Офис-менеджер, помощник руководителя

Подготовка документов для руководителя компании и директоров филиалов (документы для оформления договоров, внутренние информационные и нормативные документы); работа с уставными и учредительными документами; ведение базы договоров, контроль платежей по контрагентам (подбор контрагентов); анализ и подготовка статистических данных по компании для головного офиса; ведение первичной бухгалтерии; делопроизводство и ведение деловой переписки; контроль за исполнением приказов, распределение/отправка документации. Участие в проведении рекламных кампаний, разработке макетов и презентаций. Администрирование и координация работы офиса (АХО, клининг, курьерские службы), обеспечение жизнедеятельности офиса. Организация командировок сотрудников компании, визовая поддержка. Подготовка семинаров и встреч корпоративных мероприятий. Взаимодействие с арендодателями и службой эксплуатации. Руководство подчиненными сотрудниками – 3 человека.

Подготовка презентаций рекламного продукта и коммерческих предложений для клиентов компании, демонстрация рекламного продукта; согласование контрактов, внесение правок для дальнейшего рассмотрения внутренними службами; оформление закрывающих документов; контроль за исполнением по текущим договорам, контроль оплаты счетов, отслеживание дебиторской задолженности; ведение клиентской базы; взаимодействие с техническим и дизайнерским отделами, проверка рекламных материалов; консультация клиентов по рекламным конструкциям.

Обеспечение жизнедеятельности офиса; формирование маркетинговой базы; мониторинг рекламы в СМИ; подготовка рекламных материалов; участие в подготовке выставок компании; оформление командировок сотрудников; делопроизводство; координация работы подразделений (водитель, клининговый персонал, курьеры); учет рабочего времени. Руководство подчиненными сотрудниками – 5 человек.

Решение организационных задач. Регистрация, распределение, контроль входящей и исходящей корреспонденции и документов (электронный документооборот). Жизнеобеспечение отдела. Организация встреч, прием посетителей. Организация командировок для руководителя и сотрудников. Делопроизводство. Руководство подчиненными сотрудниками – 3 человека.

Планирование рабочего дня руководителя; координация взаимодействия отделов; анализ резюме и проведение собеседований. Контроль за исполнением приказов и распоряжений. Взаимодействие с РА и СМИ. Подготовка PR-мероприятий и конференций. Оформление кадровых документов. Консультирование клиентов. Администрирование офиса. Руководство подчиненными сотрудниками – 5 человек.