Секретарь- Делопроизводитель

Прием и регистрация корреспонденции, направление ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передача документов на исполнение, оформление регистрационных карточек или создание банка данных. Ведение картотеки учета прохождения документальных материалов, осуществление контроля над их исполнением, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам. Отправка исполненной документации по адресатам. Ведение учета получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов текущего архива. Обеспечение удобного и быстрого поиска документов. Подготовление и сдача в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составление описи дел, передаваемых на хранение в архив. Прием документов на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверка правильности их составления и оформления. Обеспечение сохранности проходящей служебной документации. Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя.

Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.