Руководитель, заместитель руководителя

PMO.
Место работы: Главный офис нефтяной компании "ЛУКОЙЛ".

Взаимосвязанные проекты по автоматизации систем управления предприятием:

1. Управление подрядчиками и руководителями проектов в части заключения контрактов и согласования приемок и контроль;
2. Согласование материалов-презентаций, подготовленных руководителями проектов, в целях вынесения на управляющие органы проектов для доклада и утверждения (Оперативный совет, Управляющий совет, Секция), в части сдвига сроков по проектам, изменения стоимости, заключения контрактов, согласования приемок работ, ввода в промышленную эксплуатацию. Контроль. Согласование формулировок руководителей проектов для внесения в протоколы (корректировка).
2. Ведение договорной работы (вычитывание каждого нового контракта, согласование заключения договоров со смежными подразделениями-экспертами), ведением приемок;
3. Формирование и актуализация базы поручений, организация мониторинга исполнения;
4. Актуализация и мониторинг исполнения плана-графика работ;
5. Контроль качества работы проектных команд;
6. Организация и проведение регулярных совещаний по проектам, протоколирование решений;
7. Сбор и катологизация проектной документации;
8. Регулярная отчетность перед управляющими органами проектов (статус исполнения плана-графика работ, презентационные материалы и др.);
9. Организация взаимодействия с функциональными заказчиками;
10. Организация взаимодействия с проектными командами смежных проектов;
11. Контроль бюджета в части инвестиционных расходов (CAPEX);
12. Контроль трудозатрат, средних ставок при заключении договоров с контрагентами;
13. Контроль соответствия условий договоров ЛНА дочерних и головной компаний;
14. Урегулирование всех разногласий с контрагентами по условиям контрактов Проектного офиса;
15. Подготовка расчета индикативной цены (РИЦ) на работы по всем договорам (формульным методом с применением индексов, методом на основе аналога, рыночным), согласование РИЦ с ответственными начальниками смежных отделов и подписание;
16. Подготовка сравнительного анализа стоимости консультационных услуг по всем новым договорам; подготовка сравнения ставок контрагентов на работы по новому договору с уже заключенными с ними за последние три года;
17. Информирование Руководителя Проектного офиса о всех рисках при заключении договоров, изменения стоимости и сроков;
18. Контроль договорных обязательств контрагентов (более 12 контрактов);
19. Планирование платежей по всем контрактам Проектного офиса;
20. Управление руководителями проектов при осуществление запуска всех нематериальных активов (НМА) в промышленную эксплуатацию;
21. Подготовка информации о занятости всех сотрудников и совместителей в инвестиционных проектах (трудозатратах) ежемесячно в целях планирования бюджета;
22. Контроль всех поступающих поручений на Проектный офис ЦСМ, исполнение / определение ответственных руководителей проектов и контроль исполнения в установленные сроки.
23. Подготовка презентаций по проектам, построение диаграмм.

EPC-контракты.
Проекты: все гос объекты Бизнес-блока Промышленное и гражданское строительство (ПГС)

В части разработки стратегии развития компании на три года:
1. Формулирование цели и видения компании;
Анализ основных конкурентов компании на рынке строительства.
2. Поиск новых проектов, потенциально возможных для компании, и отбор исходя из географических особенностей, стоимостных и направления компании и назначения объектов для включения в стратегию Бизнес-блока ПГС компании.
3. Определение областей России для развития компании.
4. Взаимодействие с и.о. финансовым директором в части запроса информации по выручке, валовой прибыли по текущим проектам.
5. Самостоятельное прогнозирование выручки, валовой прибыли (роста компании) с учетом новых проектов на ближайшие три года.
6. Изучение новых технологии (из зарубежных источников), применяемых заграницей и в России, в целях включения в стратегию развития.
7. Подготовка презентации по стратегии развития Бизнес-блока ПГС компании с диаграммами для ЗГД по ПГС.

