Помощник руководителя

-организация и координация встреч, планирование рабочего дня ГД.
-подготовка к переговорам(сбор необходимой документации)
-работа с документами для ГД.
-корректировка,набор текста,печать документов для ГД.
-координация работы секретаря
-решение миграционных вопросов иностранных сотрудников: получение приглашений,разрешений на работу,регистраций.
-переводы(устные и письменные)по запросу ГД.
-тревел поддержка ГД(билеты, бронь отеля, такси)
-ведение авансовых отчётов ГД во внутренней бюджетной программе Agresso
-составление отчётов для ГД.

1. Организация документооборота: обеспечение приёма, учёта, регистрации, контроля исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документированной информации.
2. Осуществление контроля исполнения документов и поручений руководства, принятие оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их выполнение.
3. Доведение принятых руководством решений до непосредственных исполнителей.
4. Приём и распределение звонков.
5. Заказ билетов и бронирование гостиниц для командировок сотрудников. Визовая поддержка.
6. Осуществление оперативной связи со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (почта, телефон, факс, электронная почта, курьерские службы и тд.)
7. Оформление разовых и постоянных пропусков для посетителей и грузов.
8. Сопровождение посетителей (проходная-офис-проходная).
9. Выполнение поручений руководства по переводу, по ведению машинописных, копировально -множительных работ и др.
10. Оформление разрешений на работу, приглашений иностранным гражданам, а также регистрация иностранных граждан по месту прибытия.
11. Информационная поддержка иностранных коллег, находящихся в Москве.
12. Внесение платежей в бюджетную систему.
13. Хозяйственное обеспечение офиса в бесперебойном режиме. (канцтовары, чай, кофе, вода и тп.) и поддержание офиса в рабочем состоянии (контроль за уборкой, освещением, состоянием замков, работой кондиционеров и тп.)
14.Оргпнизация нового офисного пространства с 0.
15.Контроль и распределение работы курьера,секретаря.

1.Административно-хозяйственная и информационно-справочная поддержка руководителя и отдела
(4 человека).
2. Организация деловых поездок, мероприятий, визовая поддержка сотрудников, бронирование и заказ билетов, гостиниц,трансферы.
3. Ведение календаря и планирование рабочего дня руководителя;
4.Ведение делопроизводства
5. Ведение деловой переписки , на русском и на английском языке;
6. Обеспечение приема гостей;
7.Организация приема на работу и рабочих мест для новых сотрудников;
8.Взаимодействие с контрагентами, заключение и ведение контрактов;
9.Письменный перевод официальных писем и документации с/на рус./англ.
10. Подготовка совещаний и конференций;
11.Подготовка первичных бухгалтерских документов (платёжные поручения , отчетов по расходам).
12.Выполнение работ по документационному обеспечению руководителя (машинописные и копировально-множительные работы);
13. Взаимодействие с провайдерами услуг (канцтовары,аренда жилья, машиномест, интернет,телефония,почта, заказ воды)
14.Координация работы водителя.
15.Сопровождение первого лица на деловых встречах, выставках,приёмах, последовательный перевод.
16.Дополнительные поручения личного характера.

Ответственна за развитие клиентской сети, полное сопровождение клиента от момента заказа до момента доставки товара на склад клиента.

размещение заказов у иностранных производителей, постоянный контакт с иностранными партнёрами, контроль своевременных отгрузок, организация и контроль транспортировки грузов в Москву , взаимодействие с агентами в КНР и с перевозчиком( бронь, контроль ставок ) , взаимодействие с таможней (сертификаты, гигиены, веса), ценовая политика, запуск новых проектов по линейке продукции,тесное взаимодействие с отделом маркетинга (работа с дизайнами,этикетом), поиски новых партнёров, анализ и контроль ценовой политики, подписание соглашений, контроль платежей ,ведение отчётности в 1С (проформа-инвойс).

письменные переводы документации н переписки на английский и китайский языки, устный перевод на английский язык на переговорах и в офисе(для административного, технического и финансового отдела)

размещение заказов у иностранных производителей, постоянный контакт с иностранными партнёрами, организация и контроль транспортировки грузов в Москву ,анализ и составление прогнозов по продажам, выявление наибольшего спроса, участие в переговорах, международных выставках, поиски новых партнёров, встречи и проведение закупок непосредственно в стране-производителе

письменные переводы документации и переписки на английском языке, устный перевод на переговорах, участие в выставках