Помощник руководителя

Курирование работ Обособленных Структурных Подразделений, далее ОСП.
Организация открытий новых ОСП, организация поставок им необходимого оборудования и расходных материалов для обеспечения жизнедеятельности ОСП, в том числе и для существующих ОСП.
Осуществление командировок с производственными проверками, составление отчетов в рамках проведенных командировок.
Проведение внутреннего аудита как в ОСП, так и в отделах внутри филиала.
Подготовка проектов приказов и распоряжений и согласование их как с руководством «EMS Почта России», так и, по необходимости, с сотрудниками ФГУП «Почта России».
Согласование расходных Договоров для ОСП.
Формирование БИР и БДР в соответствии с потребностями региональных ОСП и контроль за исполнением затрат по бюджету.
Работа в системе ЕИСК.
Взаимодействие с сотрудниками региональных УФПС по всем возникающим вопросам, связанным с предоставлением услуги EMS в регионах.
Формирование и консолидация информации по сотрудникам региональных УФПС, ответственных за предоставление услуги EMS, сотрудников, ответственных за прием отправлений EMS по гарантийным письмам. Ежеквартальное обновление и актуализация полученной информации.
Формирование и консолидация информации по пунктам приема и доставки EMS отправлений в регионах, обновление и актуализация её каждые ½ года.
Формирование и рассылка информационных писем и запросов в ОСП и УФПС.
Формирование информации по запросам руководства и проведение анализа по полученным данным.
Формирование паспортов ОСП на внутреннем ресурсе «Паблик» «EMS Почта России» и ежемесячное их обновление.
Рассмотрение претензий клиентов, ответы на претензии как в письменной форме, так и в телефонном режиме, разрешение спорных вопросов, урегулирование конфликтов с клиентами при обращении клиентов непосредственно на адрес отдела, или по распоряжению руководства.

Имею благодарственное письмо от 26.08.2014г. за подписью директора «EMS Почта россии» С.К. Малышева «За проявленную лояльность и преданность «EMS Почта России», а так же благодарственное письмо от начальника Новосибирского СЦ Д.А. Мальцева «За плодотворное сотрудничество и оказанную помощь в обеспечении деятельности Новосибирского ОСП».

Прием и перераспределение всей входящей информации, поступающей в секретариат (телефонные звонки, факсы, эл.сообщения).
Отправка и регистрация исходящей почтовой корреспонденции, включая отправления через курьерские службы. Контроль возврата извещений об уведомлении.
Ведение журнала регистрации входящей и исходящей почты.
Прием телефонограмм, передача их исполнителю.
Ведение журнала регистрации входящих телефонограмм.
Организация рабочего дня руководителя, организация совещаний, встреч, переговоров.
Сервисное сопровождение переговорных процессов, подача напитков и т.д.
Выполнение копировальных, редакционных и машинописных работ, сканирование документов.
Документационная поддержка.
Подготовка и представление материалов к совещаниям, встречам (определение тем, вопросов, доведение до участников совещания, согласование).
Формирование и обновление списка телефонных номеров абонентов офиса.
Организация командировок ген. директора и сотрудников компании, заказ авиа и ж/д билетов, организация размещения.
Выполнение личных поручений руководителя (набор текстов, взаимодействие с внешними контактами, сбор информации). Организация работы приемной, ежемесячный заказ канцелярских товаров для сотрудников офиса.

Быстрый набор текста и передача его абонентам.

- Планирование рабочего дня руководителя;
- обработка корреспонденции;
- получение сведений от подразделений;
- телефонные переговоры;
- контроль выполнения приказов и поручений руководителя;
-организация приема посетителей;
- бронирование билетов и номеров в гостиницах.