Секретарь

• Регистрация входящей и исходящей документации. Контроль отправки писем.
• Ведение электронного документооборота.
• Приём и распределение входящей корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции.
• Сканирование, копирование документов, ведение базы и архива.
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (канцтовары, вода, работа с обслуживающими подразделениями. Решение организационных вопросов по обеспечению эффективной работы офиса).
• Координация работы курьеров (Ведение журнала заказов).
• Контроль порядка и чистоты гостевой зоны.
• Заказ пропусков для посетителей.
• Работа с входящими и исходящими звонками, консультирование клиентов, перераспределение звонков.
• Бронирование, подготовка и обслуживание переговорных комнат.
• Организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
• Замещение секретаря в приемной генерального директора, на время ее отсутствия: сбор и подготовка необходимой документации (справки, протоколы, отчеты). Жизнеобеспечение приемной директора (заказ канцелярии, продуктов). Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования. Чай/кофе для руководителя и гостей
• Распределение и передача корреспонденции руководителю, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования или ответов.
• Проверка правильности оформления внутренних документов, организационно-распорядительных документов, исходящих писем.
• Ведение документооборота директора по производству, технического директора.
• Ведение протоколов оперативных совещаний. Занесение протоколов в 1С-8, осуществление постановки задач по вопросам протоколов.
• Постановка задач в ЕИС исполнителям по визе руководителя. Контроль исполнения и закрытие задач.


Награждена почетной грамотой от "Ассоциации Пермские строители" и Пермского краевого комитета профсоюза строителей за добросовестный труд, за образцовое выполнение обязанностей для организации высокопроизводительной работы специалистов компании" (10.08.2014)

Прием входящих и исходящих звонков, консультирование клиентов об услугах компании.
Регистрация входящих и исходящих писем.
Ведение делопроизводства.
Работа с оргтехникой (принтер, сканер, копир, МФУ).
Организация трансфера, бронирование гостиниц.
Встреча клиентов.
Помощь в подготовке рабочих мест преподавателю, сопровождение учеников при сдаче экзамена инспектору Ростехнадзора.
Консультирование учеников по учебной программе "ОлимпОкс" (настройка программы, ведение базы программы)
Подготовка удостоверений выпускникам (ИТР, рабочие специальности)
Помощь при проведении инвентаризации.
Курьерские услуги.
Замещение менеджера по организации обучения на время ее отсутствия.