Административный директор/Руководитель АХО

Руководство административно-хозяйственной службой компании с целью хозяйственного обеспечения деятельности подразделений компании. Руководство деятельностью отделов документооборота, секретариата, кадров, архивного отдела, транспортного отдела, IT-отдела. Организация и контроль работы подчиненных, включая участие в подборе и адаптации сотрудников (в подчинении 25 человек). Обеспечение административной и хозяйственной поддержки основного офиса, филиалов и обособленных подразделений. Организация и контроль работы по обеспечению исправности эксплуатируемых систем освещения, отопления, вентиляции, водопровода, канализации; вывозу и утилизации твердых бытовых отходов, экологическому надзору. Контроль соблюдения сотрудниками трудовой и производственной дисциплины. Создание единой системы хозяйственного обеспечения компании. Работа с подрядчиками, обеспечение поставок товаров и услуг в головном офисе и в филиалах (обособленных подразделениях). Организация и контроль формирования технических заданий и, по необходимости, смет на осуществление ремонтов действующих объектов недвижимости. Организация и контроль взаимодействия с государственными эксплуатационно-техническими службами, контролирующими органами, муниципальными администрациями по вопросам технической эксплуатации объектов недвижимости и оборудования. Контроль дебиторской и кредиторской задолженности. Организация и обеспечение корпоративных мероприятий. Управление автопарком компании (покупка-продажа, ремонт и техническое обслуживание, страхование и т. д.) Контроль работы водителей. Организация и планирование рабочих мест в офисе. Первичная бухгалтерская документация (счета, счета-фактуры, акты, накладные). Организация работы по обеспечению комфортных условий, чистоты и порядка в офисе, общественных помещениях, территории. Разработка и организация мероприятий направленных на развитие офиса. Разработка локальных нормативных актов: должностные инструкции, положения, регламенты, инструкции по охране труда, положений о филиалах и обособленных подразделениях. Осуществление взаимодействия с сервисными центрами и фирмами по гарантийному и послегарантийному обслуживанию технических средств. Организация и проведение тендеров поставщиков товаров и услуг. Осуществление закупок ТМЦ. Ведение договорных отношений с организациями, обеспечивающими жизнедеятельность компании (коммунальные службы, корпоративная связь, телекоммуникационные услуги). Разработка и проведение планово-предупредительных работ по текущим и капитальным ремонтам помещений, контроль качества, отчетность. Решение вопросов по содержанию офисов. Контроль состояния офисных помещений, своевременное устранение недостатков. Организация уборки служебных помещений и прилегающей территории, благоустройство территории. Организация эксплуатации инженерных систем (вентиляция и кондиционирование, слаботочные системы, электрика, водоснабжение и канализация). Методическое руководство делопроизводством и документооборотом в Компании, в том числе с использованием системы электронного документооборота. Организация служебного делопроизводства, документооборота и архивной службы. Организация обеспечения своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставка по назначению (регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения). Контроль за сроками исполнения документов, подготовка отчетности о соблюдении сроков исполнения документов.
Организация информационно-справочной работы по документам. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использованию информации, содержащейся в них. Осуществление методического руководства организации делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив. Разработка нормативно - методических документов по ведению делопроизводства в Обществе. Разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами, постановка задач, проектирование и совершенствование автоматизированных информационных систем и технологий (написание ТЗ, доработка). Обеспечение формирования и ведения архива Общества. Организация и контроль ведения бумажного и электронного документооборота, систематизация и регламентация, разработка номенклатуры дел, разработка бланков, форм отчетности. Согласование проектов распорядительных документов (приказы, распоряжения), исходящих писем и локальных нормативных актов Общества на предмет соответствия стандартам. Организация полного цикла режима коммерческой тайны. Организация допуска к коммерческой тайне. Организация и проведение мероприятий по ЗГТ. Заключение договоров, ведение переговоров, контроль исполнения договорных обязательств, контроль платежей. Бюджетирование и оптимизация административно-хозяйственной деятельности. Составление расходной части бюджета административно-хозяйственной деятельности, финансовая отчетность. Ввод в эксплуатацию новых офисов с «0» (формирование дизайн-проекта, составление сметы и проектов по видам строительно-монтажных работ, тендер подрядчиков, организация ремонта, контроль сроков выполнения работ, оборудование рабочих мест сотрудников, сдача офиса ).

Руководство административно-хозяйственной деятельностью организации. Взаимодействие с контролирующими и проверяющими органами. Работа с поставщиками и контрагентами, оптимизация бюджета. Организация хранения и учета МЦ и основных средств. Контроль рационального расходования средств, выделяемых для административно-хозяйственных целей. Формирование бюджета административно-эксплуатационных расходов. Оптимизация расходов.

