Администратор проекта

• подготовка и согласование с Заказчиком/Субподрядными организациями актов КС2, КС-3, КС-6а, итоговых актов выполненных работ;
• подготовка отчетов по использованию давальческого сырья (на основании Накладных М-15);
• ведение накопительных ведоместей;
• составление отчетов об использовании полученных авансовых платежей;
• подготовка актов взаимозачета;
• составление договоров, дополнительных соглашений;
• ведение графиков производства работ, их актуализация;
• взаимодействие с представителями Заказчика, Исполнителей (в рамках своей компетенции);
• координация задач между участниками проекта и контроль их выполнения;
• коммуникация с субподрядными организациями;
• проведение тендеров для составления локально-сметных расчетов;
• контроль за сроками оплат и получения документов, составление отчетов для руководства;
• выполнение других поручений руководителя в рамках своей компетенции.

• Работа с формами КС-2, КС-3, КС-6;
• Составление актов выполненных работ;
• Организация эффективного документооборота, работа с договорной и первичной документацией;
• Контроль и координирование проектов компании, отслеживание бизнес-процессов;
• Ведение юридических дел (подготовка всех документов для подачи в суд и на протяжении всего судебного разбирательства);
• Ведение графика Руководителя, повседневных задач, напоминание о ключевых запланированных действиях;
• Планирование, организация и координация мероприятий, выставок;
• Поиск и закупка строительных материалов;
• Поиск, обработка и анализ информации по различным темам, связанным с направлением работы Руководителя;
• Взаимодействие с другими подразделениями, постановка поручений сотрудникам, отслеживание их исполнения;
• Travel support Руководителя;
• Жизнеобеспечение офиса, оперативное решение возникающих рабочих вопросов

• Контроль работы клининга;
• Выполнения поручений руководителей;
• Прием телефонных звонков, фиксирование и передача служебной информации руководителю и сотрудникам офиса, переадресация звонков;
• Чай/кофе для руководителя и гостей;
• Встреча гостей, организация переговоров и совещаний (техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня;
• Обеспечение документооборота в офисе: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов, внесение в базу данных (при необходимости);
• Подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности офиса по поручению руководителя
• Подготовка и ведение авансовых отчетов;
• Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организация их приемки, учета, хранения и выдачи;
• Осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования и коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.;
• Оформление пропусков.

Специалист АХО (август 2021 - декабрь 2021)

• Оформление командировок сотрудников офиса, обработка заявок в IntraService;
• Оформление курьерских отправок из офиса и регионов, взаимодействие с курьерской службой по вопросу доставок, оплаты счетов;
• Заказ необходимой канцелярии для всех офисных сотрудников;
• Оформление подотчетных д/с для курьера (почтовые расходы);
• Оплата счётов в 1С: Казначейство;
• Выполнение отдельных поручений руководителя

• Работа в системе Bitrix24;
• Работа с документами и документной информацией (учёт, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);
• Разработка табелей рабочего времени сотрудников офиса;
• Заказ канцелярии, продуктов для проведения переговоров;
• Бронирование гостиниц, заказ авиа, ж/д билетов;
• Организация жизнеобеспечения офиса;
• Выполнение поручений руководителя;
• Распределение почтовой корреспонденции;
• Обслуживание приёмной директора (чай\кофе, организация встреч).