По всем проектам Бизнес-блока ПГС:

1. Контроль исполнения приказов заместителя генерального директора (ЗГД), генерального директора (ГД) управлениями бизнес-блока ПГС.
2. Подготовка приказов о назначении ответственных директоров за каждый проект.
3. Подготовка и согласование с ЗГД по ПГС официальных писем по проектам в адрес вышестоящих гос инстанций (Министру культуры, в Прокуратуру, СРО СоюзАтомПроект), проектных организаций, служебных записок в адрес дочерних организаций.
4. Разработка единой формы функциональных контрактов по направлениям бизнес-блока ПГС, включающие результаты работ-отчетные формы, должностные обязанности сотрудников, организационно-штатные структуры; согласование с директорами;
5. Перераспределение функциональной ответственности между центральным офисом и дочерними генподрядными организациями по направлениям.
6. Контроль исполнения Бизнес-блоком ПГС и дочерними организациями поручений внешних (на уровне Правительства РФ) и внутренних совещаний.
7 Подготовка презентации по новым проектам с техническими показателями и экономическими показателями для принятия решения ЗГД об участии в тендере;
подготовка презентации с реализованными компанией проектами-аналогами для переговоров ЗГД с заказчиком-организатором тендера.
8. Контроль исполнения соответствующими управлениями бизнес-блока ПГС и дочерними организациями корректирующих мероприятий по результатам аудита.
9. Подготовка должностной инструкции директора проекта; согласование с существующими директорами проектов.
10. Контроль сроков исполнения основных вех по проектам Бизнес-блока ПГС; подготовка единой справки по ключевым этапам проектов для заместителя генерального директора.
11. Контроль фактических сроков реализации проектов согласно директивным.
12. Подготовка к инвентаризации ТМЦ Бизнес-блока ПГС.

Проекты: Музейный и театрально-образовательный комплекс в г. Владивосток.

1. Контроль выполнения договорных обязательств проектными и подрядными организаций и взаимодействие с заказчиком.
2. Подготовка, расчет и актуализация стоимостной таблицы проектных и производственных рисков по Проекту.
3. Подготовка производственных стоимостных программ на полугодие по Проекту.
4. Подготовка проблемных вопросов по проектам и контроль, которые требуют решения на уровне Правительства РФ, для вынесения на рассмотрение.
5. Подготовка отчетности о ходе реализации проектов для акционеров (технич., производств., стоимостн.) в виде презентации, годовых отчетов по проектам для совета директоров.
6. Контроль организации документооборота по Проекту.
7. Координирование сотрудников и контроль исполнения ими поручений.
8. Формирование функционального контракта технического и производственного управления Проекта, его деятельности, должностных обязанностей сотрудников, организационно-штатной структуры.
9. Определение необходимой документации по проектам для проверки аудитором ПАО Газпром, формирование реестра, подготовки документации для проверки.
10. Постановка задач техническому и производственному управлений в части подготовки информации для аудиторской проверки, организация и контроль.
11. Подготовка плана КЦиП по техническому управлению Проекта, подготовка предложений по повышению эффективности показателей.
12. Разработка форм документов и утверждение, контроль оформления сотрудниками документации в соответствии с установленным стандартом, формами.
13. Анализ исполнения контрактов с заказчиком и формирование справок о ходе реализации проектов для ответа в СРО СоюзАтомПроект.
14. Подготовка справок по статусу проектов, подготовка материалов для Обеи по всем проектам.
15. Участие в производственных и проектных совещаниях по Проекту, протоколирование совещаний, подготовка протоколов по итогу и повесток, организация и ведение совещаний.
16. Подготовка и согласование писем Министру культуры, в адрес Прокуратуры, заказчика, подрядчиков, сторонних организаций, подготовка служебных записок для руководства.
17. Контроль сроков статуса входа-выхода ФАУ Главгосэкспертизы (тех часть и сметная часть) по всем обьектам, актуализация справки.
18. Подготовка дорожной карты по реализации проектирования объекта с учётом согласований (ГЭЭ, ГЭ), по замене оборудования в ПСД.
19. Формирование бюджета с диаграммами процентного соотношения (проектирование+строительство) по статусу реализации проекта; Формирование справки УФК по КС-2, КС-3.
20. Проверка проектной документации, формирование перечня замечаний к ПД.
21. Разработки блок-схем проектирования объектов.
22. Формирование перечня дорогого импортного оборудования в целях замены на аналоги в связи с отсутствием возможности закупки.
23. Контроль сроков разработки ПД, контроль сроков разработки и выдачи РД, контроль сроков и объемов выполнения СМР (план-факт) (взаимодействие со стройплощадкой); еженедельный анализ отклонений от директивного Графика реализации Проекта.
24. Проверка и корректировка ТЗ на разработку РД для заключения договора.
25. Взаимоувязка графика выдачи РД с СМР.
26. Запрос со строительных площадок факта и плана работ по захваткам на след месяц (МСГ) для внесения факта объема.
27. Подготовка графика ключевых событий Проектов (стрела): ПД с учётом захода в ФАУ Главгосэкспертиза, РД, СМР общий и план на месяц.

