документами
прием корреспонденции, поступающей на рассмотрение руководителя, и в соответствии с принятым решением ее последующая передача в структурные подразделения или непосредственным исполнителям;
прием и проверка правильности оформления проектов документов, передаваемых на подпись руководителю, их качественное редактирование;
ведение делопроизводства: составление запросов, писем и прочих документов, подготовка отчетов, докладов и других, необходимых для работы руководителя, материалов;
оперативное хранение документов до передачи в архив;
формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение сохранности и сдача их в архив в установленные сроки;
контроль исполнения изданных приказов и распоряжений работниками предприятия, контроль над соблюдением сроков выполнения поручений и указаний руководителя, взятых на контроль.

2. Организационная работа:
прием и передача сообщений по каналам связи (e-mail, факс и т.д.);
прием посетителей и звонков, ограждение руководителя от ненужных звонков и посетителей, самостоятельное принятие решений по завершению и переадресации звонков;
создание необходимых условий и обеспечение рабочего места руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, необходимыми для работы руководителя;
координация и организация встреч руководителя, рациональная разработка процедуры и порядка работы начальника;
подготовка заседаний и других совещаний, проводимых руководителем (оповещение участников о месте проведения и времени совещания, оповещение о повестке дня, их регистрация участников, а также сбор необходимых материалов), ведение и оформление протоколов совещаний;
представительская деятельность и организация презентаций;
организация приема посетителей руководителя, содействие оперативности рассмотрения предложений и просьб;
исполнение личных поручений (как выбор подарков деловым партнерам, так и поиск гувернантки для детей руководителя).

Работа с большим документооборотом компании,организация встреч,планирование рабочего дня руководителя,работа с регионами,ведение личных дел руководителя,организация работы курьера и водителей.Оформление загранпоездок и размещение в отелях гостей и сотрудников компании.Трудовой договор прекращен в связи с переводом в ЗАО "Взрывпромкомплект"

• Планирование рабочего дня руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
• Осуществление технического обеспечения деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
• Выезды по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
• Сопровождение руководителя на встречах, в поездках, пр.
• Участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах, ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результат встреч, переговоров.
• Осуществление связи с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
• По поручению руководителя согласовывание отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указания и распоряжения руководителя; контроль и исполнение указаний и распоряжений.
• Осуществление и сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление руководителю.
• Ведение делопроизводства, получение адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведение и их учет и регистрация, передача их руководителю.
• Ведение и запись на прием к руководителю, организация и прием посетителей.
• Поручения по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.
• Выполнение разовых поручений руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
• Выполнение иных поручений руководителя в рамках служебных отношений

Работа с большим документооборотом компании,организация встреч,планирование рабочего дня руководителя,работа с регионами,ведение личных дел руководителя,организация работы курьера и водителей.Оформление загранпоездок и размещение в отелях гостей и сотрудников компании.Трудовой договор прекращен в связи с переводом в ЗАО "Взрывпромкомплект"

• Планирование рабочего дня руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
• Осуществление технического обеспечения деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
• Выезды по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
• Сопровождение руководителя на встречах, в поездках, пр.
• Участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах, ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результат встреч, переговоров.
• Осуществление связи с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
• По поручению руководителя согласовывание отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указания и распоряжения руководителя; контроль и исполнение указаний и распоряжений.
• Осуществление и сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление руководителю.
• Ведение делопроизводства, получение адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведение и их учет и регистрация, передача их руководителю.
• Ведение и запись на прием к руководителю, организация и прием посетителей.
• Поручения по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.
• Выполнение разовых поручений руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
• Выполнение иных поручений руководителя в рамках служебных отношений

Аренда ,продажа площадей в отдельно стоящем офисном здании,внутренней и внешний документооборот,прием и распределение телефонных звонков (мини-АТС), работа с пограммой "1С:Предприятие 8"; планирование и организация встреч и переговоров руководителя, организация конференц-связи, бронирование и заказ билетов и гостиниц, прием посетителей.

Ведение рабочего дня руководителя:

- приём и распределение звонков;
- запись на приём;
- ведение личного календаря и расписание недели;
- выполнение поручений по набору и отправке документов;
- подготовка документации к совещаниям и конференциям;
- встреча посетителей;
- подготовка и организация мероприятий;
- организация командировок;
- поиск персонала различного уровня.

Есть рекомендации!