Бизнес-ассистент

Проект, в котором есть много направлений: Создание контентзаводов, продюсирование экспертов, продюсирование запусков, разработка продуктов на стыке c IT.

В этом проекте я отвечаю за выстраивание системного бизнеса, масштабирование инфопродуктов и создание прозрачной операционной среды. Моя работа объединяет стратегическое планирование, управление командой и техническую экспертизу в запусках.
Я создаю экосистему для развития компании, создаю стратегии и контролирую соблюдение стратегии каждым из участников процесса.
Помимо этого я всегда могу «закрыть дыры» и взять на себя операционные задачи либо делегировать их компетентным коллегам, взяв на себя контроль за выполнением задач.

Чем занимаюсь:
• Создание детальных декомпозиций целей и преобразование их до конкретных задач исполнителям
• Подготовка проектов к привлечению капитала - от разработки презентаций до ведения коммуникаций с потенциальными инвесторами
• Проведение глубоких аудитов конкурентов и «крупных игроков» инфобизнеса
• Создание экосистему хранения материалов и документов. Создание структуры в Google Drive, Notion и Bitrix24, с разделением потоков по проектам и отделам.
• Внедрение Bitrix24 в ежедневную работу команды
• Курирование разработок дизайнера: сайты, презентации, материалы для оформления постов
• Управление командой из 7 специалистов, обеспечивающее соблюдение дедлайнов и высокое качество исполнения задач в каждом отделе
• Сопровождение создания инфопродуктов от концепции и написания стратегии запуска до финальной реализации.
• Контроль качества коммуникаций с клиентами и корректность ведения отчетности отделом продаж

За время работы я:
• Поспособствовала трансформации компании из хаотичного стартапа в структурированный бизнес, где каждый процесс оцифрован, документы систематизированы, а команда работает в едином информационном поле

Бизнес-ассистент отдела запусков | Проект «Исходный код» Кристины Егиазаровой

Чем занималась:

• Контроль интеграции всей компании в CRM
• Ежедневный и еженедельный трекинг задач команды отдела запусков (проджект-менеджеров, дизайнеров, копирайтеров, ассистентов, PR-менеджера)
• Контроль сроков и качества реализации этапов запуска и смежных проектов
• Ведение рабочего календаря руководителя и приоритезация входящих запросов
• Взаимодействие с отделами команды (7 отделов в компании) для актуализации процессов и задач в команде
• Подготовка материалов для стратегической сессии: разработка маршрутных листов, выделение болей и узких мест в работе, целеполагание
• Создание декомпозиций после сратегических сессий и корректировка стратегии в соответствии с текущей ситуацией
• Планирование, контроль распределения бюджета отдела
• Разработка  KPI для сотрудников отдела
• Контроль выполнения KPI
• Расчет заработной платы и подача форм финансовому контроллеру компании
• Написание подробных технических заданий (ТЗ) для дизайнеров, копирайтеров и других подрядчиков
• Полный цикл найма сотрудников в отдел запусков (проджект-менеджеры, ассистенты)
• Поиск, отбор и координация внешних исполнителей и узкопрофильных специалистов
• Синхронизация работы штатных сотрудников и внешних команд для соблюдения единого вектора проекта
• Подготовка масштабных выпускных школы, активностей на форумах и участия в конференциях
• Организация стратегических сессий в других городах «под ключ» (подбор локаций, бронирование отелей, логистика, трансферы).
• Управление циклом создания физических продуктов школы от идеи до финального образца.
• Поиск производственных площадок, работа с поставщиками материалов и контроль логистических цепочек

За время работы в прокте я:
• С нуля сформировала основной костяк отдела запусков. Провела полный цикл найма: от поиска и первичного отбора до вывода на задачи 2-х Project-менеджеров, личного ассистента руководителя и своего ассистента.
• Сформировала пул проверенных внешних подрядчиков (дизайнеры, копирайтеры, тех. специалисты).
• Укомплектовала штат отдела за короткий срок, что позволило своевременно запустить новые потоки обучения без потери качества контента и сервиса.
• Выстроила операционную инфраструктуру отдела. Осуществила переход команды в единый таск-менеджер и внедрила систему контроля в CRM. Ввела регламенты ежедневного и еженедельного трекинга для ПM, дизайнеров и копирайтеров. Исключила потери задач и срывы дедлайнов. Ввела систему штрафов за несоблюдение правил, внедренных для создания системы.
• На 3-й месяц работы полностью взяла на себя разработку линейки мерча школы: от концепции и дизайна до выбора производств, контроля логистики и финального продукта.
• За 2 дня дистанционно организовала работу стенда на конференции Instadium (Красная Поляна). С нуля реализован дизайн стенда, найдены и наняты актеры, обеспечен тематический реквизит и логистика. Стенд стал одной из активных точек притяжения форума.

Была бизнес-ассистеном в проекте «Фокус» Андрея Калашникова и Михаила Дашкиева. Это программа-практикум по архитектуре бизнеса и выходу собственника из операционки.
В рамках проекта вела нескольких участников параллельно в качестве бизнес-ассистента, работая в паре с трекером-помощником для предпринимателей.

Чем занималась:
• Декомпозиция и постановка задач: Формулирование задач от руководителя по методологии SMART, контроль их принятия и соблюдения дедлайнов.
• Ведение воркбуков, настройка и контроль рабочих пространств в CRM-системах.
• Ведение протоколов встреч с фиксацией ключевых договоренностей и ответственных лиц.
• Контроль плановых и фактических метрик по всем департаментам в ежедневном режиме. Постановка задач для корректировки фактических показателей до плановых
• Агрегация данных из разных отделов для формирования единой картины состояния бизнеса для руководителя.
• Организация и проведение ежедневных и еженедельных планерок для команды до 15 человек. Модерация дискуссий и фокусировка команды на приоритетах.
• Ведение календаря руководителя, фильтрация входящих запросов на встречу и оптимизация рабочего времени.
• Обеспечение прозрачности взаимодействия между проектными группами.
• Сопровождение клиента на этапе входа в проект (онбординг), ознакомление с регламентами взаимодействия и ценностями компании.
• Контроль за чистотой данных в CRM и актуальностью статусов по каждому клиенту.

За время работы в проекте я:
• внедрила CRM системы в более чем 10 компаний-клиентов в рамках проекта
• Создала систему отчетности финансового отдела для строительной компании: Внедрила ОДДС, ОПиУ, Управленческий баланс.
• Систематизировала работу более 10 команд через воркбуки, таблицы плановых и фактических показателей для каждого департамента.
• Внедрила жесткий контроль исполнения задач по методологии SMART, что позволило соблюдать дедлайны в условиях многозадачности руководителя.

Чем занималась:
• Полное ведение и контроль БДДС
• Формирование и анализ управленческого баланса, подготовка отчетности для руководства
• Мониторинг соблюдения бюджетов по строительным объектам, план-фактный анализ затрат
• Начисление и выплата вознаграждений административному персоналу и линейным рабочим на строительных площадках
• Контроль выдачи и целевого использования денежных средств рабочими, проверка авансовых отчетов
• Создание и ведение реестров финансовой документации, организация системы хранения и учета

За время работы я:
• С нуля создала цифровые реестры всех документов компании, что сократило время поиска нужной информации
• Разработала и внедрила систему точного расчета оплаты труда для строительных бригад, исключив ошибки и задержки
• Ввела контроль за подотчетными средствами и соблюдением бюджетных лимитов по проектам, что позволило избежать перерасхода средств