Музейный и театрально-образовательный комплекс в г.Владивостоке, на о.Русский/ул.Аксаковская 3А, который включает в себя:
- три многоквартирных секционных жилых дома (РУС-2, РУС-2.2, РУС-2.3),
- общежитие для студентов высшей школы (250 чел.) Этап 1 (РУС-3),
- учебный корпус хореографической академии (250 студентов) (РУС-4),
- интернат для хореографической академии на 250 человек (1этап) (РУС-5),
- образовательный центр со столовой и бассейном на 550 мест (1 этап) (РУС-6),
- учебный корпус средней музыкальной школы (360 студентов, 200 преподавателей)-2 этап. Учебный корпус на 300 человек (РУС-7)
- интернат для учащихся средней специальной музыкальной школы (360 человек)-1 этап.
Интернат для учащихся на 250 мест (РУС-8),
- концертный зал на 950 мест с камерным залом на 200 мест,
- учебный корпус высшей школы музыкального и театрального искусства (300 учащихся),
- здание музея и многофункциональный комплекс. Административные и вспомогательные помещения (в том числе, открытые и крытые парковки).

Единственный исполнитель, оказывающий услуги Заказчика (застройщика) объектов Минобороны России. Центральный аппарат.
Проекты: Все гос. объекты в России Министерства Обороны.
- Проведение аудита документации по итогам проведения инвентаризации незавершённого строительства (около 400 объектов); - Подготовка сводной стоимостной таблицы по результатам аудита, по которым выявлена недостача;
- Запрос необходимых документов и подготовка официальных писем руководителям подведомственных филиалов по итогу проведения аудита, осуществление контроля исполнения поручений, проработка с исполнителями устранения замечаний;
- Проверка и контроль обеспечения охраны на строительных площадках объектов, подготовка писем генподрядчикам, а также в адрес филиалов/подразделений для обеспечения контроля за генподрядчиком;
- Проведение аудита работников центрального аппарата и его подведомственных организаций, их финансовой деятельности, деклараций;
- Контроль и обеспечение выполнения сотрудниками центрального аппарата и его филиалами выполнения распоряжения гендиректора о доведении положений по защите информации; подготовка писем с результатом исполнения в адрес Департамента строительства Минобороны России;
- Контроль согласования в 1 С-документообороте писем всеми необходимыми департаментами и подписания; работа в Сакуре;
- Контроль решения проблемных вопросов по объектам капитального строительства и содействие;
- Участие в служебных разбирательствах, подготовка заключений;
- Выполнение поручений руководителей;
- Взаимодействие с советниками руководителей каждого округа подведомственных организации, постановка задач и контроль исполнения.

По проекту ИЖС:
- подготовка пошагового плана по вводу ИЖС в эксплуатацию, взаимодействие с Росреестром;
- подача документов через госуслуги на присвоение почтового адреса объекту;
- подбор материалов и оборудования и контрагентов для выполнения работ;
- подготовка дополнительных соглашений к договору и корректировка актов работ.

