Административный директор

Изначально с июня 2007 года по январь 2010 года работала в должности помощника генерального директора. За проявленную инициативу, умение организовать рабочий процесс и нести ответственность в феврале 2010 года была назначена на должность Руководителя секретариата.
Обязанности:
Общее руководство и планирование деятельности Секретариата, организация, координация и контроль его деятельности, постановка задач сотрудникам отдела. Распределение обязанностей между сотрудниками отдела. (В непосредственном подчинении 5 сотрудников: два секретаря, делопроизводитель, офис-менеджер, курьер).
Руководство АХО (обеспечение готовности рабочих мест для новых сотрудников, контроль технического состояния помещений, обеспечение текущего содержания, ремонта и уборки помещений; комплектация кабинетов необходимой мебелью; обеспечение офиса ТМЦ и пр.)
Ведение табеля учета рабочего времени.
Формирование отчетов: по статистике входящих звонков; по использованию сотрудниками рабочего времени; по использованию корпоративной мобильной связи.
Обеспечение приема и контроль исполнения документов на имя или за подписью руководства ГК, информационно-справочное обслуживание и хранение различного рода документации.
Контроль качества подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству ГК.
Ведение регистрации и контроль алгоритма подписания коммерческих Договоров внутри главного офиса ГК.
Составление ученических Договоров, организация дополнительного обучения сотрудников.
Осуществление подготовки заседаний и совещаний, проводимых руководством ГК.
Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
Осуществление контроля за исполнением и соблюдением сроков мероприятий, планов, указаний и поручений Генеральных директоров сотрудниками Группы Компании.
Составление бюджета отдела.
Написание регламентов, распоряжений и др. управленческих документов. (Организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности ГК).
Управление информационными потоками (внутренние коммуникации).
Организация и проведение корпоративных мероприятий (экскурсии, праздники, спорт).
Вопросы аренды (контроль своевременной оплаты, решение вопросов, связанных с арендой новых помещений).
Формирование предложений по улучшению качества обслуживания клиентов компании.
Разработка и внедрение стандартов фирмы (бланки/шаблоны писем, создание единой информационной базы, стандарты сервиса и пр.)
Написание новостей для внутреннего сайта компании: пресс-релизов для внешней расслыки.
Выполнение других служебных поручений Генеральных директоров компании.
Подчинение непосредственно владельцам компании (два генеральных директора).

прием и распределение звонков, регистрация входящих/исходящих документов, заказ авиа/жд билетов и бронирование гостиниц для руководства, помощь в оформлении визы, обработка и внесение информации в базу данных, делопроизводство, планирование дня руководителя, деловая переписка, ведение клиентов (подписчики журнала+членство в Некоммерческом Партнерстве Ассоциации Корпоративных Медиа России), заключение договоров, отслеживание своевременной оплаты счетов, обеспечение жизнедеятельности офиса, контроль работы курьера, системного администратора, выполнение поручений руководителя, заказ сувенирной корпоративной продукции, подготовка и проведение семинаров и конференций (помещение, кетеринг, работа с участниками и спикерами), формирование предложений для спонсоров и партнеров, написание и рассылка пресс-релизов, составление пресс-клиппингов, формирование отчетов по итогам мероприятий, поиск персонала и первичное тестирование на собеседовании, прием посетителей и др.

прием и распределение звонков, инструктаж и контроль работы курьеров, выдача корреспонденции курьерам и прием отчетов, обработка и внесение информации в базу данных, оформление отчетов клиентам, переговоры с клиентами.