Руководство административно-хозяйственной деятельностью компании (в непосредственном подчинении 35 человек). Организация и непосредственный контроль деятельности отдела кадров, хозяйственно-эксплуатационного отдела, IT-отдела, секретариата, архива, транспортного отдела, отдела собственной безопасности.
Формирование бюджета административно-эксплуатационных расходов. Оптимизация расходов.
Подготовка должностных инструкций персонала. Разработка правил внутреннего распорядка компании. Кадровый мониторинг персонала.
Ведение переговоров на уровне первых лиц.
Ведение учета основных средств (ТМЦ), комплектующих и расходных материалов, систематическая проверка их наличия на складе и в подразделениях, контроль за правильностью их выдачи и закрепления за сотрудниками. Анализ потребностей компании в основных средствах. Проведение инвентаризаций.
Осуществление взаимодействия с сервисными центрами и фирмами по гарантийному и послегарантийному обслуживанию технических средств.
Организация и проведение тендеров поставщиков товаров и услуг. Осуществление закупок ТМЦ. Полное жизнеобеспечение офисов, эксплуатация и обслуживание (5 офисов/ 6000 м2). Ведение договорных отношений с организациями, обеспечивающими жизнедеятельность компании (коммунальные службы, корпоративная связь, телекоммуникационные услуги). Разработка и проведение планово-предупредительных работ по текущим и капитальным ремонтам помещений, контроль качества, отчетность. Решение вопросов по содержанию офисов. Контроль состояния офисных помещений, своевременное устранение недостатков. Организация уборки служебных помещений и прилегающей территории, благоустройство территории. Организация эксплуатации инженерных систем (вентиляция и кондиционирование, слаботочные системы, электрика, водоснабжение и канализация).
Организация служебного делопроизводства, документооборота и архивной службы. Организация полного цикла режима коммерческой тайны. Организация допуска к коммерческой тайне. Проведение режимных мероприятий. Разработка нормативной документации, инструкций и документов, регламентирующих административную деятельность компании. Контроль за поступлением и распределением входящей корреспонденции, а также своевременностью отправки исходящей корреспонденции. Организация изготовления бланочной продукции. Планирование размещения сотрудников, подготовка и оборудование рабочих мест.
Решение общих организационных вопросов. Взаимодействие с государственными органами. Заключение договоров, ведение переговоров, контроль исполнения договорных обязательств, контроль платежей. Бюджетирование и оптимизация административно-хозяйственной деятельности. Составление расходной части бюджета административно-хозяйственной деятельности, финансовая отчетность.
Организация и проведение корпоративных мероприятий.
Ввод в эксплуатацию новых офисов с «0» (формирование дизайн-проекта, составление сметы и проектов по видам строительно-монтажных работ, тендер подрядчиков, организация ремонта, контроль сроков выполнения работ, оборудование рабочих мест сотрудников, сдача офиса ).

Руководство административно-хозяйственной деятельностью компании (в непосредственном подчинении 30 человек). Организация и непосредственный контроль деятельности отдела кадров, отдела АХО, IT-отдела, секретариата, архива, транспортного отдела, службы безопасности. Подготовка должностных инструкций персонала. правил внутреннего распорядка компании. Кадровый мониторинг персонала. Разработка
Ведение переговоров на уровне первых лиц.
Ведение учета основных средств (ТМЦ), комплектующих и расходных материалов, систематическая проверка их наличия на складе и в подразделениях, контроль за правильностью их выдачи и закрепления за сотрудниками. Анализ потребностей компании в основных средствах. Проведение инвентаризаций.Осуществление взаимодействия с сервисными центрами и фирмами по гарантийному и послегарантийному обслуживанию технических средств.
Организация и проведение тендеров поставщиков товаров и услуг. Осуществление закупок ТМЦ.
Полное жизнеобеспечение офисов, эксплуатация и обслуживание ( 7000 м2). Ведение договорных отношений с организациями, обеспечивающими жизнедеятельность компании (коммунальные службы, корпоративная связь, телекоммуникационные услуги). Разработка и проведение планово-предупредительных работ по текущим и капитальным ремонтам помещений, контроль качества, отчетность. Решение вопросов по содержанию офисов. Контроль состояния офисных помещений, своевременное устранение недостатков. Организация уборки служебных помещений и прилегающей территории, благоустройство территории. Организация эксплуатации инженерных систем ( вентиляция и кондиционирование, слаботочные системы, электрика, водоснабжение и канализация).Организация служебного делопроизводства, документооборота и архивной службы. Организация полного цикла режима коммерческой тайны. Организация допуска к коммерческой тайне. Проведение режимных мероприятий. Разработка нормативной документации, инструкций и документов, регламентирующих административную деятельность компании. Контроль за поступлением и распределением входящей корреспонденции, а также своевременностью отправки исходящей корреспонденции. Организация изготовления бланочной продукции. Планирование размещения сотрудников, подготовка и оборудование рабочих мест.Решение общих организационных вопросов. Взаимодействие с государственными органами. Заключение договоров, ведение переговоров, контроль исполнения договорных обязательств, контроль платежей. Бюджетирование и оптимизация административно-хозяйственной деятельности. Составление расходной части бюджета административно-хозяйственной деятельности, финансовая отчетность.Организация и проведение корпоративных мероприятий.Организация корпоративного питания (обеды для сотрудников).
Решение вопросов, связанных с офисными автомобилями (ТО, постановка и снятие с учета, страхование).