Организация, подведомственная Департаменту строительства города Москвы - гос заказчик (технический заказчик).
Проекты: 2 гос объекта спортивного назначения, один из которых международный.
Международный центр Самбо и Бокса (г. Москва, Лужники) и Спортивный комплекс Некрасовка.
- осуществление документооборота и делопроизводства по объектам, работа с ЭДО, с Мосгорзаказом, порталом Госуслуг;
- организация совещаний с участием Департамента строительства г. Москвы, протоколирование и контроль исполнения протокола, подготовка материалов к совещанию;
- ведение официальной деловой переписки с контролирующими органами, ресурсоснабжающими, подрядными и другими организациями;
- подготовка приложения к сервитуту, заполнение заявок на вынос сетей;
- разработка и согласование договоров о компенсации затрат, разработка дополнительных соглашений, соглашения о расторжении; контроль и учет договоров;
- сопровождение согласований и оплаты КС-2, КС-3, контроль за своевременным выставлением закрывающих документов;
- подготовка и ведение графиков реализации проекта (в том числе, для МГСН);
- оформление ордеров ОАТИ;
- подготовка и анализ плана финансирования;
- подготовка презентаций;
- контроль контрагентов на предмет исполнения обязательств по договорам и сроков;
- предоставление ежедневной отчетности по проекту;
- подготовка и редактирование текстов для публикаций, редактирование текстов докладов Департамента строительства (г.Москва) по ходу реализации проекта.

Девелоперская компания (инвестор-застройщик):
Тендеры:
- генпроектирование школы на 825 мест в составе трех стадий: Концепция, Проектная документация, Рабочая документация;
- осуществление услуг по подготовке технической инвентаризации и постановке на кадастровый учет объектов, построенных в рамках строительства улично-дорожной сети и наружных инженерных сетей проекта;
- страхование ответственности директоров и должностных лиц D&O головных компаний и их дочерних компаний;
- генпроектирование многоквартирного жилого дома (класс комфорт, бизнес, премиум) в составе трех стадий: Концепция (Эскизный проект), Проектная документация и Рабочая документация;
- такелажные работы;
- размещение адресной программы наружной рекламы жилого района в г. Москва и МО;
- организация и проведения мероприятий для проектов;
- разработка фотореалистичных 3D визуализаций - рендеров жилого района.

1. Организация и контроль проведения закупочных процедур, изменения сроков
2. Контроль исполнения Регламента организации и проведения закупочных процедур;
3. Организация и контроль формирования документов для проведения закупочных процедур, выдача замечаний к Техническому заданию, форме коммерческого предложения исполнителям-инициаторам закупки (конкурентные закупки, неконкурентные закупки, закупки с предквалификацией), а также формирование документов для проведения закупочных процедур в зоне своей ответственности;
4. Контроль качества подготовки, полноты и оформления документов, принятых в ходе организации и проведения закупочных процедур;
5. Поиск, проверка и формирование перечня потенциальных поставщиков;
6. Контроль полноты и соответствия условиям закупки перечня потенциальных поставщиков;
7. Анализ закупочной документации и подготовка материалов, обосновывающих выбор победителя (в том числе, сводных и балльных таблиц) по результатам проведения закупочных процедур (для конкурентных закупок);
8.Проверка служебных записок и материалов инициаторов для проведения закупочных процедур (для неконкурентных закупок), выдача замечаний;
9. Контроль соответствия заключаемых с победителями закупочных процедур договоров утвержденным условиям закупки;
10. Подготовка материалов для заседания Тендерной комиссии и Управляющего совета;
11. Подготовка отчетов, протоколов, повесток;
12. Взаимодействие с участниками закупочных процедур в рабочем порядке; со смежными подразделениями Общества; консультирование подразделений Общества по вопросам проведения закупочных процедур
13. Выполнение иных поручений директора департамента контроля и формирования себестоимости в зоне своей ответственности.
14. Ведение переговоров на уровне первых лиц компании, организация и проведение совещаний.
15. Координация работы и контроль взаимодействия внутренних подразделений в части согласования договора с каждой компанией -участником.

