Помощник руководителя

О бязанности: Заключение договоров, доп. соглашений, приложений (новые контрагенты, постоянные партнеры);
Дебиторка, обратный выкуп;
Ведение маркетинговых услуг (услуги размещения издания, распространения, выкладка издания);
Мониторинг торговых точек (проверка оказания услуг, наличие издания, рыночная стоимость);
Поднятие тиражей. Достижения: За месяц работы в компании наладила контакты с контрагентами, перед
которыми были просрочены оплаты за услуги и обратный выкуп, что
повлекло за собой задержку оплат поставки; Уменьшила дебиторскую
задолженность, а также документную задолженность (так как длительное
время документы не предоставлялись компаниям); Подняла в бухгалтерии
документы, начиная от 2007г., по которым была выявлена задолженность и
погашена; Отслеживала контроль вкладки в издание (стимулирующая
лотерея).

Обязанности: Входящие-исходящие звонки;
Прием гостей;
Знание оргтехники;
Исполнение поручений руководства;
Организация и согласование командировок сотрудников компании и первых лиц (авиа - ж/д билеты, гостиницы, трансфер);
Заключение договоров АХО - поиск контрагента, создание тендера,
отправка договора с необходимыми документами на визирование
(туроператоры, гостиницы, такси и др.); Отслеживание и оплата счетов АХО - выставление счетов на плату
в Финансовом модуле компании, выбор статьи бюджета для оплаты
(согласование с Финансовым отделом), Отслеживание прохождения полного
цикла документа на оплату внутри компании, далее передача в бухгалтерию
актов, счет-фактур за оплату выполненных услуг; Подготовка переговорных комнат для совещаний внутри компании, для деловых встреч;
Входящая-исходящая корреспонденция, контроль над своевременной
доставкой корреспонденции с почты, оформление заявки на водителя в
Финансовом модуле для доставки корреспонденции в офис; Подача заявок на оформление необходимых доверенностей в
юридический департамент компании (процедура по внутреннему регламенту
компании); Курирование работы курьера; Ассистент юридического департамента:
Выполнение поручений руководителя;
Оказание необходимой помощи в работе сотрудникам юридического отдела;
Работа в Финансовом модуле с документами компании: создание
карточки контрагента в Финансовом модуле, внесение реквизитов, проверка
оформленных карточек договоров на правильность заполнения, дополнения
файлов сотрудниками компании, отправление документов на визирование
внутри компании по выбранным схемам; Консультирование сотрудников компании по вопросам работы в Финансовом модуле связанной с юридическим департаментом;
Внесение предложений по улучшению процессов работы Финансового модуля;
Взаимодействие с IT отделом при возникающих ошибках в работе
Финансового модуля после введения новых процедур внутри компании; Поддержание наличия необходимого пакета документов в
юридическом департаменте (нотариально заверенные копии учредительных
документов, доверенностей);
Оформление доверенностей по запросам сотрудников с подтверждения непосредственного руководителя (по внутреннему регламенту);
Проверка документов, прошедших визирование внутри компании на
внесение комментариев, передача документов на подпись Генеральному
директору;
Помощь юристам в оплатах счетов за оказанные услуги, гос. пошлин; Ведение электронной базы документов компании, предложения по
совершенствованию системы документооборота, сотрудничество с IT отделом
для внесения изменений в финансовую программу, в которую полностью
входит электронный документооборот.