Непосредственное руководство административно-хозяйственной деятельностью группы компаний. Организация и контроль деятельности внутренних служб: IT-отдел, АХО, отдел учета ТМЦ, ресепшн, секретариат, курьерская служба, архив, клининговая служба, транспортный отдел. В подчинении 38 человек.
Решение общих организационных вопросов. Взаимодействие с государственными органами. Заключение договоров, ведение переговоров, контроль исполнения договорных обязательств, контроль платежей. Бюджетирование и оптимизация административно-хозяйственной деятельности. Составление расходной части бюджета административно-хозяйственной деятельности, финансовая отчетность.
Полное жизнеобеспечение офисов (7 офисов от 300 до 1500 м2). Ведение договорных отношений с организациями, обеспечивающими жизнедеятельность фирмы (арендодатели, коммунальные службы, корпоративная связь, телекоммуникационные услуги). Разработка и проведение планово-предупредительных работ по текущим и капитальным ремонтам помещений, контроль качества, отчетность. Решение вопросов по содержанию офисов. Проведение плановых проверок по содержанию офисов. Поиск помещений и организация переездов офисов.
Организация материально-технического обеспечения группы компаний. Планирование и организация закупок. Проведение тендеров. Учет ТМЦ. Проведение инвентаризаций, списание средств. Организация работы склада.
Организация и координация работы IT-отдела с другими структурами компании. Организация и контроль предоставления сотрудникам мобильной связи.
Организация поздравления сотрудников компании и партнеров, разработка корпоративных подарков.
Организация документооборота и архивной службы. Разработка нормативной документации, инструкций и документов, регламентирующих деятельность Административного Департамента.
Организация и управление кадровой службой, касающейся Административного Департамента:
- определение потребностей компаний в административном персонале;
- подбор персонала на административные позиции, адаптация, отслеживание прохождения испытательного срока;
- планирование развития и обучения административного персонала, организация тренингов;
- мониторинг рынка труда и анализ з/п сотрудников Административного Департамента, разработка систем мотивации, социальных льгот;
- анализ штатного расписания, разработка организационной структуры административных служб. Взаимодействие с кадровыми агентствами.
Полная организация, руководство и обеспечение переезда компании в новые офисы. Планирование размещения сотрудников, подготовка и оборудование рабочих мест. Составление бюджетов на переезды, контроль расходов, контроль выполнения строительных и ремонтных работ.
Организация и обеспечение корпоративных мероприятий.
Результаты: повышение эффективности деятельности административных служб, прозрачность и управляемость административных процессов, частичное снижение издержек на административно-хозяйственные нужды. Снижение затрат на телефонные переговоры, интернет в связи с использованием новых технологий.

Непосредственное руководство административно-хозяйственной деятельностью компании (в непосредственном подчинении 25 человек) организация, контроль деятельности внутренних служб: АХО, IT-отдел, отдел кадров, секретариат, транспортный отдел, курьеры, служба охраны. Бюджетирование, оперативный контроль за исполнением бюджета, регламентация всех административных процессов. Организация и контроль предоставления сотрудникам мобильной связи. Взаимодействие с государственными органами. Решение общих организационных вопросов. Организация взаимодействия между отделами компании. Разработка штатного расписания, должностных обязанностей сотрудников, схем мотивации персонала. Заключение договоров, ведение переговоров, контроль исполнения договорных обязательств, контроль платежей. Взаимодействие с арендодателями, эксплуатирующими компаниями, администрациями. Полная организация, руководство и обеспечение переезда компании в новый офис. Организация и обеспечение корпоративных мероприятий. Разработка и проведение планово-предупредительных работ по текущим и капитальным ремонтам помещений, контроль качества, отчетность. Решение вопросов по содержанию офиса (1000 м2). Организация делопроизводства:
- руководство разработкой и внедрением автоматизированной системы делопроизводства;
- разработка и внедрение регламентов, инструкций по ведению делопроизводства;
- разработка и внедрение процедуры согласования и утверждения документов, контроль документооборота;
- организация и контроль доставки документов;
- методическое руководство организацией делопроизводства;
- контроль за формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;
- организация работы архива, организация проведения экспертизы ценности документов, разработка сводной номенклатуры дел организации.
Руководство и координация работы административных отделов в филиалах (14 филиалов).
Результаты: повышение эффективности деятельности административных служб, прозрачность и управляемость административных процессов, частичное снижение издержек на административно-хозяйственные нужды.

Руководство административно-хозяйственной деятельностью. Взаимодействие с контролирующими и проверяющими органами. Обеспечение бесперебойной жизнедеятельности компании. Бюджетирование

Организация учета материально-технических средств. Снабжение, учет, списание, организация и обеспечение ремонта техники на ремонтных заводах и предприятиях промышленности. Инвентаризация техники и имущества