Девелоперская компания (Инвестор/Тех заказчик)
Параллельное ведение трех проектов: Капитальный ремонт Бизнес-центра Эрмитаж Плаза, Fit-Out ЖК Вишневый сад, фитнес-клуб премиум класса, Частная резиденция (конфиденциальный проект)

1 блок – Взаимодействие с Заказчиком
- Реализация проектов (мониторинг текущей ситуации по проекту, контроль сроков исполнения обязательств, решение текущих вопросов), контроль исполнения всех обязательств перед Заказчиком;
- Разработка предварительного девелоперского графика реализации проекта в MS Project;
- Участие в оценке рисков потенциального проекта;
- Составление отчетов, ежемесячная отчетность перед заказчиком об исполнении договора на управление;
- Формирование бюджета проекта, планирование оплат по проекту;
- Постановка административных задач, координация и отслеживание выполнения задач командой в целях реализации договора на комплексное управление проектированием и строительством;
- Подготовка презентаций для заказчика, официальных писем в международные компании, в органы исполнительной власти по части согласований, подготовка уведомлений контрагентам о неисполнении контрактных обязательств;
- Контроль за документооборотом;
- Контроль реализации проекта и координация в части получения согласований.

2 блок – Организация тендеров
- Поиск компаний для участия в Тендере на генподрядные работы, в Тендере на фасадные работы и в Тендере на поставку и монтаж лифтового оборудования.
- Подготовка приглашений для участия в Тендере для компаний-участников с предварительным описанием Проекта и рассылка.
- Заключение с компаниями-участниками соглашений о конфиденциальности.
- Проведение предквалификации, оценка компаний-участников в плане опыта, проектов, благонадежности и др. совместно с командой технического заказчика.
- Проведение тендеров: подготовка RFP (Request for proposal) с полным описанием Проекта, основными требованиями тендера, шаблона договора, а также шаблона ТКП для заполнения; направление RFP и запрос ТКП у компаний-участников тендеров.
- Проведение совещаний с руководителями каждой компании-участника в целях снятия замечаний к шаблону договора, гибкое урегулирование в интересах Заказчика, составление Протокола разногласий в случае принципиальных существенных условий.
- Обсуждение с представителем Заказчика, юридическим департаментом Заказчика Протоколов разногласий по условиям проекта договора (на что готовы пойти/согласиться, на что нет).
- Организация и проведение с присутствием представителя Заказчика и команды технического заказчика вскрытия конвертов с ТКП от компаний-участников Тендера с подписанием Протокола.
- Организация и проведение тендерных интервью с компаниями-участниками и командой технического заказчика.
- Организация выезда на Объект технического заказчика с каждой компанией-участников с участием представителя Заказчика для осмотра.
- Организация выезда технического заказчика с участием Заказчика на реализованные компаниями-участниками проекты для осмотра качества выполненных работ.
- Проведение анализа технико-коммерческих предложений компаний-участников тендера.
- Урегулирование конфликтных ситуаций команды технического заказчика с компаниями-участниками.
- Разработка Отчетов по итогу проведения тендера на генподрядные и фасадные работы для Заказчика, согласование с Заказчиком и подписание Отчетов, в целях получения очередного вознаграждения от Заказчика за услуги, оказанные техническим заказчиком.
- Закрытие тендеров и направление благодарностей компаниям-участникам тендера за участие.

3 блок – Взаимодействие с контрагентами
- Согласование технических и коммерческих условий договоров с контрагентами;
- Протоколирование совещаний, контроль выполнения поручений;
- Проверка получаемой документации на соответствие условиям договора/спецификации;
- Контроль процесса согласования;
- Проверка комплекта документов на состав и корректность данных;
- Ведение реестра договоров, оплат, запрос у контрагентов и проверка оформления и расчетов КС-2, КС-3 от подрядчиков, в том числе % удержания аванса и ГУ;
- Деловая переписка на английском языке с контрагентами касательно согласования условий договора, оплаты, закрывающих документов;
- Проверка предварительной разработанной концепции Архитектора, формирование замечаний;
- Взаимодействие с ключевыми заинтересованными сторонами по проектам.

