Ассистент руководителя

Организационные задачи:
- Планирование и координация рабочего графика руководителя (встречи, переговоры,
командировки).
- Организация встреч (офлайн и онлайн), подготовка помещений и необходимых материалов.
- Ведение календаря, напоминание о важных событиях и дедлайнах.
- Встреча гостей, клиентов, партнеров, сопровождение их на переговоры.
Документооборот:
- Подготовка, оформление и проверка документов (приказы, договоры, письма, отчеты).
- Оформление доверенностей
- Ведение электронной и бумажной документации и архива.
- Написание писем, ответов от имени руководителя (включая email и мессенджеры).
- Мониторинг сроков исполнения документов.
Коммуникация и связь:
- Взаимодействие с сотрудниками, клиентами, партнерами и контрагентами.
- Поддержание контактов с другими отделами и внешними организациями.
- Организация конференц-связи, Zoom/ Teams-совещаний.
Логистика и административные вопросы
- Организация командировок (покупка билетов, бронь отелей, подачи на визу)
- Заказ канцелярии, обслуживание офисной техники.
- Контроль за состоянием рабочего места руководителя.
Личные поручения руководителя
- Решение бытовых вопросов (заказ обедов, доставка, подарки).
- Помощь в личных делах
- Помощь с медицинскими вопросами (запись к врачам, анализы).
Ресёрч интернет площадок, поиск и заказ редких товаров (одежда, посуда, декор, аксессуары и
тд).
Конфиденциальность и стрессоустойчивость
- Соблюдение коммерческой тайны.
- Умение работать в режиме многозадачности.
- Готовность к ненормированному графику (при необходимости).
Дополнительно:
- Знание CRM, 1С, Яндекс для Бизнеса и других корпоративных систем.
- Навыки SMM, ведение соцсетей руководителя.
Работа в проекте абсайкл шуб бренда Nereja
Организовывала индивидуальные примерки для клиентов и vip клиентов, в том числе
выездные в другие страны.
Помогала клиентам с выбором, консультировала по изделиям, что способствовало повышению
лояльности и закрытию продаж.
Отвечала за отправку готовых изделий клиентам. Координировала доставку по РФ и миру,
упаковывала заказы, контролировала сроки и сохранность грузов.
Занималась поиском материалов для производства шуб (ткани, мех, фурнитура).
Благодаря активному нетворкингу сформировала обширную базу надежных поставщиков.
Полностью организовала производство всей брендированной продукции для упаковки и
хранения шуб: шоперы, бумажные пакеты, фирменные чехлы для одежды, пыльники,
наклейки и стикеры.
Разрабатывала технические задания для типографий и швейных цехов, подбирала материалы
(ткани для чехлов, плотность бумаги), контролировала качество нанесения логотипов и
соответствие готовой продукции фирменному стилю бренда.
Сформировала пул надежных подрядчиков по производству упаковки, что обеспечило
бесперебойное наличие расходных материалов.
Ежемесячно организовывала
фото съемки для brand-коллекций.
- Подбор реквизита, одежды и стилизация кадра совместно со стилистом.
- Составление сметы и контроль бюджета съемочного дня.
- Координация команды на площадке
- Администрирование процесса: встреча участников, создание комфортных условий, решение
форс-мажоров
- Поиск и утверждение визажистов, сет-дизайнеров и световиков