4 блок - Управление контрактами Проекта
- Разработка договора на комплексное управление проектированием и строительством с Заказчиком, согласование (в т.ч. и внутри компании), подготовка всех доп. соглашений и заключение.
- Разработка всех договоров и доп. соглашений с контрагентами, согласование с юрисконсультом/Начальником юридического отдела, с Заказчиком, с контрагентами, осуществление работы по снятию замечаний контрагентов к договорам, урегулирование и заключение.
- При разработке договоров учет всех возможных рисков, организация разработки Технического задания командой технического заказчика.
- Контроль сроков исполнения контрактных обязательств по всем договорам с контрагентами (в части объемов и результата, сроков, стоимости, предоставления приказов перед проведением работ), решение текущих вопросов, контроль исполнения всех контрактных обязательств перед Заказчиком.
- Разработка и корректировка графиков работ.
- Составление отчетов, ежемесячная отчетность перед заказчиком об исполнении договора на управление для оплаты работ технического заказчика.
- Формирование бюджета проекта, планирование оплат по проекту, ежемесячное предоставление Заказчику для резервирования денежных средств.
- Подготовка уведомлений контрагентам о неисполнении контрактных обязательств, о начале работ (LOI), писем (в т.ч. гарантийных), соглашений о конфиденциальности, допретензионная работа с юрисконсультом при необходимости.
- Участие в формировании договорной цены, в разработке технических заданий.
- Протоколирование и ведение совещаний, контроль исполнения поручений.
- Участие в совещаниях с Генеральным директором заказчика-инвестора.
- Администрирование всех договоров по Проекту.
- Определение «заведения» нового подрядчика в контрактные отношения «напрямую» с Заказчиком или через существующих стейкхолдеров, на основании стоимости необходимых работ, оценки нового подрядчика в части рисков (благонадежность, конкурентоспособность, опыт)
- Актирование всех контрагентов и согласование с Заказчиком.

Генпроектная организация.
Проекты: 8 засекреченных гос военных объектов.
1. Администрирование, управление и контроль исполнения проектов;
2. Контроль получения исходно-разрешительной документации по проектам и ежедневная актуализация статуса всех проектов;
3. Участие и протоколирование еженедельных совещаний с органами военного управления;
4. Взаимодействие со смежными отделами компании: контроль сроков выполнения работы отделами (сметный, отдел закупок, проектные отделы);
5. Подготовка официальных писем гос органам по проектам, подрядным и изыскательским организациям;
6. Координация разработчиков проектной и рабочей документации, контроль качества результата и сдача заказчику;
7. Контроль контрактных обязательств с заказчиком, подрядными и изыскательскими организациями;
8. Подготовка технических заданий на выполнение инженерных изысканий;
9. Контроль качества результатов работы по проекту изыскательских организациями; проверка программ и отчетов на инженерные изыскания в соответствии с нормативными документами и их корректировка для сдачи;
10. Составление запросов на получение технических условий;
11. Работа с документами ДСП.

Контроль бюджетов проектов, приходов сумм, составление договоров подряда и поставки, коммерческих предложений, согласование с заказчиком, работа в базе 1с, работа с входящей/исходящей документацией, составление актов выполненных работ (форма КС-2,КС-3), М-29, приказов, актов, актов освидетельствования скрытых работ, ответных писем заказчикам, контроль реализации проекта в соответствии с договором, формирование пакета документов, формирование исполнительной документации, подсчёт объемов, чтение чертежей, выбор поставщика, запрос и закупка у поставщика.
Программы: Excel, 1С; MS Office Word, AutoCad, NanoCad, Outlook

Составление договоров подряда, составление смет в 1С, актов выполненных работ (форма КС-2,КС-3), контроль дебета/кредита, составление актов скрытых работ, писем заказчикам, формирование пакета документов, формирование исполнительной документации и сдача заказчику, подсчёт объемов, чтение чертежей, выбор поставщика, запрос и закупка у поставщика.

- Формирование исполнительной документации;
- Ведение учета выполненных работ, оформление актов выполненных работ;
- Составление журнала общих работ и оформление актов скрытых работ;
- Составление писем Заказчикам и Поставщикам;
- Оформление договоров;
- Осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю, подготовка аналитической, информационной, справочной и иных материалов и представление их руководителю;
- Оформление протоколов бетонных испытаний.